Как устроить работника в 1С: ЗУП 3.1 — от карточки физлица до сведений ЕФС-1

Чтобы принять сотрудника в 1С ЗУП 3.1 , заведите его в Кадры → Сотрудники, затем создайте документ «Прием на работу» в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. В документе укажите дату, подразделение, должность, оклад, график и аванс, проведите его и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор.

Дальше — сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа. Ниже по шагам: что подготовить, чтобы устроить работника без исправлений задним числом, и где программа чаще всего подводит новичков.

1. Карточка сотрудника и физическое лицо: с чего начинается прием

В ЗУП 3.1 два связанных объекта:

• 👤 Физическое лицо — человек: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес.
• 💼 Сотрудник — его трудовые отношения с конкретной организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место плюс внутреннее совместительство или работа в двух организациях базы.

Новый человек заводится сразу через Кадры → Сотрудники → Создать. Физическое лицо программа создаст сама при записи карточки. Список физлиц тоже есть в разделе «Кадры», но вручную начинать с него не нужно.

Что заполнить до проведения приема

1. ФИО, пол, дату рождения. Пол и дата рождения влияют на отчетность, не оставляйте их пустыми.
2. ИНН и СНИЛС. Без СНИЛС не сформируются ЕФС-1 и персонифицированные сведения.
3. Удостоверение личности: вид документа, серию, номер, дату выдачи. Для иностранцев — гражданство и статус застрахованного.
4. Адрес регистрации и фактического проживания.
5. Раздел о налоге на доходы: статус налогоплательщика (резидент или нет) и заявления на стандартные вычеты, если сотрудник их принес.

Доходы с прежнего места работы

Если сотрудник пришел в середине года и хочет вычет на детей, запросите у него справку о доходах с прошлой работы. Стандартный вычет на ребенка дают, пока доход с начала года не превысит 450 000 руб. Справку внесите в карточку сотрудника, в разделе по налогу на доходы — тогда программа сама остановит вычет в нужном месяце.

2. Подразделение, должность и график работы до оформления приема

Документ приема выбирает значения из справочников. Если их нет, заполнение встанет на середине.

Штатное расписание: включено или нет

Режим задается в Настройка → Кадровый учет, флажком использования штатного расписания.

• ✅ Включено. В приеме вы выбираете позицию штатного расписания, а оклад и надбавки подтягиваются из нее. Если позиции нет или ставки заняты, программа предупредит.
• ➖ Выключено. Должность и начисления указываются в документе вручную.

Для небольшой организации на 10–20 человек вести штатное в ЗУП не обязательно. Но если оно включено, сначала утвердите позицию, а потом принимайте человека. Обратный порядок дает расхождения в отчетах по штату.

График работы

Типовой график пятидневки с 40-часовой неделей обычно создается при начальной настройке. Для сменщиков, сокращенной недели или суммированного учета заведите отдельный график и обязательно заполните его на год кнопкой заполнения в форме графика.

3. Документ «Прием на работу» в ЗУП 3.1 по шагам

Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. Тот же документ можно создать из карточки сотрудника: так его поля заполнятся сразу.

Вкладка «Главное»

1. Организация и сотрудник. Если в базе одна организация, она подставится сама.
2. Дата приема — первый рабочий день. Не дата подписания договора и не дата приказа, если они разные.
3. Подразделение и должность (или позиция штатного расписания).
4. Вид занятости: основное место работы, внешнее совместительство или внутреннее совместительство.
5. Количество ставок. Для совместителя обычно 0,5 или меньше: по ТК совместитель работает не больше половины месячной нормы.
6. Испытательный срок — число месяцев. По ст. 70 ТК РФ — до 3 месяцев, для руководителя и главного бухгалтера — до 6.

Вкладка «Оплата труда»

Здесь указывают график работы, начисления и способ расчета аванса. Подробно — в следующем разделе.

Вкладка «Трудовой договор»

• номер и дата договора;
• срочный он или бессрочный, для срочного — дата окончания и основание;
• условия труда и характер работы, если их нужно вывести в печатную форму.

Проведение

Нажмите Провести и закрыть. С даты приема сотрудник попадет в табель, расчет зарплаты и кадровые отчеты.

Документ с будущей датой можно провести заранее, но в расчет он попадет только с даты приема. Если человек не вышел, документ не удаляют, а отменяют проведение и помечают на удаление, пока по нему нет начислений.

4. Начисления, аванс и удержания нового сотрудника

Плановые начисления

На вкладке «Оплата труда» добавьте основное начисление:

• 💰 Оплата по окладу — для месячного оклада;
• ⏱ Оплата по часовому тарифу — для почасовиков и сменщиков;
• 📅 Оплата по дневному тарифу — для оплаты за отработанные дни.

Если нужного вида нет в списке, его создают или включают в Настройка → Начисления. Надбавки, районный коэффициент и северную надбавку программа покажет, только если они включены в настройках расчета зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты).

Пример. Оклад 60 000 руб., прием 15-го числа месяца с 22 рабочими днями. С 15-го по конец месяца пусть 13 рабочих дней. Программа начислит 60 000 / 22 × 13 = 35 454,55 руб. Ничего вручную пересчитывать не нужно: долю месяца она возьмет из графика.

Аванс

Способ задается в том же документе:

Удержания

В документе приема удержаний нет. Их оформляют отдельными документами после проведения приема:

• 📄 исполнительный лист, который принес сотрудник или прислали приставы;
• 🤝 профсоюзные взносы;
• 🛡 добровольное страхование или иные удержания по заявлению сотрудника.

Найти нужный документ проще всего в разделе «Зарплата»: удержания собраны там отдельной группой команд.

5. Приказ Т-1, трудовой договор и ознакомление работника

Печать — кнопкой Печать в документе «Прием на работу». В меню доступны:

• 🖨 приказ о приеме на работу (Т-1);
• 🖨 трудовой договор;
• 🖨 личная карточка Т-2 — она печатается из карточки сотрудника или кадровых отчетов.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны: можно утвердить свою форму приказа. Но печатные формы ЗУП построены на Т-1, и большинство организаций оставляют ее.

Сроки по Трудовому кодексу

Документы, которые сотрудник предъявляет при приеме (паспорт, СНИЛС, документ об образовании и др.), перечислены в ст. 65 ТК РФ. Сверьте с ними данные в карточке до печати: ошибку в ФИО или паспорте исправлять после подписания приказа неприятно.

6. ЕФС-1 и другие обязанности после приема сотрудника

Проведенный прием — кадровое мероприятие для электронной трудовой книжки. Сведения о нем подают в СФР (бывший ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд с 2023 года) в составе ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности.

Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Приказ 14-го — сведения до конца 15-го.

Как сформировать:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте документ сведений о трудовой деятельности и заполните его — программа соберет проведенные приемы за период.
3. Проверьте код выполняемой функции по ОКЗ: без него сведения не примут. Код удобнее один раз указать в должности.
4. Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл для другой системы сдачи.

Что еще не забыть

• 🪖 Военнообязанный сотрудник — сведения о приеме в военкомат в двухнедельный срок.
• 🌍 Иностранец — уведомление МВД о заключении договора в течение 3 рабочих дней.
• 📝 Трудовая книжка: у тех, кто впервые устроился на работу с 2021 года, она ведется только в электронном виде. Бумажную книжку остальных сотрудников принимайте и храните, если они сохранили ее за собой.

7. Отчеты для проверки кадрового состава после приема

После проведения документа загляните в Кадры → Кадровые отчеты. Там собраны отчеты для сверки состава и личных данных:

• 📊 Штатные сотрудники — кто числится в организации на дату, с подразделениями и должностями. Проверьте, что новый сотрудник там есть с правильной датой.
• 📋 Личные данные сотрудников — паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса. Удобно выгрузить и проверить, что пустых полей нет.
• 📈 Анализ штатного расписания — сравнение занятых и свободных ставок, если штатное ведется.

Для расчетной стороны сформируйте пробный расчет: создайте начисление зарплаты за месяц приема, заполните и посмотрите строку нового сотрудника. Если сумма нулевая или странная, почти всегда виноват график, ставка или неверный вид начисления. Документ можно не проводить, а удалить после проверки.

8. Частые ошибки при приеме сотрудника в ЗУП

Еще одна неочевидная ошибка — исправление даты приема после выплаты первой зарплаты. Программа даст это сделать, но придется перерасчитать уже закрытый месяц и, возможно, подать корректирующие сведения ЕФС-1. Дату сверяйте до проведения.

9. Частые вопросы