Учёт полученного аванса от покупателя в 1С Бухгалтерии

Аванс от покупателя — это не просто приход денег на счёт. Деньги отражают документом поступления с проводкой Дт 51 Кт 62.02, а на сумму предоплаты продавец обязан начислить НДС и выставить счёт-фактуру в течение пяти календарных дней. В 1С оба действия делаются почти автоматически, если заранее настроить учётную политику и правильно вести договоры.

Ниже — порядок работы с полученными авансами в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси», релиз 3.0): от настройки до зачёта предоплаты при отгрузке и сверки взаиморасчётов. Проводки и счета разобраны на сквозном числовом примере.

Что настроить до первого аванса

Прежде чем проводить предоплату, проверьте три настройки — иначе программа либо не начислит НДС с аванса, либо не зачтёт его при отгрузке.

Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Откройте Главное → Налоги и отчёты → НДС. В блоке регистрации счетов-фактур на авансы выберите подходящий вариант:

• 📄 регистрировать всегда при получении аванса;
• ⏱️ не регистрировать авансы, зачтённые в течение 5 календарных дней;
• 📅 не регистрировать зачтённые до конца месяца;
• 🗓️ не регистрировать зачтённые до конца квартала (налогового периода).

Безопасный вариант для большинства — регистрировать счета-фактуры всегда. Остальные режимы законны, но спорны с точки зрения ФНС, если отгрузка и аванс попали в один период.

Договоры с покупателями. У каждого договора в карточке контрагента вид договора должен быть «С покупателем». По таким договорам аванс автоматически ляжет на счёт 62.02, а не повиснет на 62.01.

Способ зачёта аванса. В документе реализации есть поле зачёта аванса с вариантами «Автоматически», «По документу» и «Не зачитывать». Для обычной торговли оставляйте Автоматически — программа сама найдёт незакрытую предоплату по договору.

Как провести поступление аванса от покупателя

Деньги от покупателя приходят на расчётный счёт или в кассу. Разберём типичный безналичный вариант.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Поступление (или загрузите выписку из клиент-банка).
3. В поле вида операции выберите Оплата от покупателя.
4. Укажите контрагента, договор и сумму. Если это предоплата по будущей поставке — ставка НДС и счёт расчётов подставятся из договора.
5. Проверьте счёт учёта расчётов 62.01 и счёт авансов 62.02 в одноимённых полях.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения программа сформирует проводку поступления. На сквозном примере: покупатель перечислил 120 000 ₽ предоплаты за товар, облагаемый НДС 20%.

Какие счета и виды операций участвуют

Полученные авансы живут на отдельных счетах — не путайте их со счетами обычных расчётов.

Счёт 62.02 закрывается только при зачёте аванса в момент отгрузки. Пока товар не отгружен, на нём висит кредиторская задолженность перед покупателем — это и есть незакрытая предоплата.

Счёт 76.АВ — технический: на нём «хранится» НДС, начисленный с аванса, до момента отгрузки. При реализации этот НДС принимается к вычету, и счёт обнуляется.

Счёт-фактура на аванс: как сформировать

Налоговый кодекс (ст. 168, п. 3) отводит на выставление счёта-фактуры по предоплате пять календарных дней. В 1С есть два способа создать его.

Поштучно — из документа поступления. Откройте проведённое поступление и нажмите Создать на основании → Счёт-фактура выданный. Программа подставит сумму, расчётную ставку НДС (20/120 или 10/110) и сформирует проводку Дт 76.АВ Кт 68.02.

Массово — специальной обработкой. Для регистрации сразу всех авансов за период откройте Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Укажите период и нажмите Заполнить — программа подберёт все незакрытые предоплаты по правилам учётной политики. Кнопка Выполнить создаст счета-фактуры пачкой.

НДС с аванса считается по расчётной ставке: из суммы с налогом выделяется часть сумма × 20/120. На нашем примере: 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽.

Все выставленные счета-фактуры на аванс попадают в книгу продаж в периоде получения предоплаты. Проверить это можно в разделе Отчёты → Книга продаж.

Зачёт аванса при отгрузке товара

Когда товар отгружён, предоплата должна «превратиться» в оплату реализации, а НДС с аванса — вернуться из бюджета в виде вычета.

1. Создайте документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Заполните номенклатуру, количество и цену по тому же договору, что и аванс.
3. Убедитесь, что в поле зачёта аванса стоит Автоматически.
4. Проведите реализацию.

При проведении 1С сделает сразу несколько движений: начислит выручку и НДС с реализации, зачтёт аванс проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 и примет к вычету НДС с предоплаты проводкой Дт 68.02 Кт 76.АВ (НК РФ, ст. 171 п. 8, ст. 172 п. 6).

Если отгрузка меньше аванса, зачтётся только часть предоплаты, а остаток так и останется на 62.02. Если больше — зачтётся весь аванс, а разница станет долгом покупателя на 62.01.

Когда по одному договору несколько авансов, в режиме Автоматически программа закрывает их по дате — от самого раннего к позднему, пока не исчерпает сумму отгрузки. Если нужен зачёт конкретной предоплаты, переключите поле на По документу и выберите нужное поступление вручную. Это удобно, когда часть авансов спорная и закрывать её отгрузкой пока не нужно.

Когда НДС с аванса начислять не нужно

Счёт-фактуру на аванс выставляют не всегда. Есть ситуации, где начисление НДС с предоплаты не требуется:

• 🚫 продавец не плательщик НДС — на УСН или с освобождением по ст. 145 НК РФ;
• 📦 аванс получен за товары, работы или услуги, не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ);
• 🌍 операция не признаётся объектом НДС или облагается по ставке 0%;
• ⏳ длительный производственный цикл (свыше 6 месяцев) — при выполнении условий ст. 167 НК РФ.

В 1С это регулируется ставкой НДС в договоре и номенклатуре. Если у позиции стоит ставка «Без НДС» или «0%», программа не начислит налог с аванса и не предложит выставить счёт-фактуру.

Как проверить расчёты по авансам

После проведения документов стоит свериться — ошибки в авансах чаще всего всплывают именно на отчётности по НДС.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 62 и разверните по субсчетам и контрагентам. По 62.02 не должно оставаться «зависших» авансов, если товар уже отгружён.

Сальдо счёта 76.АВ. Остаток по 76.АВ показывает НДС с незакрытых авансов. Если товар отгружён, а остаток висит — значит, вычет при реализации не прошёл (чаще всего из-за несформированного счёта-фактуры на аванс).

Помощник по учёту НДС. Раздел Отчёты → Отчётность по НДС ведёт по шагам: регистрация авансовых счетов-фактур, проверка книги продаж и покупок, экспресс-проверка. Пройдите все пункты перед сдачей декларации — помощник подсветит неотражённые авансы.

Акт сверки с покупателем. В разделе Продажи → Акты сверки расчётов сформируйте сверку по договору: она покажет и отгрузки, и авансы одной таблицей. Расхождение по сумме часто означает, что аванс провели не по тому договору или не тем видом операции.

Типичная связка ошибок выглядит так: аванс висит на 62.02, НДС — на 76.АВ, а при отгрузке ни зачёта, ни вычета не произошло. Причина почти всегда одна — реализация проведена по договору, отличному от договора поступления. Исправляется приведением договора к единому значению в обоих документах и перепроведением.

Аванс поставщику и возврат предоплаты

Зеркальная схема по выданным авансам

Предоплату поставщику учитывают по обратной логике. Деньги списывают документом Банк и касса → Списание с расчётного счёта с видом операции Оплата поставщику — сумма ложится на счёт 60.02.

Если поставщик выставил счёт-фактуру на аванс и в договоре есть условие о предоплате, покупатель вправе принять НДС с аванса к вычету. Для этого на основании списания создают документ Счёт-фактура полученный с видом На аванс — он даёт проводку Дт 68.02 Кт 76.ВА.

При поступлении товара вычет с аванса восстанавливается: это требование НК РФ (ст. 170, п. 3). 1С делает это автоматически при проведении документа поступления, если аванс зачитывается в поле зачёта.

Возврат аванса покупателю

Если сделка сорвалась и деньги нужно вернуть, одного списания недостаточно — надо закрыть и начисленный ранее НДС.

1. Проведите Списание с расчётного счёта с видом операции Возврат покупателю, указав тот же договор.
2. НДС, уплаченный с аванса, принимается к вычету на дату возврата. Отразите вычет документом Отражение НДС к вычету либо через помощника по НДС — он сам предложит зарегистрировать вычет по возвращённым авансам.

Проводка возврата — Дт 62.02 Кт 51, вычет НДС — Дт 68.02 Кт 76.АВ. После этого сальдо по контрагенту на 62.02 и 76.АВ должно обнулиться.

Частые вопросы