Как установить сокращенный рабочий день в 1С и не урезать сотруднику оклад

Сокращенный рабочий день в 1С:ЗУП 3.1 устанавливают через отдельный график работы: в разделе Настройка → Графики работы сотрудников создают график на 35 или 36 часов в неделю, а затем назначают его сотруднику документом «Прием на работу» или «Кадровый перевод». Флажок «Неполное рабочее время» при этом не ставят. Тогда норма времени берется из сокращенного графика, и оклад начисляется полностью.

Частая ошибка — путать сокращенное время с неполным. Бухгалтер создает график «на 7 часов», отмечает его как неполный, и программа платит работнику-инвалиду 87% оклада вместо 100%. Для 1С разница между этими режимами — в одном флажке, а для сотрудника — в нескольких тысячах рублей каждый месяц.

Кому положено сокращенное время и чем оно отличается от неполного

Сокращенная продолжительность — это норма, которую задает закон. Работник отрабатывает ее и получает полную зарплату. Неполное время — договоренность сторон, и оплата идет пропорционально отработанному.

Основные категории по статье 92 ТК РФ:

• 👦 работники до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
• 🧑 работники от 16 до 18 лет — не более 35 часов;
• ♿ инвалиды I и II группы — не более 35 часов;
• ☣️ занятые на работах с вредными условиями 3 или 4 степени либо опасными — не более 36 часов;
• 📚 педагоги, медики, женщины в районах Крайнего Севера — по нормам специальных статей ТК РФ.

Кроме недельной нормы, закон ограничивает и длину смены. Для работников 15–16 лет она не больше 5 часов, для 16–18 лет — не больше 7 часов, для инвалидов — по медицинскому заключению. Это важно для графика: 35 часов у подростка нельзя набрать четырьмя днями по 8,75 часа, а у инвалида с 35-часовой неделей — можно, если врач не ограничил смену.

Производственный календарь: с чего начинается сокращенный график

Любой график в ЗУП строится на производственном календаре. В календаре отмечены рабочие, выходные, праздничные и предпраздничные дни. Если календарь не обновлен, график на новый год окажется пустым или неверным.

Календарь открывается из раздела Настройка. Там же находится команда обновления данных из классификатора. Обычно календарь на следующий год приходит вместе с обновлением конфигурации в конце года, когда правительство утверждает переносы выходных.

Что проверить перед созданием графика:

1. Откройте календарь «Российская Федерация» (или региональный, если он используется).
2. Убедитесь, что заполнен нужный год и отмечены праздники.
3. Найдите предпраздничные дни — они выделены отдельным цветом.

Предпраздничный день сокращается на один час по статье 95 ТК РФ. Это правило работает и для сотрудников с сокращенной нормой. Если у работника 7-часовой день, накануне праздника он трудится 6 часов. Программа учтет это сама, если в графике стоит флажок «Учитывать праздники».

Как создать сокращенный график работы в 1С ЗУП

График — главный инструмент. Именно из него ЗУП берет норму часов на месяц, которая потом участвует в расчете оклада.

Шаг 1. Создайте новый график

Перейдите в Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите «Создать». Дайте понятное наименование, например «Пятидневка 35 часов (инвалиды, 16–18 лет)» или «Пятидневка 36 часов (вредные условия)». По названию кадровик должен сразу понять, кому назначать график.

Шаг 2. Задайте часы по дням недели

Для пятидневки выберите заполнение по неделям и проставьте часы:

Для 36-часовой недели можно не дробить часы, а распределить их неравномерно. Например, 8 часов с понедельника по четверг и 4 часа в пятницу: 8 × 4 + 4 = 36. Такой вариант удобнее, если он закреплен в правилах внутреннего распорядка.

Шаг 3. Проверьте флажки

• ✅ «Учитывать праздники» — включен, чтобы праздники были выходными, а предпраздничные дни короче на час.
• ❌ «Неполное рабочее время» — выключен. Иначе норма будет браться из полного графика и оклад урежется.
• ⏱ Суммированный учет — только если он реально введен приказом для этой категории.

Шаг 4. Заполните график и сверьте итог

Сохраните график и посмотрите на итоговые часы по месяцам. Проверка на числах: в месяце 22 рабочих дня, один из них предпраздничный. При 35-часовой неделе норма составит 22 × 7 − 1 = 153 часа. При обычной 40-часовой неделе — 22 × 8 − 1 = 175 часов.

Сменный график с сокращенной нормой

У медиков и на вредных производствах часто работают сменами, а не пятидневкой. Тогда выберите заполнение по циклам произвольной длины. Например, цикл «сутки через трое» или «два через два» по 12 часов.

Здесь сокращенная норма достигается не часами в день, а учетным периодом. Включите суммированный учет и укажите период — месяц, квартал или год, как записано в приказе. ЗУП сравнит отработанное с нормой за период по производственному календарю для 36- или 39-часовой недели.

Проверьте в форме графика, от какой недельной нормы считается норма учетного периода. Если там осталось 40 часов, часть смен программа не признает переработкой, и сверхурочные недоплатятся.

Назначение графика сотруднику: прием, перевод, список

Сам по себе график ни на кого не влияет. Его нужно назначить кадровым документом. Все они находятся в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения.

Новый сотрудник

В документе «Прием на работу» на вкладке «Главное» есть поле «График работы». Выберите сокращенный график. Оклад указывайте полный, как у штатной единицы. Программа не пересчитывает его, потому что норма и отработанные часы берутся из одного и того же графика.

Работающий сотрудник

Когда основание для сокращенного времени возникло позже — работнику установили инвалидность или по итогам СОУТ рабочее место признали вредным, — оформите «Кадровый перевод». В нем отметьте, что меняется график, и выберите новый. Дата перевода — день, с которого действует сокращенная норма по приказу.

Несколько сотрудников сразу

После специальной оценки условий труда график часто меняют целому цеху. Для этого удобнее документ «Изменение графика работы списком». Подберите сотрудников, укажите новый график и дату. Отдельные переводы на каждого делать не нужно.

Разовое сокращение

Если сокращенный день нужен на короткий срок, например на неделю, используйте документ «Индивидуальный график». Он заменяет часы основного графика за конкретный месяц только у выбранных сотрудников.

Что меняется в табеле и расчете зарплаты

После назначения графика ЗУП сама подставляет новую норму. Проверить результат можно в документе «Начисление зарплаты и взносов»: у каждого начисления видны норма и отработанное время.

Оклад при сокращенном времени

Пример. Инженеру-инвалиду II группы установлен оклад 50 000 ₽ и график на 35 часов. В месяце 153 нормативных часа, он отработал все 153. Расчет: 50 000 × 153 / 153 = 50 000 ₽. Оклад выплачен полностью, хотя по часам сотрудник работал меньше коллег.

Если бы этот же график отметили как неполный, норма стала бы 175 часов. Тогда 50 000 × 153 / 175 = 43 714,29 ₽. Разница 6 285,71 ₽ — это и есть цена неверного флажка.

Несовершеннолетние: как платить пропорционально

Для работника 16–18 лет закон допускает оплату пропорционально отработанному. В 1С это делают одним из двух способов:

1. Пропорциональная оплата. Создайте отдельный график на 35 часов и отметьте его как неполный, указав полный 40-часовой график для расчета нормы. Тогда при окладе 50 000 ₽ работник получит 43 714,29 ₽ за месяц из примера.
2. Полная оплата с доплатой. Если локальный акт предусматривает оплату как за полную норму, назначьте обычный сокращенный график без флажка. Программа начислит полный оклад.

Выбор зависит от того, что закреплено в трудовом договоре и положении об оплате труда.

Табель

Отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» строится по графику и отклонениям. Для сотрудника с 35-часовой неделей в обычный день будет стоять код «Я» и 7 часов, в предпраздничный — 6. Ручные правки табеля не нужны, если график заполнен верно.

Сверхурочные и отпуска

• ⏰ Сверхурочной считается работа сверх сокращенной нормы, а не сверх 40 часов. Работников до 18 лет к сверхурочным привлекать нельзя.
• 🏖 Отпускные и больничные считаются по среднему заработку и календарным дням. Сокращенный график на их сумму не влияет.
• 📅 Право на дополнительный отпуск (например, за вредные условия) задается отдельно, графиком оно не создается.

Ошибки при настройке и как их исправить

Отдельно о редактировании действующего графика. Если исправить часы в графике, которым уже пользуются десятки сотрудников, изменение затронет всех сразу, в том числе за прошлые месяцы. Безопаснее создать новый график и перевести на него только нужных людей. Пересчитывать закрытые периоды стоит лишь после согласования с главным бухгалтером: изменятся суммы зарплаты и НДФЛ.

Частые вопросы