Напоминания в 1С 8.3: от разового «напомнить в 15:00» до рассылки на почту
Содержание
Напоминание в 1С ставят прямо из документа или карточки: в форме объекта откройте меню Ещё и выберите команду Напомнить, затем задайте текст и время. Если такой команды нет, сначала включите напоминания в разделе Администрирование (группа «Органайзер» или «Общие настройки»). Всплывающее окно появится в назначенное время, если программа в этот момент открыта.
Механизм общий для типовых конфигураций на платформе 8.3: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Отличаются только место флажка включения и набор объектов, к которым можно «прицепить» напоминание.
Какие напоминания бывают в 1С
В типовых конфигурациях есть несколько механизмов, которые пользователи называют «напоминаниями». Они решают разные задачи, и важно сразу выбрать нужный.
| Механизм | Что делает | Кому подходит |
|---|---|---|
| Напоминания пользователя | Всплывающее окно в заданное время с текстом и ссылкой на документ | Любому пользователю для личных дел |
| Задачи бухгалтера (БП 3.0) | Список сроков отчётности и уплаты налогов по организации | Бухгалтеру, который сдаёт отчёты |
| Бизнес-процессы и задачи | Поручение другому пользователю со сроком исполнения | Руководителю, команде |
| Рассылка отчётов | Отчёт по расписанию на почту | Тем, кто хочет получать сводки без входа в базу |
| Обсуждения (система взаимодействия) | Сообщения внутри 1С и, при настройке, во внешние мессенджеры | Командам, которые общаются в самой программе |
Напоминание пользователя — личное. Его видит только тот, кто создал. Если нужно, чтобы о сроке узнал коллега, ставьте ему задачу, а не напоминание.
💡 Напоминание хранит ссылку на «предмет»: документ, контрагента, сотрудника. Из всплывающего окна можно одним щелчком открыть этот объект. Поэтому удобнее создавать напоминание из формы документа, а не «в пустоту».
Как включить подсистему напоминаний
Если в формах нет команды Напомнить, функциональность, скорее всего, выключена. Включает её администратор базы, у обычного пользователя этой настройки нет.
| Конфигурация | Где включается |
|---|---|
| УТ 11, КА 2, ERP 2 | НСИ и администрирование → Администрирование → Органайзер, флажок «Напоминания пользователя» |
| Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1 | Администрирование → Общие настройки или Администрирование → Органайзер — зависит от релиза: в новых версиях органайзер вынесен в отдельную группу |
Порядок действий:
- Войдите под пользователем с полными правами.
- Откройте указанный раздел администрирования.
- Установите флажок напоминаний пользователя. Сохранять отдельно не нужно — настройка применяется сразу.
- Попросите пользователей перезапустить программу. Проверка напоминаний подключается при старте сеанса, и в уже открытых окнах команда может не появиться.
Если флажок установлен, а команда у конкретного сотрудника всё равно не видна, проверьте его профиль групп доступа. Право работать с напоминаниями входит в базовые профили, но в урезанных профилях его иногда убирают.
Как установить напоминание в 1С из документа или карточки
Разберём простой случай: нужно не забыть позвонить поставщику по счёту в пятницу в 11:00.
- Откройте счёт поставщика (или любой другой документ, карточку контрагента, сотрудника).
- В командной панели формы нажмите
Ещёи выберитеНапомнить. В некоторых формах команда вынесена кнопкой с колокольчиком рядом с основными кнопками. - В открывшейся форме заполните текст: «Позвонить по оплате счёта № 154». Короткий конкретный текст лучше общего «Счёт» — через неделю вы не вспомните, что имелось в виду.
- В поле срабатывания выберите вариант «в указанное время» и задайте дату и время: пятница, 11:00.
- Нажмите
Записать и закрыть.
В 11:00 поверх окна программы появится окно «Напоминания». В нём список сработавших напоминаний и кнопки:
- 🔔 открыть предмет — откроется тот самый счёт;
- ⏰ отложить — на 5, 10, 15 минут, на час или на завтра (набор интервалов выбирается в выпадающем списке);
- ✖️ отключить — напоминание больше не появится.
Напоминание без привязки к документу
Иногда напоминание ни к чему не относится: «отправить сверку до 25-го». Создайте его из списка своих напоминаний. Список открывается командой Мои напоминания — она находится в том же разделе, где у вашей конфигурации живёт органайзер, либо через главное меню программы (кнопка с тремя полосками) → Все функции. Нажмите Создать, поле «Предмет» оставьте пустым.
Через какое время напомнить
Вместо точной даты можно выбрать интервал от текущего момента: «через 15 минут», «через час», «через день». Удобно, когда нужно вернуться к документу после обеда и не хочется высчитывать время.
Периодические напоминания и привязка к дате документа
Разовые напоминания закрывают личные дела. Для повторяющихся задач в той же форме есть ещё два варианта срабатывания.
Относительно даты предмета
Если у предмета есть реквизит-дата (срок оплаты в счёте, дата окончания договора, дата события), напоминание можно привязать к нему. Например, «за 2 дня до срока оплаты».
Главный плюс: если срок в документе перенесут, напоминание сдвинется вместе с ним. Не нужно помнить, что его тоже надо поправить.
По расписанию
Вариант «периодически» открывает стандартное окно расписания — такое же, как у регламентных заданий. В нём задают:
- 📅 период: каждый день, каждую неделю, каждый месяц;
- 🗓 дни недели или числа месяца;
- 🕘 время срабатывания;
- ⏹ дату окончания, если повторы нужны ограниченное время.
Примеры рабочих расписаний:
| Задача | Как задать |
|---|---|
| Выгрузить банковскую выписку | Каждый день, с понедельника по пятницу, 9:30 |
| Проверить табель перед расчётом зарплаты | Каждый месяц, 25-е число, 10:00 |
| Сверка с ключевым поставщиком | Каждый квартал: каждые 3 месяца, 5-е число |
| Продлить подписку на сервис | Раз в год, за неделю до окончания, с датой окончания повторов |
⚠️ Если повторяющееся напоминание пришлось на выходной, программа не перенесёт его на рабочий день сама. Для задач «в последний рабочий день» удобнее ставить напоминание на пару дней раньше.
Задачи бухгалтера и поручения коллегам
Личное напоминание не подходит, когда о сроке должен знать кто-то кроме вас. Для этого в типовых конфигурациях есть отдельные механизмы.
Сроки отчётности в Бухгалтерии 3.0
В разделе Главное есть блок «Задачи» со списком задач бухгалтера. Программа сама формирует его по данным организации: система налогообложения, наличие сотрудников, имущества, транспорта. Каждая задача — сдать декларацию, уплатить налог, отправить отчёт в СФР (бывший ФСС) — имеет срок и подсвечивается по мере его приближения.
При входе в программу может появиться уведомление о ближайших сроках. Если список задач пустой или неполный, проверьте карточку организации и настройку налогов и отчётов: задачи строятся только по тем налогам, которые там отмечены.
Поручения через бизнес-процессы
Когда руководитель хочет напомнить подчинённому о деле, используют бизнес-процесс «Задание». Он создаёт задачу исполнителю со сроком. Исполнитель видит её в списке Мои задачи, просроченные задачи выделяются цветом.
Механизм включают флажком «Бизнес-процессы и задачи» в том же разделе, что и напоминания. В отличие от напоминания, задача:
- 👥 видна исполнителю и автору;
- ✅ имеет статус выполнения и результат;
- 🔁 может уйти на проверку обратно автору.
Автоматические напоминания: регламентные задания и рассылки
Ручные напоминания не подойдут, если сообщение должно уходить по событию или по данным базы: «остаток товара упал ниже минимума», «у сотрудника через месяц заканчивается срочный договор». Здесь работают регламентные задания.
Рассылка отчётов по расписанию
Самый простой способ получать «напоминание с цифрами» без программирования — рассылка отчётов. Включается в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки, флажок «Рассылки отчётов».
- Откройте список рассылок и создайте новую.
- Добавьте отчёт с нужными настройками, например «Задолженность покупателей» с отбором по просрочке.
- Укажите получателей и учётную запись почты, с которой уйдёт письмо.
- На вкладке расписания задайте периодичность: каждый понедельник в 8:00.
- В параметрах рассылки отключите отправку пустых отчётов — тогда письмо придёт только при наличии просрочки.
Получается напоминание, которое срабатывает по факту, а не по календарю.
Своё напоминание в расширении
Если типовых средств мало, программист добавляет свою проверку через расширение конфигурации , не трогая основную. На клиенте для этого используют обработчик ожидания и оповещение пользователя:
&НаКлиенте
Процедура ПриОткрытии(Отказ)
// проверять раз в 10 минут
ПодключитьОбработчикОжидания("ПроверитьСрокиДоговоров", 600, Ложь);
КонецПроцедуры
&НаКлиенте
Процедура ПроверитьСрокиДоговоров() Экспорт
Количество = КоличествоИстекающихДоговоровНаСервере();
Если Количество > 0 Тогда
ПоказатьОповещениеПользователя("Истекают договоры",,
СтрШаблон("Договоров с окончанием в ближайшие 30 дней: %1", Формат(Количество, "ЧГ=0")));
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Функцию КоличествоИстекающихДоговоровНаСервере() программист пишет под свою конфигурацию: запрос к справочнику договоров по реквизиту даты окончания. Для рассылки по расписанию без открытого клиента ту же проверку оформляют регламентным заданием, которое отправляет письмо.
Расширение подключайте сначала в копии базы и только потом в рабочей. Ошибка в обработчике ожидания будет выскакивать у пользователей каждые несколько минут.
Уведомления на почту, по SMS и в мессенджеры
Стандартное напоминание пользователя показывается только внутри 1С. Чтобы сообщение пришло, когда программа закрыта, нужен внешний канал.
Электронная почта
Сначала настраивают учётную запись почты в разделе Администрирование → «Органайзер» → «Учётные записи электронной почты»: адрес, SMTP-сервер, порт, пароль. Для Яндекс Почты и Mail.ru обычно нужен отдельный пароль приложения, обычный пароль от ящика сервер отвергнет.
После этого почтой пользуются рассылки отчётов, регламентные задания и ваши доработки из расширения.
SMS
В типовых конфигурациях есть подсистема отправки SMS через провайдеров. Настройка находится там же, в «Органайзере»: выбирают провайдера из списка, вводят логин и пароль от личного кабинета у этого провайдера. Само SMS платное — тариф устанавливает провайдер, 1С денег за сообщения не берёт.
На SMS удобно отправлять критичные уведомления: срыв срока оплаты, остановку обмена. Для ежедневных напоминаний это дорого и быстро надоедает.
Мессенджеры
Платформа 8.3 содержит систему взаимодействия: «Обсуждения» внутри 1С. В новых версиях платформы её можно связать с внешними мессенджерами, например с Telegram, через сервер взаимодействия. Тогда сообщения из обсуждений дублируются в мессенджер.
Прямой отправки «напоминания пользователя» в Telegram в типовых конфигурациях нет. Её делают доработкой: регламентное задание формирует текст и отправляет его через HTTP-запрос к боту.
Почему напоминание в 1С не сработало
Чаще всего жалобы звучат так: «поставил напоминание, а окно не появилось». Причины ниже — от самых частых к редким.
- 🖥 Программа была закрыта. Напоминание показывает клиент 1С. Если в 11:00 программа не была запущена, окно появится при следующем входе — сработавшее напоминание висит до тех пор, пока его не отложат или не отключат.
- 👤 Вход под другим пользователем. Напоминание личное. Создали под «Бухгалтер», а вошли под «Администратор» — не увидите.
- 🕒 Расхождение часов. Время срабатывания сверяется со временем сервера. Если на сервере или компьютере с файловой базой неверно выставлены часы или часовой пояс, напоминание сработает раньше или позже.
- 🌐 Веб-клиент. В браузере окно не покажется, если вкладка с 1С закрыта. Держите её открытой.
- ⚙️ Подсистема выключена после обновления или в копии базы. Проверьте флажок в администрировании.
С автоматическими уведомлениями свои сложности:
| Симптом | Что проверить |
|---|---|
| Рассылка на почту не уходит | Журнал регистрации с отбором по событию регламентных заданий; в файловой базе задания выполняются, только пока кто-то работает в программе |
| Письмо ушло, но не дошло | Папку «Спам» и пароль приложения в учётной записи почты |
| SMS не отправляются | Баланс у провайдера и правильность логина в настройках SMS |
| Задание пишет ошибку раз за разом | Права пользователя, от имени которого выполняется регламентное задание |
⚠️ В клиент-серверной базе регламентные задания можно отключить на уровне информационной базы в консоли кластера (флажок блокировки регламентных заданий). Так часто делают в тестовых копиях, чтобы они не рассылали письма. Если копию потом сделали рабочей, флажок забывают снять — и рассылки молчат.