Пересортица товаров в 1С: от инвентаризации до зачёта и списания

Устранить пересортицу в 1С можно двумя путями. В 1С:Бухгалтерии 3.0 её закрывают через документ Инвентаризация товаров, на основании которого создают Оприходование товаров (излишек одного сорта) и Списание товаров (недостача другого). В 1С:Управлении торговлей 11 и КА 2 / ERP есть отдельный документ «Пересортица товаров»: он одним движением переносит количество с одной позиции на другую.

Выбор простой. Если расхождение — явная путаница двух похожих позиций (одна номенклатура в минусе, соседняя в плюсе на то же количество), в УТ хватит одного документа пересортицы. Если суммы не сходятся или позиций много, сначала проводят полную инвентаризацию и только потом решают, что зачитывать, а что списывать.

Откуда берётся пересортица на складе

Пересортица — это когда по факту на складе одного товара больше, а другого, похожего, меньше на сопоставимое количество. Деньги при этом почти не потеряны, но учёт врёт по обеим позициям.

Типичные причины:

• 📦 Ошибка при приёмке. Кладовщик принял «Кабель ВВГ 3×2,5», а в документ поступления попал «ВВГ 3×1,5».
• 🔀 Ошибка при отгрузке. Отпустили не тот артикул, а в реализации стоит правильный.
• 🏷️ Дубли в справочнике номенклатуры. Один и тот же товар заведён дважды: часть поступлений идёт на одну карточку, часть на другую.
• 📏 Путаница с характеристиками и сериями (размер, цвет, партия) в УТ и ERP, где учёт ведётся в разрезе характеристик.
• ⚖️ Единицы измерения. Пришло в упаковках, продано в штуках, а коэффициент в карточке указан неверно.
• 🧾 Непроведённые или задним числом перепроведённые документы. Остаток на дату инвентаризации «плывёт».

Последние два пункта — не настоящая пересортица, а ошибка учёта. Её исправляют правкой документов и справочника, а не зачётом.

Подготовка базы перед инвентаризацией

Если пропустить подготовку, инвентаризационная опись покажет ложные расхождения. Минимум, который стоит сделать:

1. Проведите все документы за период. В БП 3.0 удобно запустить Операции → Закрытие периода → Групповое перепроведение документов за месяц, в котором будет инвентаризация. Перед массовым перепроведением сделайте резервную копию базы — оно меняет движения во всех документах периода.
2. Найдите отрицательные остатки. В БП — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 41 (или 10, 43) с детализацией по номенклатуре и складам. В УТ 11 — отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по складу.
3. Запретите уход в минус на время пересчёта. В БП 3.0 проверьте флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков» в Администрирование → Проведение документов. Если он включён, база спокойно проводит отгрузки «в минус» — так пересортица и копится незаметно.
4. Проверьте справочник на дубли. Отсортируйте список номенклатуры по наименованию и артикулу, поищите карточки с почти одинаковыми названиями.
5. Зафиксируйте дату. После даты описи никто не должен проводить документы по этому складу задним числом.

Инвентаризация товаров: создаём и заполняем документ

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, нажмите Создать.
2. Укажите организацию, склад и дату. Дата — конец дня пересчёта.
3. На вкладке «Товары» нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Колонка «Количество учётное» заполнится данными базы.
4. Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) для комиссии. Комиссия считает товар и пишет факт.
5. Внесите фактические данные в колонку «Количество фактическое». Отклонение программа рассчитает сама.
6. Запишите документ. Проводок он не формирует — это только фиксация результатов.

Дальше смотрите на колонку отклонений. Пересортица выглядит характерно: две-три похожие позиции, у одной «+», у другой «−», суммарно по количеству около нуля.

В 1С:Управлении торговлей 11 и КА 2 / ERP

Здесь пересчёт ведут документом «Пересчёт товаров» в разделе Склад и доставка. У документа есть статусы: подготовлено, выполняется, выполнено. Задание на пересчёт печатают для кладовщиков, фактические данные вносят в тот же документ.

После перевода пересчёта в выполненный статус расхождения оформляют складскими документами: «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров» и «Пересортица товаров». Их создают на основании пересчёта или из рабочего места оформления складских излишков и недостач.

Как работает зачёт пересортицы

Зачёт — это когда излишек одной позиции и недостачу другой гасят друг другом, не списывая недостачу на расходы.

По Методическим указаниям по инвентаризации (приказ Минфина № 49) взаимный зачёт допускается в виде исключения и только при четырёх условиях одновременно:

Если по количеству не совпадает, зачитывают меньшую величину. Остаток излишка приходуют, остаток недостачи списывают по общим правилам.

Комиссия обязана объяснить причину пересортицы в протоколе. Без такого объяснения зачёт выглядит как подгонка остатков, и при проверке его могут не принять.

Как это делается в программе

• УТ 11, КА 2, ERP. Документ «Пересортица товаров»: в строке указываете товар, учётный остаток которого надо уменьшить (по факту его меньше), товар, на который переносится количество (по факту его больше), и само количество. Одна строка — одна пара позиций. Себестоимость переносится механизмом расчёта себестоимости при закрытии месяца.
• БП 3.0. Отдельного документа пересортицы нет. Зачёт делают парой документов на основании инвентаризации: Оприходование товаров по излишкам и Списание товаров по недостачам. «Зачётом» это становится через учётную политику и протокол комиссии: обе операции отражаются в одном периоде, разница по стоимости — отдельной суммой.

Ручное исправление: оприходование, списание и разница в цене

Если пересортица оказалась ошибкой ввода, проще исправить исходный документ. Пример: в поступлении от 03.09 перепутан артикул. Исправьте номенклатуру в самом поступлении и перепроведите его, а затем все документы по этому товару после него. Инвентаризационный зачёт тут не нужен.

Если исходный документ найти нельзя или период закрыт, оформляют результаты инвентаризации.

Пошагово в БП 3.0

1. Откройте записанный документ инвентаризации.
2. Нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. В документ попадут строки с излишками.
3. Проверьте цены. Излишек в БП оценивают по текущей рыночной стоимости; при пересортице на практике используют цену, сопоставимую с учётной стоимостью перепутанного товара.
4. Проведите оприходование.
5. Снова на основании инвентаризации создайте Списание товаров. В него попадут строки с недостачами.
6. Проведите списание. Недостача ляжет на счёт 94.
7. Отдельным документом Операция (вручную) отнесите сумму с 94: на виновное лицо или на прочие расходы.

Что получится в проводках БП 3.0

Пример на числах. Недостача сорта А — 10 шт по учётной стоимости 500 руб., итого 5 000 руб. Излишек сорта Б — 10 шт, его оценили по 420 руб., итого 4 200 руб. Зачитывается 10 шт. Разница 5 000 − 4 200 = 800 руб. — это реальный ущерб. Его относят на кладовщика (если вина установлена) или на прочие расходы.

Если наоборот излишек дороже недостачи, превышение остаётся в доходе через оприходование. Подгонять цену излишка под цену недостачи, чтобы разница стала нулём, нельзя — оценка должна быть обоснованной.

Учёт результатов в бухгалтерии и налогах

Что важно для бухгалтера после оформления:

• 📑 Бухгалтерский учёт. Излишки по ФСБУ 5/2019 принимаются к учёту как запасы; в БП это приход на 41 (10, 43) в корреспонденции с прочими доходами. Недостача сначала копится на 94, потом закрывается.
• 💰 Налог на прибыль. Стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, — внереализационный доход по статье 250 НК РФ. Недостачу без виновника признать в расходах сложнее: нужен документ уполномоченного органа о том, что виновные не установлены. Без него сумма с 94 уходит в расходы только в бухучёте.
• 🧾 НДС. По списанной недостаче налоговые органы обычно требуют восстановить ранее принятый к вычету НДС; позиция по этому вопросу спорная, решение — за главным бухгалтером. В БП восстановление делают документом Восстановление НДС или в табличной части списания, если выбран такой вариант.
• 👤 Удержание с работника. Если ущерб относят на кладовщика, нужно согласие или основания по ТК РФ и приказ. Начисление удержания делается в зарплатной программе (ЗУП или зарплатный модуль БП), а не в складской.

Как не допустить пересортицу снова

Технические меры в 1С:

• 🔢 Штрихкоды на всех позициях. Приёмка и отгрузка со сканером резко сокращают путаницу сортов.
• 🚫 Запрет отрицательных остатков — флажок в БП и контроль остатков при проведении в УТ. Минус по одной позиции почти всегда означает плюс по соседней.
• 🧹 Чистка номенклатуры. Обязательный артикул, шаблон наименования, один человек отвечает за создание карточек.
• 📐 Проверка единиц измерения и коэффициентов упаковок при заведении карточки.
• 📆 Регулярные выборочные пересчёты, а не одна годовая инвентаризация. Чем короче период, тем проще найти документ, где ошиблись.

Организационные меры:

• закреплённые места хранения похожих товаров на расстоянии друг от друга;
• двойной контроль при отгрузке позиций, которые путали раньше;
• отчёт по отрицательным остаткам раз в неделю ответственному за склад.

Если после зачёта цифры всё равно не сходятся

Такое бывает, и чаще всего по одной из трёх причин:

1. Документы проведены задним числом после инвентаризации. Остаток на дату описи изменился. Перезаполните учётное количество в инвентаризации и сравните со старой версией.
2. Не закрыт месяц (УТ 11, КА, ERP). Себестоимость переносится только при расчёте, до этого отчёты показывают не итоговую картину.
3. Списание по партиям или ФИФО в БП. Списание недостачи забирает стоимость не той партии, что ожидалось. Проверьте способ оценки запасов в учётной политике.

Если причину не найти, помогает отчёт Анализ субконто по номенклатуре в БП или движения документа по регистрам в УТ: так видно, какой документ сдвинул остаток.

Частые вопросы