Приём на работу в 1С:ЗУП 8.3: от карточки физлица до приказа

Приём сотрудника в 1С:ЗУП 8.3 держится на одном документе — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Но чтобы он провёлся без ошибок, к моменту его создания в базе уже должны быть карточка физлица, настроенный график работы и начисление по окладу. Пропустите подготовку — и программа либо не даст провести документ , либо посчитает зарплату неверно.

Полный путь выглядит так: завели физлицо и сотрудника → проверили организацию и подразделение → назначили график → оформили Приём на работу → убедились, что подтянулись начисления → распечатали приказ и подали отчёт в СФР. Ниже каждый шаг с точными пунктами меню для конфигурации ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Шаг 1. Заводим физлицо и сотрудника

В 1С:ЗУП 8.3 человек существует в двух сущностях. Физическое лицо — это паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес; оно одно на всю базу. Сотрудник — это конкретное трудоустройство в организации; у одного физлица их может быть несколько (например, основное место и внутреннее совместительство).

Начинать удобнее со справочника Кадры → Сотрудники. Нажмите Создать, введите ФИО. Программа проверит, нет ли уже такого физлица в базе:

• 🔎 Если человек раньше где-то работал в этой базе — выберите существующее физлицо, чтобы не плодить дубли.
• 🆕 Если его нет — создастся новое физическое лицо, привязанное к сотруднику.

Из карточки сотрудника по ссылкам заполните:

1. Личные данные — дата рождения, пол, гражданство.
2. Паспортные данные и адрес — серия, номер, кем выдан; адрес регистрации.
3. ИНН и СНИЛС — без СНИЛС отчёт в СФР не пройдёт форматный контроль.
4. Налог на доходы — право на стандартные вычеты (на детей), если заявление подано.

СНИЛС и ИНН относятся к физлицу, оклад и должность — к сотруднику. Это разделение важно помнить, когда данные подтягиваются «не из той» карточки.

Здесь же решается вопрос с трудовой книжкой. Если человек устраивается на работу впервые (первая запись о трудовой деятельности после 2020 года), сведения ведутся только в электронном виде — бумажная книжка ему не заводится. Если стаж уже есть, работник ранее подавал заявление о выборе формы: бумажная плюс электронная либо только электронная. Отметьте выбранный вариант в карточке — от него зависит, нужно ли вносить запись в бумажную книжку вдобавок к отчёту ЕФС-1.

Шаг 2. Проверяем организацию и подразделение

Приём оформляется в конкретную организацию. Откройте Настройка → Организации и убедитесь, что заполнены реквизиты, которые попадут в трудовой договор и приказ: полное и краткое наименование, ИНН/КПП, регистрация в СФР, ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер).

Подразделение выбирается в документе приёма, поэтому структура должна существовать заранее. Проверьте Настройка → Подразделения. Если нужного подразделения нет, создайте его до оформления приёма — в самом документе на лету это делать неудобно.

Там же, в подразделении или в штатном расписании, живёт должность. В ЗУП возможны два режима:

Шаг 3. Создаём и назначаем график работы

График работы определяет норму времени и напрямую влияет на расчёт оклада и отпускных. Без назначенного графика документ приёма провести нельзя.

Откройте Настройка → Графики работы сотрудников. Для стандартной пятидневки:

1. Нажмите Создать.
2. Задайте имя — например, «Пятидневка 40 часов».
3. Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» или готовый вид (5-дневная, 40 часов в неделю).
4. Укажите часы по дням недели.
5. Нажмите Заполнить график на нужный год и запишите.

Для сменного и суммированного учёта создаётся отдельный график с указанием цикла смен и учётного периода (месяц, квартал, год). При суммированном учёте норма времени считается не за неделю, а за весь учётный период — это влияет на оплату сверхурочных и работы в праздники, поэтому ошибаться в настройке цикла нельзя. График выбирается в документе приёма в поле График работы.

Один и тот же график назначается многим сотрудникам, поэтому не плодите почти одинаковые графики под каждого человека. Если расписание индивидуальное (например, у конкретного работника плавающие выходные), в ЗУП для этого есть индивидуальные графики, которые задаются отдельным документом, а в приёме указывается базовый график.

Шаг 4. Оформляем документ «Приём на работу»

Это ядро всей операции. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Приём на работу. Если принимаете несколько человек разом, есть вариант Приём на работу списком.

Заполните поля документа по порядку:

1. Организация и дата приёма (день, когда сотрудник приступает к работе).
2. Сотрудник — выберите созданного на шаге 1.
3. Подразделение и должность.
4. Вид занятости — основное место, внешнее или внутреннее совместительство.
5. График работы — назначенный на шаге 3.
6. На закладке Оплата труда — начисление (как правило, «Оплата по окладу») и его размер.
7. Условия приёма — испытательный срок, если он есть, и его длительность.

После заполнения проведите документ. С этого момента сотрудник числится принятым, а его оклад и график становятся основанием для расчёта зарплаты.

Неполная ставка. Если принимаете человека на 0,5 или 0,75 ставки, не делите оклад вручную. Укажите полный оклад по должности, а долю занятости задайте в соответствующем поле документа (количество ставок). Программа сама уменьшит начисление пропорционально доле и норме времени по графику. Ручное деление оклада приводит к расхождениям при расчёте отпускных и среднего заработка.

Отдельно обратите внимание на закладку с условиями трудового договора: его номер и дату вносят здесь же, чтобы они попали в печатную форму договора. Если договор срочный, укажите срок и основание — это тоже отразится в печатной форме и в кадровой отчётности.

Шаг 5. Проверяем начисления и удержания

В ЗУП оклад — это не просто число, а вид начисления со своей формулой и правилами налогообложения. На закладке «Оплата труда» документа приёма подставляется плановое начисление. Чаще всего используется типовое «Оплата по окладу», которое уже настроено в Настройка → Начисления.

Что стоит проверить:

• 💰 Размер оклада введён за полный месяц, а не за отработанную часть — программа сама пересчитает по графику.
• 📊 Способ отражения в учёте (счёт затрат) — если он не задан, проводки по зарплате не сформируются.
• 🧾 Районный коэффициент и северная надбавка — для соответствующих регионов добавляются отдельными плановыми начислениями.

Пример. Оклад 60 000 ₽, сотрудник принят с 15-го числа при 22 рабочих днях в месяце, из которых он отработал 12. Начисление за первый месяц = 60 000 ÷ 22 × 12 = 32 727,27 ₽. Деление делает сама программа по графику — именно поэтому в документе указывают полный оклад, а не «за отработанную часть».

Удержания при приёме обычно не назначают — они появляются позже (исполнительные листы, профвзносы). Исключение — стандартные вычеты по НДФЛ: они вводятся не как удержание, а через заявление на вычеты в карточке сотрудника и уменьшают налоговую базу.

Шаг 6. Печатаем приказ, договор и отчитываемся в СФР

Из проведённого документа приёма доступна кнопка Печать. Типовой набор форм:

• Приказ о приёме (форма Т-1) — основной кадровый документ. Унифицированная форма Т-1 не обязательна с 2013 года, но в 1С она сохранена и принимается большинством организаций.
• Трудовой договор — печатается, если на соответствующей закладке заполнены его реквизиты.

Статья 68 Трудового кодекса даёт три рабочих дня на ознакомление работника с приказом под подпись, а статья 67 требует письменного трудового договора.

Кадровая отчётность — самое строгое по срокам:

Сформировать отчёт можно из Кадры → Электронные трудовые книжки или из раздела отчётности 1С-Отчётность. Программа заполнит его по проведённому приёму автоматически. Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, запись о приёме в неё вносится отдельно, вручную — ЕФС-1 бумажную книжку не заменяет.

Шаг 7. Контролируем, что всё введено верно

Перед тем как считать зарплату за первый месяц, пробегитесь по короткому списку проверок. Так вы поймаете ошибки до того, как они уйдут в расчёт и отчётность.

Дополнительно проверить корректность приёма помогают отчёты раздела Кадры:

• Личные данные сотрудников — покажет незаполненные СНИЛС, ИНН, паспорт.
• Кадровые данные сотрудников — выведет действующие приёмы, должности и графики на дату.

Если в отчётах видны пустые поля или сотрудник не попал в список принятых — вернитесь к соответствующему шагу и дозаполните данные, затем перепроведите документ приёма.

Частые вопросы