Пароли и права пользователей в 1С:Розница — от администратора до кассира

Чтобы установить пароль в 1С Розница, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, создайте или откройте карточку пользователя, отметьте Вход в программу разрешен и нажмите Установить пароль. Первым заводят администратора с полными правами, потом остальных. Пока в списке нет ни одного пользователя, база открывается кем угодно и без пароля.

Частая ошибка — ставить пароль в Конфигураторе, как в старых программах. В Рознице 2.2 и 2.3 пользователи живут в справочнике программы, и права им выдаются через группы доступа. Пользователь, заведённый только в Конфигураторе, не связан с этим справочником и получает не те права, которые вы ждёте. Конфигуратор оставьте для аварийных случаев.

1. Что проверить перед тем, как ставить пароль на базу

Защита базы 1С Розница начинается не с пароля, а с понимания, кто и откуда в неё заходит. Пять минут подготовки избавят от ситуации «поставили пароль и сами не можем войти».

Перед настройкой ответьте себе на вопросы:

• 👤 Кто администратор? Минимум два человека должны знать пароль администратора или иметь свои административные учётки.
• 🧾 Сколько кассиров и продавцов? Каждому — отдельная учётная запись, без общих логинов «Касса1».
• 🖥️ Где лежит база? Файловая база на общем диске или серверная база в кластере 1С. От этого зависит, как её защищать на уровне Windows.
• 💾 Есть ли свежая копия? Сделайте выгрузку .dt через Конфигуратор или копию папки файловой базы при закрытой программе.

2. Как поставить пароль на вход в 1С:Розница

Порядок важен. Сначала администратор, потом все остальные.

2.1. Создайте первого администратора

1. Запустите Розницу в режиме 1С:Предприятие.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Перейдите по ссылке Пользователи и нажмите Создать.
4. Заполните Полное имя и Имя для входа — например, Администратор или фамилию.
5. Отметьте Вход в программу разрешен.
6. В блоке аутентификации отметьте вход по паролю 1С:Предприятия и нажмите Установить пароль.
7. Введите пароль дважды и запишите его.

Программа сама предложит сделать первого пользователя администратором. Соглашайтесь: первый пользователь в списке обязан иметь полные права, иначе база закроется для всех.

Не закрывайте программу, пока не проверите вход новым паролем в отдельном окне. Запустите базу ещё раз из окна запуска, введите логин и пароль. Если вошли — администратор настроен.

2.2. Заведите остальных пользователей

Для каждого сотрудника повторите шаги 3–7. Права пока не трогайте — ими займёмся в следующем разделе. Без групп доступа пользователь войдёт в программу, но почти ничего не увидит.

2.3. Полезные флажки в карточке

3. Права доступа в Рознице: группы и профили

Пароль отвечает на вопрос «кто вошёл». Права — на вопрос «что ему можно». Без второго первое мало что защищает: продавец с полными правами удалит документ или поменяет цену так же легко, как администратор.

В Рознице права выдаются не пользователю напрямую, а через группы доступа. Каждая группа построена на профиле — наборе ролей.

Как настроить права пользователям

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите в Профили групп доступа и посмотрите поставляемые профили. Обычно там есть профили для администратора, кассира, продавца и товароведа — названия зависят от релиза.
3. Перейдите в Группы доступа и создайте группу, например «Кассиры магазина на Ленина».
4. Выберите для неё подходящий профиль.
5. На вкладке участников добавьте нужных пользователей.
6. Если профиль позволяет ограничения, задайте их — например, по магазинам или складам.
7. Запишите группу и проверьте вход под учёткой сотрудника.

Альтернативный путь — из карточки пользователя командой Права доступа: там видно, в какие группы он входит, и можно его туда включить.

Типовая схема для небольшого магазина

4. Политика паролей и смена пароля пользователем

Один раз поставить пароль мало. Нужны правила, которые не дадут сотрудникам годами сидеть под паролем 123.

Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там задаются:

• 🔢 минимальная длина пароля — ставьте не меньше 8 символов;
• 🔣 требование сложного пароля — буквы разного регистра, цифры, знаки;
• 📅 максимальный срок действия — например, 90 дней; по истечении срока программа сама попросит новый пароль при входе;
• 🚫 запрет повторения последних паролей;
• ⏳ отключение учёток, которые долго не заходили.

Набор пунктов в этом окне зависит от релиза Розницы, но длина и сложность пароля есть во всех релизах 2.3.

Если пользователь хочет сменить пароль сам

Сотрудник может поменять свой пароль, если у него не стоит запрет на изменение. Самый простой способ для администратора — открыть карточку пользователя и нажать Установить пароль заново. Новый пароль сообщайте лично, а не в общем чате магазина.

5. Забыли пароль администратора 1С Розница: что делать

Ситуация частая: администратор уволился, пароль не записан. Порядок действий — от простого к сложному.

Есть другой пользователь с полными правами

Самый лёгкий случай.

1. Войдите под вторым администратором.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
3. Откройте карточку нужного пользователя и нажмите Установить пароль.
4. Задайте новый пароль, запишите карточку и передайте пароль владельцу лично.

Если пароль утерян у рядового сотрудника, ничего восстанавливать не нужно: администратор просто задаёт новый. Старый пароль узнать нельзя, и это нормально.

Сбросить пароль можно и в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи, карточка пользователя, поля пароля. Но в Конфигуратор тоже пускают только с административными правами.

Администратор один, и его пароль утерян

Тут честно: штатной кнопки «сбросить пароль администратора» в 1С нет. Это и есть смысл защиты. Варианты:

• 💾 восстановить базу из копии, где пароль известен, и перенести изменения, сделанные после копии;
• 🔐 вспомнить, где хранится пароль: менеджер паролей, конверт у директора, записи прежнего администратора, параметры ярлыков на других компьютерах;
• 🧑‍💻 обратиться к обслуживающей организации — у них часто есть своя административная учётка в вашей базе.

Не запускайте «сбросчики паролей» из интернета на рабочей базе. Такие утилиты правят служебные таблицы напрямую и могут повредить файл базы. Если всё же нужно восстановить доступ к собственной базе техническими средствами — делайте это на копии и силами специалиста.

6. Кассиры, РМК и пароли на кассе

Касса — место, где пароль нужен больше всего и чаще всего им пренебрегают. Один общий логин на всю смену — прямой путь к недостачам, за которые никто не отвечает.

Почему у каждого кассира своя учётка

• 🧾 Имя кассира в чеке. Закон о ККТ требует указывать в чеке лицо, которое провело расчёт. Розница берёт его из данных пользователя, под которым открыта смена.
• 📊 Ответственность за смену. Продажи, возвраты и выемки привязываются к пользователю. По отчётам видно, кто пробил возврат на 15 000 рублей в 21:50.
• 🔒 Разные права. Кассиру — только продажа, старшему кассиру — ещё возвраты и закрытие смены .

Как организовать работу на кассе

1. Заведите каждого кассира отдельным пользователем с паролем.
2. Включите его в группу доступа на профиле кассира.
3. Проверьте, что ФИО в карточке заполнено полностью — оно попадёт в чек.
4. Снимите флажок Показывать в списке выбора, если в торговом зале к кассе подходят посторонние.
5. При пересменке кассир выходит из программы, следующий входит под своим логином.

7. Ошибки при настройке паролей в Рознице

Здесь собраны ситуации, которые не следуют прямо из шагов выше, но встречаются постоянно.

Ещё две ошибки, которые не дают сообщения, но опасны:

• 🗂️ Пароль есть, а папка базы открыта всем. Базу копируют вместе с файлами и открывают в другом месте. Пароль сработает и там, но данные уже ушли. Закройте папку правами Windows.
• 🔁 Учётки уволенных остаются активными. Через полгода у вас десять пользователей, из которых работают четыре. Снимайте флажок входа в день увольнения.

8. Как поддерживать безопасность базы после настройки

Настройка — разовая работа. Дальше нужен простой регламент:

• 📅 раз в месяц просматривайте список пользователей и снимайте вход неактивным;
• 🔄 после обновления Розницы проверьте поставляемые профили — в новых релизах меняется состав ролей;
• 🧑‍🤝‍🧑 держите две административные учётки и не работайте под ними в повседневных операциях;
• 💾 проверяйте резервные копии: копия, из которой нельзя развернуть базу, не спасёт при потере пароля;
• 🛡️ персональные данные покупателей — дисконтные карты, телефоны — подпадают под закон о персональных данных; доступ к ним давайте только тем, кому он нужен по работе.