Как задать учетный период для суммированного учета рабочего времени в ЗУП 3.1 и правильно посчитать переработки

Учетный период при суммированном учете в 1С ЗУП устанавливают в карточке графика работы: Настройка → Графики работы сотрудников, откройте график, включите флажок суммированного учета рабочего времени и выберите длительность периода (месяц, квартал и т. д.) и дату его начала. Затем этот график назначают сотрудникам, а переработки программа позволяет выявить и оплатить только по итогам всего периода, а не каждого месяца.

Длительность выбирают по закону и по характеру работы. Месяц — проще всего в учете, но сменщики почти всегда выходят за норму. Квартал — самый частый вариант для охраны и производства. Год — максимум, его берут, когда нагрузка сезонная. Ниже — как выбрать срок, настроить график, посчитать норму и закрыть период без ошибок.

Какой срок учетного периода разрешает закон

Суммированный учет вводят там, где нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную норму: смены по 12 и 24 часа, вахта, непрерывное производство. Порядок его введения закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка — это прямо сказано в статье 104 ТК РФ.

Главные ограничения:

• 📅 учетный период — не больше одного года;
• ☢️ для работников с вредными и (или) опасными условиями труда — не больше трех месяцев; продлить до года можно только коллективным договором, если это предусмотрено отраслевым соглашением;
• ⏱ норма часов за период считается от нормальной продолжительности рабочей недели: 40 часов, а для сокращенного времени — 36, 35, 24 часа и т. д.;
• 📢 график сменности доводят до работников не позднее чем за один месяц до его введения (статья 103 ТК РФ).

Как выбрать срок на практике:

Настройка графика работы с суммированным учетом в ЗУП 3.1

Учетный период в 1С ЗУП — свойство не сотрудника и не организации, а графика работы. Поэтому у разных групп работников могут быть разные периоды: у охраны квартал, у водителей месяц.

Шаг 1. Создайте или откройте график

1. Перейдите в Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Нажмите Создать или откройте существующий график сменщиков.
3. Для смен «сутки через трое», «два через два» выберите способ заполнения по циклам произвольной длины и опишите один цикл: рабочие сутки, затем выходные.
4. Укажите время начала и окончания смены, перерывы, ночные часы. Ночные часы нужны для доплаты, их программа выделит сама.

Шаг 2. Включите суммированный учет

1. В карточке графика установите флажок суммированного учета рабочего времени.
2. В появившихся полях выберите длительность учетного периода.
3. Укажите дату начала периода. Обычно это 1 января, 1 апреля, 1 июля или 1 октября для квартала и 1 января для года.
4. Нажмите Заполнить (или перезаполните график), чтобы программа построила дни и часы на год вперед, и запишите график.

Шаг 3. Назначьте график сотрудникам

График попадает к работнику через кадровые документы:

• при приеме — в документе Прием на работу;
• для работающих — Кадровый перевод или изменение графика работы списком (документ ищите в разделе Кадры по слову «график»);
• если у каждого свои смены — документ Индивидуальный график в разделе Зарплата. Он перекрывает общий график на конкретный месяц, но признак суммированного учета и период берутся из графика, назначенного сотруднику.

Шаг 4. Проверьте стоимость часа

При суммированном учете часов в месяце то много, то мало. Если стоимость часа считать от часов конкретного месяца, один и тот же час будет стоить по-разному. Поэтому в Настройка → Расчет зарплаты проверьте порядок пересчета тарифной ставки в стоимость часа: для сменщиков обычно выбирают расчет по среднемесячному количеству часов. Этот же порядок можно переопределить в позиции штатного расписания.

Начало учетного периода и перенос накопленных часов

Самый неприятный случай — суммированный учет уже идет, а ЗУП начали вести с середины периода. Например, квартал начался 1 января, а программу запустили с 1 февраля. Норма и отработанное время за январь в базе отсутствуют, и при закрытии квартала программа увидит только два месяца из трех.

Варианты решения:

Как считается норма часов за учетный период

Норма за период — это сумма норм по производственному календарю за все месяцы периода при соответствующей длительности недели. Для 40-часовой недели это 8 часов в каждый рабочий день по пятидневке, с сокращением на 1 час в предпраздничные дни. Порядок закреплен приказом Минздравсоцразвития № 588н.

Затем норму уменьшают на время, когда сотрудник законно не работал:

• 🤒 больничный;
• 🏖 ежегодный и учебный отпуск;
• 🧾 отпуск без сохранения зарплаты и другое время освобождения от работы, предусмотренное законом;
• 🆕 дни до приема или после увольнения, если сотрудник отработал не весь период.

Уменьшают на количество рабочих часов, которые приходились на отсутствие по производственному календарю, а не по графику смен. Это важный момент: сутки на больничном у сменщика уменьшают норму не на 24 часа, а на часы пятидневки за эти дни.

Пример расчета

Сотрудник охраны, квартал, 40-часовая неделя.

• Норма квартала по производственному календарю: 454 часа (условная цифра для примера).
• Больничный пришелся на 3 рабочих дня по календарю: 3 × 8 = 24 часа.
• Норма сотрудника: 454 − 24 = 430 часов.
• Отработано по табелю за квартал: 444 часа.
• Сверхурочные: 444 − 430 = 14 часов.

В ЗУП норму по графику можно увидеть в самом графике (итоги по месяцам), а фактическое время — в отчете Табель учета рабочего времени (раздел Зарплата → Отчеты по зарплате). Сверьте оба значения перед тем, как оформлять переработку.

Сверхурочные и недоработка в конце периода

Переработка

При суммированном учете сверхурочной считается работа сверх нормы за весь учетный период. В середине периода переработки еще нет, даже если в каком-то месяце часов больше нормы.

Оплата по статье 152 ТК РФ:

• первые 2 часа за учетный период — не менее чем в полуторном размере;
• остальные часы — не менее чем в двойном размере;
• по желанию сотрудника вместо повышенной оплаты можно дать дополнительное время отдыха, но не меньше отработанного сверхурочно.

Продолжим пример. Стоимость часа — 300 ₽, переработка — 14 часов.

• 2 ч × 300 ₽ × 1,5 = 900 ₽;
• 12 ч × 300 ₽ × 2 = 7 200 ₽;
• итого за сверхурочные — 8 100 ₽.

Если все 444 часа уже оплачены в одинарном размере в течение квартала, доплачивают только надбавку: 2 × 150 ₽ + 12 × 300 ₽ = 300 + 3 600 = 3 900 ₽. Проверка: 8 100 − 14 × 300 = 3 900 ₽.

Работа в праздничные дни, уже оплаченная в двойном размере, в сверхурочные не включается — это прямо записано в статье 152 ТК РФ. Если не исключить эти часы, сотрудник получит двойную доплату за одно и то же время.

Как оформить в ЗУП

1. Включите учет сверхурочных: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Учет времени, флажок сверхурочной работы. Программа создаст начисление для оплаты сверхурочных.
2. В последнем месяце периода откройте раздел Зарплата и создайте документ регистрации сверхурочной работы (в списке документов раздела у него в названии есть слово «сверхурочно»).
3. Укажите сотрудника, дату и количество часов переработки за период; выберите способ — оплата или отгул.
4. Проведите документ до расчета зарплаты за последний месяц периода. Оплата попадет в Начисление зарплаты и взносов.

Недоработка

Если сотрудник отработал все смены по графику, но часов вышло меньше нормы, — это не вина работника. График составляет работодатель, поэтому недоработанные часы оплачивают как невыполнение норм по вине работодателя: не ниже средней зарплаты за это время (статья 155 ТК РФ). Удерживать что-либо за «недобор» часов нельзя.

Проще всего не доводить до этого: при составлении графика сверяйте сумму часов смен с нормой периода и при недоборе добавляйте смену заранее.

Если же недоработка из-за прогула или опоздания, это отражают в табеле соответствующим видом времени, и такие часы не оплачиваются.

Ошибки при настройке учетного периода

Еще две частые ошибки, которые не видны в программе:

• 📄 суммированный учет включен в ЗУП, но не закреплен в правилах внутреннего трудового распорядка. При проверке инспекция признает переработку по каждой неделе;
• 📈 переработка за год превысила 120 часов. Программа может это посчитать, но закон запрещает такие объемы сверхурочной работы. Лимит — не более 4 часов два дня подряд и 120 часов в год (статья 99 ТК РФ).

Частые вопросы