1С:Кабинет сотрудника: подключение в ЗУП, приглашения и первый вход

Установить 1С:Кабинет сотрудника — это две отдельные задачи. Работник ставит бесплатное приложение «1С:Кабинет сотрудника» из магазина приложений (или открывает веб-версию в браузере) и входит по номеру телефона. Работодатель заранее подключает сервис в своей 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и отправляет приглашения. Без второй части первая не сработает: приложение просто не найдёт ваш номер.

Ниже порядок такой, как его проходят на практике: сначала база 1С, потом телефоны сотрудников. Если вы работник и бухгалтер уже прислал приглашение, сразу переходите к разделу про установку приложения.

Что подготовить до установки 1С:Кабинета сотрудника

Кабинет — облачный сервис фирмы 1С. Данные в него выгружает учётная программа, а сотрудник видит их в телефоне. Поэтому проверяют обе стороны.

Со стороны организации:

• 🗂️ Программа с поддержкой сервиса: 1С:ЗУП 3.1, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1, а также ERP и Комплексная автоматизация с блоком зарплаты. Нужен актуальный релиз: старые версии сервис не поддерживают.
• 🔑 Логин и пароль Портала 1С:ИТС, к которому подключена интернет-поддержка в базе.
• 💳 Действующий тариф сервиса. Он считается по числу сотрудников, которые получат доступ. Часть договоров ИТС включает ограниченное число подключений — уточните у обслуживающего партнёра.
• 🌐 Доступ сервера или компьютера с базой в интернет. Если в сети стоит прокси, его настраивают в параметрах интернет-поддержки.
• 👤 Пользователь 1С с полными правами для первичной настройки.

Со стороны сотрудника:

• 📱 Смартфон на Android или iOS с актуальной версией системы либо любой компьютер с современным браузером.
• ☎️ Личный мобильный номер, который записан в карточке физического лица в 1С. Именно по нему сервис узнаёт человека.
• ✉️ Желательно адрес электронной почты — приглашение можно отправить и по нему.

Как установить приложение на телефон или открыть веб-версию

Приложение бесплатное, платит только работодатель за сервис. Порядок для сотрудника:

1. Откройте магазин приложений: Google Play, App Store, RuStore или AppGallery.
2. Введите в поиске «1С:Кабинет сотрудника». Разработчик — «1С».
3. Нажмите «Установить» и дождитесь загрузки.
4. Запустите приложение и разрешите уведомления: через них приходят расчётные листки и ответы на заявления.
5. Введите номер мобильного телефона и код из SMS.

Если приглашение пришло по SMS или почте, удобнее перейти по ссылке из него: она ведёт в магазин или в веб-версию.

Веб-версия повторяет приложение и подходит тем, у кого нет смартфона или кто не хочет ставить лишнее. Ссылку на неё присылает работодатель в приглашении. Вход такой же — номер телефона и код.

Подключение сервиса в 1С:ЗУП 3.1

Эту часть делает кадровик, расчётчик или администратор базы. Ориентировочно — 20–40 минут на организацию.

Шаг 1. Включите интернет-поддержку

Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Если в верхней части формы нет имени пользователя портала, нажмите «Подключить» и введите логин и пароль от Портала 1С:ИТС. Без этого шага сервис подключить нельзя.

Шаг 2. Откройте настройки кабинета

В ЗУП 3.1 настройки сервиса находятся в разделе Настройка, пункт Кабинет сотрудника. В части релизов пункт вынесен в раздел Администрирование — тогда наберите «кабинет» в строке поиска по меню в верхней части окна программы.

Нажмите «Подключить» и примите условия сервиса. Программа зарегистрирует базу в облаке.

Шаг 3. Выберите организации и состав данных

В форме настроек отметьте организации, сотрудники которых получат доступ. Затем решите, что публиковать:

Начинайте с минимума: листки и остатки отпусков. Остальное включают, когда отдел кадров готов отвечать на заявления.

Назначьте ответственного за заявления из кабинета. Если задачи никто не разбирает, сотрудник отправит заявление на отпуск и будет неделю ждать ответа — после пары таких случаев приложением перестают пользоваться.

Шаг 4. Проверьте обмен

Данные уходят в облако регламентным заданием. В клиент-серверной базе оно выполняется на сервере 1С само. В файловой базе регламентные задания работают только пока в базе открыт хотя бы один сеанс — если программу никто не запускает, листки не обновятся.

После первого расчёта зарплаты откройте форму настроек кабинета и посмотрите дату последней выгрузки. Если её нет, запустите обмен вручную командой в той же форме.

Приглашение работников и первый вход в кабинет

Подключить сервис мало — каждый сотрудник должен получить приглашение.

1. В настройках кабинета перейдите к списку сотрудников (команда приглашения находится в той же форме).
2. Отметьте людей. Программа подставит телефон и почту из карточки физического лица.
3. Отправьте приглашения. Сотрудник получит SMS или письмо со ссылкой.
4. Попросите работника установить приложение и войти по тому же номеру.

После первого входа статус сотрудника в списке меняется — так видно, кто уже пользуется кабинетом.

Что учесть заранее:

• 📝 Для отказа от бумажных расчётных листков возьмите письменное согласие или пропишите способ выдачи в локальном акте.
• 🔒 Персональные данные передаются в облачный сервис. Проверьте, что согласие на обработку и политика организации это покрывают (закон № 152-ФЗ).
• 🔁 При увольнении доступ отключают в той же форме. Уволенный не должен видеть новые данные организации.

Электронная подпись и кадровый ЭДО через кабинет

Для просмотра листков подпись не нужна. Она понадобится, если вы переводите на электронный формат кадровые документы: приказы, трудовые договоры, заявления, уведомления.

Правила задают статьи 22.1–22.3 ТК РФ:

• ✍️ Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
• 🖊️ Работник может подписывать неквалифицированной электронной подписью, которую выпускают в самом сервисе, либо через «Госключ».
• 📄 Перевод на электронный кадровый документооборот возможен только с письменного согласия работника. Исключение — люди, у которых на 31.12.2021 не было трудового стажа: при приёме на работу они переходят на электронные документы без отдельного согласия.
• 🗃️ Некоторые документы (например, акт о несчастном случае на производстве) по-прежнему оформляются на бумаге.

Как сотрудник получает подпись в кабинете

1. Работодатель включает подписание документов в настройках сервиса.
2. Личность сотрудника подтверждают: лично у кадровика с паспортом или дистанционно — способ зависит от выбранного удостоверяющего центра и настроек.
3. Сотрудник получает в приложении запрос на выпуск подписи и подтверждает его кодом.
4. Дальше документы приходят в раздел на подпись, а подписание подтверждается кодом из SMS или ПИН-кодом.

Безопасность самого приложения:

• 🔐 Включите в приложении ПИН-код или вход по отпечатку — на телефоне лежат паспортные данные и суммы зарплаты.
• 📵 При смене номера сотрудник сообщает новый номер в отдел кадров, а не входит с чужого.
• 🚫 Работодатель видит в 1С только то, что сотрудник отправил через кабинет. Переписку в мессенджерах телефона сервис не читает.

Что умеет 1С:Кабинет сотрудника после установки

Набор функций зависит от того, что включил работодатель. Типичный состав:

Заявление из приложения попадает в 1С как задача ответственному. Кадровик оформляет на его основании документ — например, «Отпуск», — и сотрудник видит результат у себя.

Если не получается войти или данные не приходят

Ошибки делятся на две группы: у сотрудника в телефоне и в базе 1С. Начинайте с проверки номера — это решает больше всего вопросов.

Если ничего не помогло:

1. Обновите приложение до последней версии в магазине.
2. Проверьте дату и время на телефоне — при неверном времени сервис отклоняет коды.
3. В базе 1С обновите конфигурацию до актуального релиза: исправления сервиса выходят вместе с обновлениями ЗУП.
4. Обратитесь в поддержку сервиса через обслуживающего партнёра 1С, приложив номер телефона сотрудника и время попытки входа.

Частые вопросы