Как оформить сотрудника на 0,5 ставки в 1С ЗУП

Полставки в 1С ЗУП 3.1 оформляют одним из двух путей: указывают долю ставки 0,5 в документе Прием на работу либо назначают сотруднику график неполного рабочего времени. На практике нужны оба механизма сразу — доля ставки делит оклад пополам, а график задаёт, сколько часов человек реально отрабатывает.

Доля ставки без неполного графика даст половину оклада, но табель покажет полную норму часов. График без доли ставки урежет часы, но оклад останется «полным» и будет пересчитываться по отработанному времени. Чтобы не ловить расхождения в отчётах, настраивают связку.

Ниже — порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси». В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровый блок проще, но логика доли ставки и неполного графика та же; отличаются лишь названия разделов.

Доля ставки и неполный график: в чём разница

Это два независимых реквизита, и путать их нельзя. Один отвечает за деньги и штатное расписание, второй — за учёт времени.

Правило простое: для настоящей работы на полставки назначьте и долю 0,5, и неполный график. Если поставить только долю, сотрудник формально будет числиться работающим полный день за половину оклада — это оспорит и трудинспекция, и сам работник.

На полставки переводят по разным причинам, и от этого зависит оформление. По инициативе работника (например, уход за ребёнком) неполное время вводят по его заявлению. По инициативе работодателя при изменении организационных условий — с уведомлением за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Если же человека сразу принимают на 0,5 ставки, достаточно прописать условие в трудовом договоре при приёме — именно этот случай разбираем дальше.

Включаем долю ставки в настройках штатного расписания

Чтобы поле доли ставки появилось в документах, нужно вести штатное расписание и разрешить дробные ставки.

1. Откройте Настройка → Кадровый учет.
2. Перейдите по ссылке настроек штатного расписания.
3. Включите ведение штатного расписания.
4. Установите флажок, разрешающий указывать долю (неполную) ставки в позициях.

После этого в позициях штатного расписания можно задавать количество ставок дробным числом, а в приёме — выбирать долю, которую займёт сотрудник.

Настраиваем график неполного рабочего времени

График — это то, что превращает «половину оклада» в законную неполную занятость по ст. 93 ТК РФ.

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Создайте новый график, например с названием Неполная 20 часов.
3. Укажите вид — неполное рабочее время.
4. Задайте расписание: 4 часа в день при пятидневке даёт 20 часов в неделю — ровно половину стандартных 40.
5. Заполните график на год кнопкой заполнения по указанным параметрам.

Для полставки возможны два режима. Можно работать по 4 часа пять дней в неделю, а можно полный день, но не каждый день (например, 2–3 дня). Оба варианта дают 0,5 нормы — выбор зависит от договорённости с работником и фиксируется в трудовом договоре.

Один раз настроенный график можно переиспользовать для всех будущих полставочников — заводить отдельный график под каждого сотрудника не нужно. Но если режимы разные (у одного 4 часа каждый день, у другого полные дни через один), графиков будет несколько, и называйте их понятно, чтобы не перепутать при приёме.

Проверить, что график заполнен правильно, удобно прямо в его форме: откройте любой месяц и посмотрите, что в рабочие дни стоит 4 часа, а в выходные и праздники — ноль. Если часы не проставились, значит график не заполнен по календарю — заполните его заново кнопкой заполнения.

Заводим физическое лицо и сотрудника

Перед приёмом в базе должна быть карточка сотрудника. Создаётся она в разделе кадров.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите создание нового.
2. Введите ФИО. Если человек в базе ещё не встречался, программа заведёт новое физическое лицо автоматически.
3. Заполните по ссылкам личные данные: дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт, гражданство и адрес.

Гражданство и статус влияют на страховые взносы и НДФЛ, поэтому их заполняют сразу, а не «потом».

Оформляем приём на работу с долей 0,5

Теперь собираем всё вместе в документе приёма.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте Прием на работу.
2. Выберите сотрудника и дату приёма.
3. Укажите подразделение и должность — выберите позицию штатного расписания.
4. В поле Доля ставки поставьте 0,5.
5. В графике работы выберите созданный ранее неполный график.
6. Проверьте оклад: он подтянется из позиции и уменьшится пропорционально доле.
7. Проведите документ.

После проведения можно распечатать приказ о приёме (унифицированная форма Т-1 или своя форма по учётной политике) и трудовой договор прямо из документа.

Сразу после проведения стоит открыть печать приказа и убедиться, что в нём отражены и неполное рабочее время, и условия оплаты. Если в печатной форме режим выглядит как полный рабочий день, значит в приёме выбран не тот график — вернитесь и поправьте поле графика до того, как отдадите документы на подпись.

Как 1С считает оклад на полставки

Разберём на числах. Пусть по позиции штатного расписания оклад полной ставки — 60 000 ₽.

• Доля ставки 0,5 → плановый оклад сотрудника: 60 000 × 0,5 = 30 000 ₽.
• За полностью отработанный месяц по неполному графику начислят эти же 30 000 ₽.
• НДФЛ 13%: 30 000 × 0,13 = 3 900 ₽.
• На руки: 30 000 − 3 900 = 26 100 ₽.

Начисление Оплата по окладу в ЗУП считает сумму как оклад, делённый на норму времени по графику и умноженный на фактически отработанные часы. При полном месяце отработанное равно норме, поэтому выходит ровно плановый оклад. Если сотрудник отболел или был в отпуске за свой счёт, сумма уменьшится пропорционально.

Посмотрим на неполный месяц. Допустим, в месяце по неполному графику 20 рабочих дней, а сотрудник отработал 16 (4 дня брал за свой счёт). Тогда оплата = 30 000 ÷ 20 × 16 = 24 000 ₽ до НДФЛ. Программа сделает этот пересчёт сама, вручную ничего делить не нужно — важно лишь, чтобы невыходы были отражены документами (отпуск, больничный, отсутствие).

Отдельно про средний заработок. Отпускные и больничные у полставочника считаются от его фактических начислений, то есть от половинного оклада. Поэтому суммы выходят примерно вдвое меньше, чем у коллеги на полной ставке с тем же окладом позиции — это нормально и не ошибка расчёта.

Начисление зарплаты проверяют в Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Там видно, какой оклад и за сколько часов начислен, а по кнопке расшифровки — как именно получилась сумма.

Проверяем занятость ставки в штатном расписании

После приёма стоит убедиться, что позиция занята именно наполовину, а не целиком.

1. Откройте отчёты по кадрам и сформируйте отчёт по штатному расписанию (штатная расстановка).
2. Найдите нужную позицию.
3. Проверьте колонку занятых ставок: по позиции должно стоять 0,5.

Если там 1, значит в приёме забыли указать долю — откройте документ и исправьте поле Доля ставки. Свободный остаток позиции (ещё 0,5) при необходимости можно отдать второму сотруднику-полставочнику: тогда одну штатную единицу делят два человека, и в расстановке по позиции будет видно две записи по 0,5.

Этот же отчёт помогает поймать перебор. Если на позицию с одной ставкой приняли полную ставку плюс половину, сумма займёт 1,5 — программа подсветит превышение планового количества ставок. Значит, либо в штатном расписании нужно увеличить число ставок по позиции, либо кого-то оформили не на ту долю. Контролировать расстановку проще на дату, поэтому в настройках отчёта задавайте конкретный день, по состоянию на который хотите видеть занятость.

Учёт рабочего времени и табель

Табель формируется по графику сотрудника автоматически. Для полставочника на графике «4 часа × 5 дней» в каждый рабочий день встанет по 4 часа явки.

Проверить можно отчётом Кадры → Отчеты по кадрам → Табель учета рабочего времени (форма Т-13). Норма за месяц в нём будет вдвое меньше, чем у сотрудника на полной ставке за тот же период.

Если человек отработал больше часов, чем положено по графику, это уже не норма, а сверхурочные или работа за пределами неполного времени — их оформляют отдельными документами и оплачивают по правилам ТК РФ, а не «докидывают» в табель вручную.

Частая путаница на этом шаге: долю 0,5 указали, но график оставили обычную пятидневку на 40 часов. Тогда в табеле встанет полная норма часов, а оклад будет половинным — и при проверке возникнут вопросы, почему человек по документам работает полный день за полставки. Поэтому график и долю всегда приводят в соответствие друг другу.

Ещё один момент — перерыв на обед. При ежедневной работе до 4 часов включительно перерыв предоставлять не обязательно; это условие удобно сразу зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре, чтобы график в 1С совпадал с реальным режимом.

Частые вопросы