Подключаем файл отчета .erf к базе 1С 8.3: разово и для всех пользователей

Установить внешний отчет в 1С 8.3 можно двумя способами. Разово — через главное меню Файл → Открыть (или Ctrl+O): выбираете файл .erf, отчет запускается, но после закрытия программы его снова придется искать на диске. Постоянно — через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки: файл загружается в базу, получает место в разделе и доступен всем, кому вы его назначите.

Первый способ подходит, чтобы проверить отчет от программиста или посмотреть цифры один раз. Второй — для отчетов, которыми пользуются регулярно, особенно если в базе работает больше одного человека. Порядок действий одинаков для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигураций на БСП: механизм дополнительных отчетов у них общий.

Что проверить до установки внешнего отчета

Внешний отчет — это отдельный файл с расширением .erf. Обработки выглядят так же, но имеют расширение .epf. Устанавливаются они одинаково, поэтому все сказанное ниже относится к обоим типам файлов.

Перед подключением ответьте на четыре вопроса:

• 📄 Для какой конфигурации написан отчет. Отчет обращается к справочникам, регистрам и документам конкретной программы. Отчет для УТ 11 в Бухгалтерии 3.0 почти наверняка упадет с ошибкой.
• 🔢 Под какую версию платформы он сохранен. Файл, сохраненный в Конфигураторе более новой платформы, на старой может не открыться. Номер вашей платформы виден в окне ≡ → Справка → О программе.
• 🔐 Есть ли у вас права. Для разового открытия нужна роль интерактивного открытия внешних отчетов и обработок. Для добавления в справочник — права на изменение дополнительных отчетов. Обычно они есть у администратора базы.
• 🧾 Откуда файл. Внешний отчет выполняет произвольный код с правами вашего пользователя. Он может не только читать данные, но и менять их.

Если отчет вам прислали архивом, распакуйте его в обычную папку. Открыть .erf прямо из архива или из вложения письма часто не получается: программа видит временный путь, который тут же исчезает.

Способ 1. Открыть внешний отчет через меню «Файл»

Этот вариант не требует настроек и ничего не меняет в базе. Он работает в тонком клиенте, в толстом и в файловом режиме.

1. Запустите 1С в режиме «1С:Предприятие».
2. Нажмите кнопку главного меню ≡ в левом верхнем углу окна.
3. Выберите Файл → Открыть или нажмите Ctrl+O.
4. Укажите файл .erf на диске и нажмите «Открыть».
5. Если появится предупреждение безопасности, прочитайте его и подтвердите открытие, только если доверяете источнику.
6. Заполните период и отборы в форме отчета и нажмите «Сформировать».

Предупреждение безопасности показывает сама платформа. Оно включается флажком защиты от опасных действий в свойствах пользователя. Отключать его ради удобства не стоит: это последний барьер перед запуском чужого кода.

У разового способа есть ограничения:

• 🔁 после закрытия формы отчет надо открывать заново, с выбором файла;
• 👥 каждому пользователю нужен доступ к файлу и право интерактивного открытия;
• 🗂 сохраненные настройки и варианты привязаны к пути файла, при переносе на другой диск они теряются.

Способ 2. Добавить отчет в справочник дополнительных отчетов

Так отчет становится частью базы: файл хранится внутри нее, а пользователи открывают его из раздела программы, как типовой.

Включаем механизм дополнительных отчетов

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Установите флажок «Дополнительные отчеты и обработки».
3. Ниже станет активна ссылка «Дополнительные отчеты и обработки» — перейдите по ней.

Флажок ставится один раз на всю базу. В ЗУП 3.1 и УТ 11 путь тот же, раздел называется так же.

Загружаем файл

1. В списке нажмите «Добавить из файла…».
2. Программа покажет предупреждение о том, что внешние файлы могут быть небезопасны. Подтвердите, если доверяете источнику.
3. Выберите файл .erf.
4. Откроется карточка отчета. Наименование, вид и версия подтянутся из самого файла.

Последний пункт срабатывает, только если программист заложил в отчет регистрационные сведения — экспортную функцию СведенияОВнешнейОбработке() в модуле объекта. Без нее справочник файл не примет. Такой отчет можно открыть только первым способом или попросить автора доработать его под БСП.

Что означают поля карточки

Вид определяет, где искать отчет после установки:

• 📊 Дополнительный отчет — открывается из раздела, указанного в «Размещении». В нужном разделе появится команда «Дополнительные отчеты», внутри — ваш отчет.
• 📎 Отчет (контекстный) — привязан к объектам: документам или справочникам. Он появится в форме этого объекта, в подменю отчетов. Список объектов задает автор в регистрационных сведениях.

После заполнения карточки нажмите «Записать и закрыть». Отчет установлен в базу.

Как открыть доступ к внешнему отчету всем пользователям

Сама загрузка в справочник еще не значит, что отчет увидят коллеги. Видимость определяют три вещи.

Размещение по разделам. В карточке, на закладке с командами, нажмите «Размещение» и отметьте разделы. Если не отметить ни одного, команда никуда не попадет, хотя отчет записан.

Быстрый доступ. В таблице команд карточки есть колонка «Быстрый доступ». Двойной клик по ней откроет список пользователей. Отмеченные увидят отчет сразу на панели раздела. Остальные смогут добавить его себе сами через настройку панели.

Права пользователей. Открыть дополнительный отчет может только тот, у кого есть право на использование дополнительных отчетов и обработок. Права выдаются через группы доступа:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Найдите группу сотрудника и посмотрите ее профиль.
3. Убедитесь, что в профиле есть роль использования дополнительных отчетов и обработок. Если ее нет, создайте копию профиля с этой ролью и назначьте ее группе.

Если отчет должен видеть один человек, а не весь отдел, достаточно оставить быстрый доступ только ему. Скрыть отчет от остальных полностью можно только правами: команда в разделе видна всем, у кого есть роль использования.

После всех настроек попросите пользователя перезапустить 1С. Командные панели разделов строятся при входе, и новый отчет может не появиться в уже открытом сеансе.

Настройка параметров и вариантов внешнего отчета

Отчеты на системе компоновки данных ведут себя как типовые: у них есть настройки, отборы и сохраняемые варианты.

Настройки формы

В форме отчета нажмите «Настройки». В зависимости от того, как отчет сделан, вы увидите:

• 📅 период и основные отборы — организация, склад, подразделение;
• 📋 группировки строк и колонок;
• 🎨 условное оформление — например, выделение отрицательных остатков красным;
• ➕ дополнительные поля, если автор их не скрыл.

Набор настроек определяет автор. Если нужного поля нет в списке, его не включить из формы — нужна доработка файла.

Варианты

Настроенный вид отчета можно сохранить как вариант:

1. Настройте отчет и сформируйте его, чтобы проверить результат.
2. В меню формы «Еще» выберите команду сохранения варианта.
3. Введите название, например «Остатки по складу Север».
4. Укажите, кому доступен вариант: только вам или всем пользователям.

Варианты дополнительного отчета хранятся в базе и привязаны к записи справочника. При обновлении файла на новую версию они обычно сохраняются, если автор не поменял состав полей.

Рассылка по расписанию

Дополнительный отчет можно включить в рассылку отчетов, если в вашей конфигурации она есть. Отчет сформируется по расписанию и уйдет на почту. Для отчетов, открытых через Файл → Открыть, такой возможности нет: их нет в базе.

Ошибки при запуске внешнего отчета и что с ними делать

Большинство проблем видно по тексту сообщения. Нажмите на симптом ниже, чтобы увидеть причину.

Если отчет падает в клиент-серверной базе, а в файловой копии работает, дело может быть в безопасном режиме. Дополнительные отчеты в БСП подключаются с ограничениями: им запрещено, например, читать файлы на диске сервера без явного разрешения. Если отчету нужен такой доступ, при загрузке программа запросит разрешения, и их должен подтвердить администратор.

Как обновить или удалить внешний отчет

Обновление на новую версию

Когда программист присылает исправленный файл, не добавляйте его второй записью. Получите два одинаковых отчета в разделе и путаницу в вариантах. Правильный порядок:

1. Откройте справочник дополнительных отчетов и обработок.
2. Откройте карточку нужного отчета.
3. В меню «Еще» выберите «Загрузить из файла…» и укажите новый .erf.
4. Сверьте номер версии в карточке: он должен смениться на новый.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Размещение, быстрый доступ и варианты при этом сохраняются. Старую версию на всякий случай выгрузите из той же карточки командой выгрузки в файл, прежде чем загружать новую.

Отчет, открытый через Файл → Открыть, обновляется просто заменой файла на диске. Перед этим закройте его форму у всех пользователей, иначе Windows не даст перезаписать файл.

Временное отключение и удаление

Режим отладки удобен для обновлений: вы загружаете новую версию, переключаете публикацию, проверяете отчет под администратором, и только потом возвращаете «Используется».

Перед окончательным удалением проверьте, не используется ли отчет в рассылках. Удаление помеченных объектов покажет ссылки, если они есть.

Частые вопросы