Где в 1С:Зарплате и управлении персоналом хранится код занятия и как его заполнить без ошибок

Код ОКЗ в 1С ЗУП устанавливают не сотруднику, а должности: откройте Настройка → Должности, войдите в карточку должности и выберите значение в поле кода по ОКЗ из встроенного классификатора. Все кадровые документы с этой должностью (прием, перевод, увольнение) подхватят код автоматически, и он попадет в подраздел о трудовой деятельности формы ЕФС-1.

Инструкция написана для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Старое название «ЗУП 3.0» встречается до сих пор, но логика с тех пор не менялась: код живет в должности или в трудовой функции, а карточка сотрудника его только показывает.

Зачем программе код занятия и что проверить перед стартом

Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) группирует работы по профессиональным группам. Четырехзначный код группы плюс контрольное число через точку — это «код выполняемой функции» в сведениях о трудовой деятельности.

Где код используется в ЗУП:

• 📄 ЕФС-1, подраздел 1.1 — сведения о приеме, переводе, увольнении (бывшая СЗВ-ТД). Без кода выполняемой функции мероприятие не уйдет в СФР.
• 📊 Статистика — формы о численности работников по профессиональным группам строятся на кодах ОКЗ.
• 🗂 Кадровая аналитика — отчеты в разрезе групп занятий удобнее строить, когда коды заполнены у всех должностей.

Что проверить до начала работы:

1. Релиз конфигурации. Классификатор встроен в конфигурацию и обновляется вместе с ней. Если релиз давно не обновлялся, часть кодов может отсутствовать в списке подбора.
2. Права пользователя. Менять справочник «Должности» может кадровик с полными правами или администратор. Пользователь с ролью «только чтение кадровых данных» поле не изменит.
3. Список должностей. Выгрузите его заранее (из списка справочника через Ещё → Вывести список) и проставьте коды в таблице — так проще согласовать спорные позиции с руководителем.

Классификатор занятий в ЗУП: откуда берутся коды и как их добавить

Отдельно загружать файл классификатора не нужно. В ЗУП есть справочник «Общероссийский классификатор занятий», и пополняется он из встроенного макета ОК 010-2014.

Как добавить нужный код:

1. Откройте карточку любой должности: Настройка → Должности.
2. Нажмите кнопку выбора в поле кода по ОКЗ. Откроется список уже добавленных в базу кодов.
3. Если нужного кода нет, воспользуйтесь в форме выбора командой подбора из классификатора. Программа покажет полный перечень групп ОК 010-2014 с иерархией.
4. Найдите группу поиском по названию или по первым цифрам кода. Например, для главного бухгалтера и бухгалтеров ищите «Бухгалтеры» (группа 2411).
5. Отметьте нужные строки и подтвердите выбор. Коды попадут в справочник вместе с контрольными числами.

Уровень детализации тоже имеет значение. В ОК 010-2014 четыре уровня: основная группа (1 цифра), подгруппа (2 цифры), малая группа (3 цифры) и начальная группа (4 цифры). Для ЕФС-1 нужен именно четырехзначный код начальной группы. Если выбрать строку верхнего уровня, например 24 или 241, отчет получит неполный код, и СФР его не примет.

Контрольное число вводить руками не придется. Программа берет его из классификатора и при выгрузке ЕФС-1 сама формирует код в виде ХХХХ.Х.

Какую группу выбрать

Классификатор строится по уровню квалификации, а не по названию должности в штатном расписании. Ориентиры по первой цифре кода:

Если сомневаетесь между двумя группами, смотрите на фактические обязанности по должностной инструкции и на требования к образованию. Название должности «менеджер» может попасть и в первую, и в пятую группу — решает содержание работы.

Привязка кодов ОКЗ к должностям и трудовым функциям

В ЗУП 3.1 есть два места, где хранится код:

• Справочник «Должности» — основной вариант. Один код на должность.
• Справочник «Трудовые функции» — нужен, когда на одной должности люди выполняют разную работу, или когда трудовая функция в договоре сформулирована иначе, чем название должности.

Вариант 1. Код в карточке должности

1. Настройка → Должности → откройте должность.
2. Заполните поле кода по ОКЗ, выбрав значение из классификатора.
3. Нажмите «Записать и закрыть».

Этого достаточно для небольших компаний, где «бухгалтер» везде означает одно и то же.

Вариант 2. Код через трудовую функцию

1. Создайте элемент справочника «Трудовые функции» (его можно открыть из карточки должности по ссылке поля трудовой функции).
2. В трудовой функции укажите наименование, как в трудовом договоре, и код по ОКЗ. Если работа подпадает под профстандарт, отметьте и его.
3. Привяжите трудовую функцию к должности в ее карточке.

Если в одной должности трудятся люди с разной работой, включите в настройках кадрового учета (Настройка → Кадровый учет) возможность указывать трудовую функцию в кадровых документах отдельно от должности. Тогда в документе «Прием на работу» появится поле трудовой функции, и код подставится из нее, а не из должности.

Как заполнить коды ОКЗ массово, а не по одной должности

Когда должностей 150, открывать каждую карточку долго. Есть два рабочих способа.

Через список справочника

1. Откройте Настройка → Должности.
2. Выделите несколько должностей с одинаковым кодом: Ctrl+клик или Shift+клик.
3. В меню Ещё выберите команду «Изменить выделенные».
4. В открывшейся форме добавьте реквизит кода по ОКЗ, задайте значение и нажмите «Изменить реквизиты».

Удобно для групп вроде «все водители» или «все продавцы-консультанты».

Через групповое изменение реквизитов

Обработка лежит в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

1. Выберите тип объектов «Должности».
2. Наложите отбор, например по подразделению или по части наименования.
3. Укажите реквизит кода ОКЗ и новое значение.
4. Запустите изменение.

Перед групповым изменением сделайте резервную копию базы — откатить массовую замену кнопкой нельзя, а ошибка затронет все отобранные элементы.

А как же сотрудники?

Карточку сотрудника заполнять не нужно: поля кода ОКЗ в ней нет. Код берется из должности или трудовой функции в последнем кадровом документе. Если же у сотрудника код «не тот», ищите проблему в его должности, а не в карточке.

Проверка заполнения перед отправкой ЕФС-1

Ошибка в коде обнаружится в худшем случае через протокол СФР. Лучше поймать ее раньше.

Найти должности без кода

1. Откройте список Настройка → Должности.
2. Через меню Ещё откройте настройки списка и добавьте отбор: поле кода по ОКЗ — «Не заполнено».
3. Добавьте колонку с кодом ОКЗ, чтобы видеть результат сразу.

Пустой список — значит, у всех действующих должностей код есть. Архивные должности, по которым давно нет сотрудников, можно не трогать.

Проверить сам отчет

При заполнении ЕФС-1 программа проверяет обязательные поля. Мероприятие с пустым кодом выполняемой функции будет подсвечено, и отправить его не получится, пока данные не исправлены. Порядок действий:

1. Заполните код в должности или трудовой функции.
2. Вернитесь в ЕФС-1 и перезаполните сведения по сотруднику.
3. Запустите проверку отчета повторно.

Сопоставить коды с фактом

Раз в год стоит пройтись по таблице «должность → код» глазами. Типичные расхождения:

• 🔁 после переименования должности код остался от старой работы;
• 📈 сотрудника повысили до руководителя, а должность «старший специалист» по-прежнему с кодом группы 3;
• 🧩 одну должность используют для разных функций, а трудовые функции не настроены.

Если код изменился после отправки отчетов

Код в должности можно поправить в любой момент. Но уже отправленные в СФР мероприятия от этого не изменятся: в ЕФС-1 они ушли со старым кодом.

Что делать, зависит от причины:

• Код был ошибочным с самого начала. Нужна корректировка ранее поданных сведений: в ЕФС-1 отменяют неверную запись и подают ее заново с правильным кодом. Без этого в электронной трудовой книжке останется ошибочная функция.
• Работа реально изменилась. Это не исправление, а перевод. Оформите кадровый перевод на должность или трудовую функцию с новым кодом — он попадет в ЕФС-1 как новое мероприятие.
• Сменилась только формулировка без смены работы. Поправьте код в справочнике; новые мероприятия уйдут с ним. Старые сведения при этом трогать не нужно, если они были верными на дату события.

Мини-кейс

В организации 40 «менеджеров»: часть ведет продажи в зале, часть руководит направлениями. Изначально всем дали один код группы 1. Первое же мероприятие по продавцу из зала вызвало вопрос у кадровика: работа явно не руководящая.

Решение: создали две трудовые функции — «Менеджер по продажам в торговом зале» с кодом группы 5 и «Руководитель направления» с кодом группы 1. Включили трудовые функции в кадровых документах, перевели людей без смены условий труда только там, где действительно менялась работа, а для ошибочных записей подали корректировку.

Частые вопросы