Оклад, часовой тариф или сдельщина: как перевести сотрудника на другую систему оплаты в ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 метод начисления устанавливают не в карточке сотрудника, а кадровым документом: при приеме — в документе «Прием на работу», позже — в «Кадровом переводе» или «Изменении оплаты труда». На закладке «Оплата труда» выбирают вид начисления (например, «Оклад по дням» или «Оплата по часовому тарифу»), размер и дату, с которой действует новое условие.

Типичная ситуация: склад переводят с оклада на часовую ставку с 1-го числа, а бухгалтер правит сумму прямо в начислении зарплаты. Расчет за месяц сходится, но в следующем месяце программа снова ставит оклад. Правильный путь — кадровый документ: тогда новая система оплаты закрепится в истории сотрудника и корректно уйдет в отпускные, больничные и налоги.

Что проверить до смены метода начисления

Смена системы оплаты в ЗУП — это изменение условий трудового договора. Сначала оформляют дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ), потом отражают его в программе той же датой.

Перед тем как открывать документы, соберите исходные данные:

• 📅 дату, с которой действует новое условие. Если она в закрытом месяце, ЗУП сделает перерасчет — к этому нужно быть готовым;
• 💰 размер — новый оклад, часовую или дневную ставку, расценку;
• 🕒 график работы сотрудника. Для часового тарифа важна норма часов, для оклада по дням — норма дней. Неверный график дает неверную сумму при любом методе;
• 📋 штатное расписание, если оно ведется. При включенной проверке соответствия кадровый документ не даст поставить начисление, которого нет в позиции штатного расписания.

Проверку штатного расписания смотрят в Настройка → Кадровый учет. Если там включен флажок «Проверять соответствие кадровых документов штатному расписанию», сначала меняют позицию документом «Изменение штатного расписания», и только потом — оплату сотрудника.

Какие методы начисления есть в ЗУП 3.1 и как добавить свой

Метод начисления в ЗУП — это вид начисления. Справочник открывается из Настройка → Начисления. Поставляемые виды покрывают основные системы оплаты:

Часть видов появляется в списке только после включения соответствующих возможностей в Настройка → Расчет зарплаты. Если вы не видите почасовых или сдельных вариантов, откройте эту настройку и отметьте нужные виды оплаты.

Оклад по дням или по часам: как выбрать

Сумма за полностью отработанный месяц одинакова при обоих методах. Разница появляется, когда месяц отработан не целиком.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней по 8 часов, норма 160 часов. Сотрудник отработал 15 дней, в том числе один сокращенный день по 4 часа — итого 116 часов.

• «Оклад по дням»: 60 000 / 20 × 15 = 45 000 ₽;
• «Оклад по часам»: 60 000 / 160 × 116 = 43 500 ₽.

Для пятидневки с ровными днями выбирают оплату по дням. Для сменного графика, где смены бывают по 8, 11 и 12 часов, и для суммированного учета — по часам: иначе длинная и короткая смена будут стоить одинаково.

Когда нужен свой вид начисления

Свой вид создают, если формула отличается от поставляемой. Например, оклад с персональным коэффициентом или ставка, зависящая от разряда.

Порядок такой:

1. Откройте Настройка → Начисления и скопируйте ближайший по смыслу вид — так сохранятся настройки учета времени и налогов.
2. Задайте понятное наименование и код, чтобы его не перепутали с поставляемым.
3. На закладке с формулой опишите расчет через показатели. Показатель, который вводится по каждому сотруднику (например, «Персональный коэффициент»), должен быть описан как вводимый в кадровом документе.
4. Проверьте закладки по налогам и среднему заработку — о них отдельный раздел ниже.

Не переписывайте формулу поставляемого «Оклада по дням», которым уже считаются люди. Изменение затронет всех сотрудников с этим начислением, а при перерасчете — и прошлые месяцы. Безопаснее создать новый вид и перевести на него нужных работников документом.

Как изменить метод начисления у одного сотрудника

Для одного человека подходят два документа. Выбор зависит от того, меняется ли что-то кроме оплаты.

Кадровый перевод создают в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. «Изменение оплаты труда» быстрее всего найти поиском по названию в строке поиска интерфейса или в списке документов раздела «Зарплата».

Пошагово через «Изменение оплаты труда»

1. Создайте документ, укажите организацию и сотрудника.
2. Поставьте дату изменения — первое число, с которого действует допсоглашение.
3. В табличной части начислений найдите старое начисление (например, «Оклад по дням») и удалите строку. Именно удаление строки означает, что с этой даты начисление прекращается.
4. Добавьте новое — например, «Оплата по часовому тарифу» — и введите ставку.
5. Если у сотрудника есть надбавки, процент от оклада, премии — проверьте, на какую базу они рассчитываются. Процентная надбавка «от оклада» после перехода на тариф может посчитаться от нуля.
6. Проведите документ.

В кадровом переводе всё то же самое, только на закладке «Оплата труда» и с флажком, что меняется оплата.

Если дата изменения в прошлом

Документ с датой в уже рассчитанном месяце ЗУП примет. При следующем начислении зарплаты программа предложит перерасчет прошлых периодов, и разница уйдет в текущий месяц отдельными строками.

Перерасчет больничных и отпусков, которые попали в измененный период, не всегда делается автоматически. Проверьте их отдельно: откройте эти документы и посмотрите, требуется ли исправление.

Массовая смена условий оплаты труда

Когда переводят цех или весь отдел, вводить документ на каждого долго. В ЗУП 3.1 есть групповые варианты:

• 👥 Кадровый перевод списком — если вместе с оплатой меняется подразделение, должность или график;
• 💼 Изменение оплаты труда со списком сотрудников — если меняются только начисления и их размер;
• 🔁 Изменение плановых начислений — когда нужно добавить или убрать одно начисление (например, новую надбавку) у группы людей, не трогая основную оплату.

Порядок работы со списочным документом:

1. Создайте документ и заполните сотрудников подбором или кнопкой автозаполнения по подразделению.
2. Укажите общую дату изменения.
3. Отредактируйте начисления: удалите старое, добавьте новое, задайте размер. Для каждого сотрудника строку можно поправить отдельно.
4. Проведите документ и выборочно откройте 2–3 сотрудников, чтобы убедиться, что изменения встали.

Если штатное расписание ведется, а оплата меняется у всех на одной позиции, логичнее начать с «Изменения штатного расписания». В нем можно сразу изменить начисления позиции, а затем перенести новые условия в кадровые данные людей на этих местах.

Как новая система оплаты влияет на средний заработок, НДФЛ и взносы

Смена метода — это не только сумма за текущий месяц. От настроек вида начисления зависит, как он поведет себя в отпускных, больничных и налоговой отчетности.

Средний заработок

Отпускные и командировочные считаются по правилам ст. 139 ТК РФ и Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 922. В ЗУП включение начисления в базу задается в карточке вида начисления, на закладке про средний заработок.

Что проверить у нового вида:

• ✅ начисление включается в базу для расчета среднего заработка;
• ✅ указано, как учитывается время — чтобы отработанные дни и часы корректно попали в расчет;
• ✅ для пособий по нетрудоспособности — начисление облагается взносами, иначе оно не попадет в базу пособия.

Если вы создали свой вид копированием поставляемого, эти настройки обычно уже стоят. Если создавали с нуля — проверьте каждую.

Повышение оплаты и индексация

Если оклады повышаются у всей организации или подразделения, средний заработок за прошлые месяцы нужно проиндексировать. Это требование Положения № 922 при повышении заработка.

В документах изменения оплаты ЗУП позволяет отметить, что изменение является повышением для целей среднего заработка. Отметку ставят только при общем повышении. При переводе одного сотрудника на другую систему оплаты индексацию не отмечают — иначе завысите отпускные.

НДФЛ и страховые взносы

На закладке Налоги, взносы, бухучет вида начисления задаются:

• код дохода НДФЛ (для оплаты труда — 2000);
• вид дохода для страховых взносов (обычно облагается полностью);
• способ отражения в бухучете.

При копировании вида эти поля переносятся. Ошибка здесь проявится не в расчете зарплаты, а в 6-НДФЛ и расчете по взносам. Поэтому новый вид проверяют до первого расчета.

Как проверить расчет после изменения метода начисления

После проведения документов и расчета зарплаты пройдитесь по короткому списку.

1. Расчетный листок за месяц изменения. В нем должны быть видны старое и новое начисления с правильными периодами, а у почасовиков — количество часов.
2. Начисление зарплаты: откройте строку сотрудника и посмотрите показатели расчета — норму, отработанное время, ставку.
3. Табель или график: для часового тарифа сверьте часы с табелем. Если часов ноль, проблема в графике или учете времени, а не в начислении.
4. Следующий месяц: убедитесь, что старое начисление не вернулось. Если вернулось — его удалили в документе не с той даты или документ не проведен.

Частые вопросы