Включаем и настраиваем универсальный передаточный документ в 1С

Отдельно «устанавливать» УПД в 1С Бухгалтерии 3.0 не нужно — печатная форма встроена в документ реализации. Создаёте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), заполняете товары или услуги, проводите и жмёте Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). Весь вопрос — в статусе документа и в заполнении подписантов, от этого зависит, получите вы полноценный счёт-фактуру или только передаточный акт.

УПД объединяет два документа: счёт-фактуру и первичный документ на передачу (накладную или акт). Это удобно — вместо двух бумаг одна. Форму рекомендовала ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, и с тех пор она живёт в типовых конфигурациях.

Ниже — как найти форму, чем отличается статус 1 от статуса 2, какие реквизиты обязательны и что делать, если документ печатается не так, как ожидали.

Где лежит УПД и какая версия нужна

УПД формируется из документа реализации, отдельного журнала «УПД» в программе нет. В Бухгалтерии 3.0 путь один:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создайте документ нужного вида: Товары, Услуги, Товары, услуги, комиссия или Отгрузка без перехода права собственности — вид выбирается при создании.
3. Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть.
4. Проведите документ кнопкой Провести.

Печатная форма УПД есть во всех актуальных релизах Бухгалтерии 3.0 и в большинстве отраслевых конфигураций на её основе. Если кнопки с УПД в меню печати нет — почти всегда дело в устаревшем релизе конфигурации. Обновите конфигурацию до актуальной версии через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы (или силами обслуживающего специалиста), и форма появится без дополнительных действий.

В 1С:Управление торговлей 11 и в 1С:ERP УПД формируется аналогично — из документа реализации, но пути меню там свои. Эта статья про Бухгалтерию 3.0.

Статус 1 или 2: что выбрать

Главная настройка УПД — его статус. Он определяет, какую функцию несёт документ, и устанавливается прямо в карточке реализации полем УПД (ссылка-переключатель над табличной частью или в подвале формы, в зависимости от релиза).

• Статус 1 — УПД работает и как счёт-фактура, и как передаточный документ. Содержит все реквизиты счёта-фактуры: ставку и сумму НДС, строки продавца и грузоотправителя. Подходит плательщикам НДС на общей системе.
• Статус 2 — УПД работает только как первичный передаточный документ (замена накладной или акта), без функций счёта-фактуры. Применяют те, кто НДС не выставляет: организации и ИП на УСН, на патенте, освобождённые по статье 145 НК РФ.

При статусе 1 программа одновременно создаёт счёт-фактуру — её не нужно выписывать отдельным документом. При статусе 2 счёт-фактура не формируется, а блок с НДС в печатной форме не заполняется.

Статус переключается до проведения и печати. Если документ уже отправлен контрагенту со статусом 2, а нужен был 1, исправить задним числом нельзя — придётся либо выставлять отдельный счёт-фактуру, либо переоформлять документ с правильным статусом и датой в пределах срока выставления счёта-фактуры.

Настройка печатной формы и подписантов

Чтобы в печатной форме встали нужные ФИО и должности, заполните ответственных лиц. Иначе строки «Товар (груз) передал», «Ответственный за оформление» и подпись руководителя останутся пустыми.

Ответственных лиц задают в двух местах:

1. По организации в целом — Главное → Организации, карточка организации , раздел с ответственными лицами. Здесь указывают руководителя, главного бухгалтера и лицо, ответственное за оформление операции. Эти данные подставляются в УПД по умолчанию.
2. Внутри конкретного документа — в форме реализации есть ссылка Подписи или команда для указания подписантов именно этого документа. Пригодится, когда отгрузку оформлял не тот сотрудник, что указан в настройках организации.

Факсимиле и логотип для печатной формы настраиваются в карточке организации в разделе логотипа и печати — туда загружают картинки подписи и печати. Для внутреннего документооборота это удобно, но на оригинале для контрагента печать и подпись обычно ставят от руки.

Какие реквизиты обязательны и откуда они берутся

УПД по статусу 1 должен содержать все реквизиты счёта-фактуры из статьи 169 НК РФ и Постановления № 1137, плюс обязательные реквизиты первичного документа из статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Программа заполняет их из данных документа и справочников, но проверить стоит:

Номер УПД совпадает с номером документа реализации — отдельно его не задают. Нумерация идёт по правилам, заданным в Администрирование → Нумерация (или настраивается сервисом по организации). Для счёта-фактуры внутри УПД статуса 1 используется тот же номер.

Дата документа — это дата отгрузки. Она же считается датой составления счёта-фактуры, поэтому следите, чтобы дата реализации была верной: по НК РФ счёт-фактуру выставляют в течение 5 календарных дней с даты отгрузки.

Если у контрагента не заполнен адрес или ИНН, в печатной форме появятся пустые строки. Перед отправкой оригинала проверьте карточку контрагента — незаполненный ИНН покупателя делает счёт-фактуру дефектной.

Отдельно про грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию ими считаются продавец и покупатель. Но если товар отгружается со склада другой организации или едет не на адрес покупателя, а, например, на склад его филиала, эти стороны указывают отдельно. В документе реализации для этого есть ссылки Грузоотправитель и грузополучатель — там выбирают фактические стороны и их адреса. В форме УПД они встанут в соответствующие строки, как и в обычном счёте-фактуре.

Для услуг графы «грузоотправитель» и «грузополучатель» не заполняются — там ставится прочерк, это нормально и не является ошибкой.

Как сформировать и распечатать документ

Когда реализация проведена и статус выбран, печать занимает пару кликов:

1. В открытом документе нажмите Печать.
2. Выберите Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Откроется форма предпросмотра — проверьте реквизиты, количество экземпляров и подписантов.
4. Нажмите Печать для вывода на принтер или Сохранить для выгрузки в файл (PDF, Excel, Word).

Для отправки по электронному документообороту печатать на бумаге не нужно. Если подключён 1С:ЭДО, в документе появляется команда отправки контрагенту напрямую из программы — УПД уходит в формате, утверждённом ФНС.

Один документ можно распечатать на двух и более листах, если номенклатуры много, — программа разобьёт табличную часть автоматически. Количество экземпляров задаётся в окне печати.

После проведения УПД статуса 1 запись автоматически попадает в книгу продаж . Проверить это можно отчётом Отчёты → Книга продаж: там должна появиться строка с номером и датой документа. Если УПД статуса 1 проведён, а в книге продаж его нет, значит счёт-фактура не зарегистрировалась — чаще всего из-за того, что статус остался на значении 2 либо документ не проведён, а только записан.

Как исправить или скорректировать выставленный УПД

Если документ уже выставлен, а в нём что-то не так, новый УПД поверх старого не печатают. Вариант зависит от того, что именно меняется.

Изменились условия сделки — покупатель вернул часть товара, стороны пересмотрели цену, предоставлена скидка. Это не ошибка, а новое соглашение. Оформляют универсальный корректировочный документ (УКД):

1. Откройте Продажи → Корректировка реализации.
2. В поле основания выберите исходную реализацию.
3. Вид операции — Корректировка по согласованию сторон.
4. Поправьте количество или цену в табличной части.
5. Распечатайте через Печать → Универсальный корректировочный документ (УКД).

УКД работает так же, как УПД: статус 1 несёт функции корректировочного счёта-фактуры, статус 2 — только первички.

В исходном УПД техническая ошибка — опечатка в наименовании, неверный ИНН, перепутанная ставка. Условия сделки не менялись, значит нужен не корректировочный, а исправленный документ. В Корректировке реализации для этого выбирают вид операции Исправление в первичных документах. Программа сформирует исправленный УПД с номером и датой исправления; у счёта-фактуры внутри — отдельные поля «исправление №…».

Почему УПД печатается не так, как нужно

Большинство вопросов по выводу УПД сводятся к нескольким причинам. Прежде чем искать ошибку в программе, проверьте статус документа и заполнение справочников.

Отдельно про «две счёта-фактуры»: если вы при статусе 1 вручную ещё и создали документ «Счёт-фактура выданный», в книге продаж запись задвоится. При статусе 1 счёт-фактура уже внутри УПД — отдельный документ выписывать не нужно.

Частые вопросы