Почта внутри 1С 8.3: учётная запись, протоколы, отправка документов и рассылки

Почтовый клиент в 1С 8.3 не нужно скачивать и устанавливать отдельно — он уже встроен в типовые конфигурации. Его включают флажком «Использовать почтовый клиент» в разделе Администрирование → Органайзер (в БП 3.0 и ЗУП 3.1), а потом создают учётную запись электронной почты: адрес, пароль приложения, серверы IMAP и SMTP.

Частое заблуждение — что для отправки счёта из 1С обязательно нужен Outlook. Нет: программа сама подключается к почтовому серверу по SMTP и отправляет письмо с вложением. Outlook нужен только тем, кто хочет писать письма в привычной программе на компьютере. Ниже по шагам: подготовка, выбор протокола, настройка, отправка документов, расписание, ошибки и защита.

Что подготовить до настройки почты в 1С

Почта в 1С ломается чаще всего не в самой 1С, а на стороне почтового ящика. Поэтому сначала соберите данные и проверьте ящик.

📋 Что понадобится:

• 📧 адрес ящика, с которого будут уходить письма (лучше общий, например buh@company.ru, а не личный);
• 🔑 пароль приложения, а не обычный пароль от ящика — его создают в настройках безопасности почтового сервиса;
• 🖥️ адреса серверов входящей (IMAP или POP3) и исходящей (SMTP) почты с портами;
• 👤 права администратора в 1С — без них раздел настроек органайзера не откроется;
• 🌐 доступ сервера или компьютера с 1С в интернет на нужные порты (в офисах их иногда закрывает межсетевой экран).

Отдельно проверьте, разрешён ли в ящике доступ сторонним программам. У Яндекса и Mail.ru это отдельные переключатели в настройках, у Gmail — двухэтапная проверка плюс пароль приложения.

IMAP, POP3 или только SMTP: какой протокол выбрать

Для отправки всегда используется SMTP. Выбор между IMAP и POP3 касается только получения писем в 1С.

Для большинства бухгалтерий хватает режима «только отправка». Если же менеджеры ведут переписку с клиентами внутри 1С и хотят видеть её привязанной к контрагентам и сделкам, берите IMAP.

С POP3 включайте оставление копий на сервере. Иначе письмо, скачанное в 1С, исчезнет из веб-интерфейса, и коллеги его не найдут.

Порты по умолчанию:

Не используйте порт 25 и подключения без шифрования — многие провайдеры его блокируют, а пароль уходит в открытом виде.

Exchange. Встроенный клиент 1С работает только по IMAP, POP3 и SMTP. Протоколов Exchange (EWS, MAPI) он не поддерживает. Чтобы подключить корпоративный Exchange, администратор почты должен включить для ящика IMAP и SMTP с авторизацией.

Пошаговая настройка почтового клиента в 1С 8.3

Шаг 1. Включите почтовый клиент

Путь зависит от конфигурации:

В форме органайзера установите флажок «Использовать почтовый клиент». Рядом находится ссылка на список учётных записей электронной почты.

Шаг 2. Создайте учётную запись

1. Откройте список учётных записей и нажмите «Создать».
2. Введите адрес и пароль приложения.
3. Укажите назначение: отправка и получение или только отправка.
4. Нажмите «Далее». Для популярных сервисов 1С подставит серверы и порты сама и сразу проверит подключение.

Если автонастройка не сработала, перейдите к ручному вводу параметров.

Шаг 3. Заполните серверы вручную

Готовые параметры для популярных сервисов:

Имя пользователя для входа — полный адрес ящика вместе с доменом. Для SMTP включите авторизацию при отправке, логин и пароль обычно те же, что для входящей почты.

Шаг 4. Проверьте настройки

В карточке учётной записи есть команда проверки настроек. Она пробует подключиться к обоим серверам и показывает ответ сервера дословно. Именно по этому тексту потом ищут причину сбоя (разбор — в разделе об ошибках).

Шаг 5. Задайте подпись и владельца

Заполните имя отправителя — его получатель увидит в поле «От кого». Вместо «buh@company.ru» лучше показывать «ООО Ромашка, бухгалтерия».

В карточке можно указать, кто отвечает за учётную запись, и ограничить её личным использованием. Общий ящик бухгалтерии оставьте доступным всем, кто отправляет документы. Личный ящик менеджера закрепите за ним.

Как отправить счёт или акт из 1С по почте

После настройки письма уходят прямо из документов.

1. Откройте документ, например «Счёт покупателю».
2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
3. В форме печати нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта).
4. Отметьте формат вложения: PDF для клиента, Excel или Word, если он будет править.
5. Проверьте адрес — 1С берёт его из контактной информации контрагента — и нажмите «Отправить».

Если у контрагента не заполнен e-mail, поле «Кому» останется пустым. Дешевле один раз заполнить адреса в карточках контрагентов, чем каждый раз вбивать их вручную.

💡 Несколько документов сразу. В списке документов выделите нужные строки и вызовите печать. 1С соберёт формы в одно письмо с несколькими вложениями.

💡 Печать с подписью и печатью. В БП 3.0 есть вариант печатной формы с факсимиле. Его включают в форме печати флажком «Подпись и печать», если в карточке организации загружены картинки подписи и печати.

Если почтовый клиент выключен

Отправить документ можно и без встроенного клиента: при нажатии конверта программа предложит настроить системную учётную запись. Отправка пойдёт через неё, но переписка в 1С не сохранится. Отдельной истории писем по контрагенту не будет.

Интеграция 1С с Microsoft Outlook

Встроенный клиент и Outlook решают разные задачи. Выбирайте по тому, где пользователь привык работать с почтой.

Отправку через программу на компьютере выбирают в персональных настройках пользователя, в группе настроек почты. Название флажка в разных релизах может немного отличаться. Работает это только в тонком клиенте под Windows, где установлена и настроена почтовая программа по умолчанию.

Microsoft 365 и Outlook.com

У сервисов Microsoft вход по обычному паролю для IMAP и POP3 отключён. Для SMTP он тоже выключен по умолчанию в новых организациях. Рабочих вариантов три:

• 🔧 администратор Microsoft 365 включает для конкретного ящика SMTP AUTH — тогда 1С сможет отправлять письма;
• 📮 для отправки из 1С заводят отдельный ящик в сервисе, где доступны пароли приложений;
• 🖥️ письма отправляются через Outlook на компьютере, как описано выше.

Отправка писем по расписанию и рассылка отчётов

Автоматическое получение и отправка

Почту в 1С обрабатывает регламентное задание получения и отправки писем. Его расписание смотрят в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания. По умолчанию оно запускается раз в несколько минут.

Рассылка отчётов

Типовой механизм рассылки отправляет отчёты по расписанию без участия человека: оборотно-сальдовую ведомость директору каждый понедельник, дебиторку менеджерам раз в день.

1. Включите рассылки в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Создайте рассылку: выберите отчёты и их варианты с нужными отборами.
3. Укажите получателей — сотрудников или контрагентов с заполненными адресами.
4. Задайте формат вложения (PDF, Excel) и учётную запись отправителя.
5. Включите расписание, например «каждый понедельник в 08:00».

Перед включением расписания отправьте рассылку один раз вручную себе. Так вы увидите, как отчёт выглядит во вложении, и не разошлёте директору пустую таблицу.

Ошибки при подключении почты и как их исправить

Текст ошибки показывает сам сервер. Найдите свою строку ниже.

Ещё одна частая ловушка — после смены пароля от ящика 1С продолжает пробовать старый. Пароли приложений при этом обычно тоже отзываются. Создайте новый пароль приложения и заново впишите его в учётную запись.

Как защитить почту в 1С от взлома

Учётная запись почты в 1С — это ключ от ящика, с которого уходят счета клиентам. Если его угонят, мошенники разошлют «счета с новыми реквизитами» от вашего имени.

🔐 Минимальный набор мер:

• 🔑 используйте только пароли приложений — их можно отозвать, не меняя основной пароль ящика;
• 📮 заведите отдельный ящик для отправки из 1С, без доступа к личной переписке руководителя;
• 🔒 включайте SSL/TLS на всех соединениях;
• 👥 закрепляйте личные учётные записи за владельцем, чтобы чужую почту не читали другие пользователи 1С;
• 🧾 не выдавайте лишним пользователям права администратора — они видят настройки всех учётных записей;
• 🗑️ при увольнении сотрудника отзовите пароль приложения его ящика и удалите или передайте его учётную запись в 1С.

Раз в квартал полезно заглянуть в журнал входов почтового сервиса. Подключения из незнакомых стран или в нерабочее время — повод сразу сменить пароль приложения.

Частые вопросы о почте в 1С