Новое штатное расписание вместо старого в ЗУП 3.1: повышение окладов без ручных переводов

Утвердить новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП вместо старого можно двумя путями. Если структура должностей сохраняется и меняются только оклады — оформите документ «Изменение штатного расписания» по существующим позициям: сотрудники останутся на своих местах, а новые оклады попадут в их начисления. Если расписание пересобирается целиком, с новыми подразделениями и должностями, — нужен документ «Утверждение штатного расписания» и затем кадровые переводы сотрудников на новые позиции.

Оба документа лежат в одном журнале: Кадры → Изменения штатного расписания. Работают они, только когда в программе ведётся история изменения штатного расписания. Старое расписание при этом не удаляется: оно остаётся в базе на прошлые даты, и форму Т-3 можно в любой момент распечатать на любую из них.

Что проверить в базе до замены расписания

Начните с настроек. Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания.

Нужны флажки:

• ✅ «Ведется штатное расписание» — без него позиций в программе нет вообще;
• ✅ «Ведется история изменения штатного расписания» — именно он даёт документы утверждения и изменения с датой вступления в силу;
• ⚙️ «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» — по желанию, но с ним программа не даст принять сотрудника на занятую или закрытую позицию;
• ⚙️ «Используется вилка окладов и надбавок» — если в новом расписании оклад задаётся диапазоном «от и до».

Затем снимите срез текущей ситуации. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчеты) на дату перед изменением. Он покажет, кто на какой позиции стоит, какие ставки заняты и где есть вакансии.

Ещё три вещи стоит выяснить до начала:

1. 📅 Дата вступления в силу. Начало месяца проще всего: не будет разбивки месяца на два оклада. Середина месяца допустима, но расчёт за этот месяц выйдет пропорциональным по дням.
2. 🧾 Рассчитана ли зарплата за этот месяц. Если документ ляжет в уже закрытый период, программа создаст перерасчёт в следующем месяце.
3. ✍️ Подписан ли приказ. Вносить в 1С стоит уже утверждённую руководителем версию, а не черновик кадровика.

Какой документ выбрать: изменение или новое утверждение

Здесь главная развилка, и от неё зависит объём работы.

Практическое правило простое. Позиция в ЗУП — это элемент справочника, к которому привязан сотрудник. Пока вы меняете реквизиты существующей позиции (оклад, надбавки, число ставок), сотрудник остаётся на ней. Как только появляется новая позиция вместо старой, связь рвётся, и сотрудника нужно перевести.

💡 Поэтому для индексации окладов не создавайте «новое» расписание с копиями тех же должностей. Это добавит десятки кадровых переводов и записей в трудовую историю без всякой нужды.

Ввод нового штатного расписания с повышением окладов

Порядок одинаков для обоих документов, отличается только состав табличной части.

Сценарий 1. Повышение окладов по действующим позициям

1. Откройте Кадры → Изменения штатного расписания и создайте документ «Изменение штатного расписания».
2. Укажите организацию и месяц, с которого изменения вступают в силу.
3. Добавьте в табличную часть все позиции, где меняется оплата. Можно подбирать по одной или по подразделению.
4. По каждой позиции откройте строку и задайте новое значение оклада на вкладке начислений. Если используется вилка, правьте и нижнюю, и верхнюю границу.
5. Проверьте надбавки: процентные пересчитаются от нового оклада сами, а фиксированные суммы нужно поменять вручную, если они тоже растут.
6. Поставьте флажок изменения начислений сотрудников (подробнее — в разделе про карточки ниже).
7. Проведите документ.

Сценарий 2. Полная замена расписания

1. В том же журнале создайте документ «Утверждение штатного расписания».
2. Укажите организацию и дату, с которой действует новое расписание.
3. Сформируйте состав позиций: новые подразделения, должности, количество ставок, график работы, оклад и надбавки по каждой.
4. Позиции старого расписания, которые больше не нужны, должны быть закрыты на ту же дату. После проведения откройте список Кадры → Штатное расписание на дату вступления в силу и убедитесь, что в нём только новые позиции.
5. Проведите документ и переходите к переводам сотрудников.

Не удаляйте старые позиции из справочника и не помечайте их на удаление: на них ссылается вся кадровая история сотрудников за прошлые периоды. Позицию закрывают документом, а не удаляют.

Оклады, надбавки и тарифная сетка в новых позициях

Оплата в позиции хранится как набор начислений с показателями. Обычно это «Оплата по окладу» с показателем «Оклад» и несколько надбавок.

Что проверить при повышении:

• 💰 Оклад. Новое значение вводится в показатель позиции. Если в настройках включена вилка, сотруднику при приёме или переводе можно назначить сумму только внутри диапазона.
• 📊 Процентные надбавки (за стаж, районный коэффициент в форме надбавки, за классность). Их размер не меняется, а сумма растёт вслед за окладом.
• 🧮 Фиксированные надбавки. Остаются прежними, если их не поправить вручную. Частая ситуация: оклад подняли, а фиксированную доплату «за совмещение» забыли.
• 🏷️ Разряды и категории. Если в организации оклад зависит от разряда тарифной сетки, посмотрите, как он задан в позиции: значением из сетки или ручной суммой. От этого зависит, где именно вводить повышение.

Пример расчёта, чтобы сверить итог потом в листке:

Если у кладовщика есть надбавка 20% за вредность, она вырастет с 9 000 ₽ до 9 900 ₽ без вашего участия. А фиксированная доплата 3 000 ₽ так и останется 3 000 ₽.

Приказ и подпись руководителя: что оформить вне программы

1С проводит изменения, но юридически расписание начинает действовать после приказа руководителя. Поэтому сначала оформляется бумажная часть, потом проводится документ в базе.

Порядок на практике:

1. Кадровик готовит проект нового расписания. Удобно сделать это прямо в 1С: записать документ без проведения и распечатать форму Т-3 для согласования.
2. Руководитель подписывает приказ об утверждении нового штатного расписания с датой вступления в силу.
3. С каждым сотрудником, у которого меняется оклад, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору: размер оплаты — обязательное условие договора, и меняется оно соглашением сторон в письменной форме.
4. После подписания документ в 1С проводится, а форма Т-3 печатается в окончательном виде для архива.

Печатная форма «Штатное расписание (Т-3)» доступна из документа через кнопку Печать. Она по-прежнему унифицированная, хотя с 2013 года организации вправе использовать свою форму, утверждённую локальным актом.

Как новые оклады попадают в карточки сотрудников

Изменить позицию — полдела. У сотрудника в ЗУП свои плановые начисления, и сами по себе они от позиции не меняются. Передать новые суммы людям можно тремя способами.

Через флажок в документе изменения

Это самый короткий путь. После установки флажка документ сам подбирает сотрудников, занимающих изменённые позиции, и показывает их новые начисления. Пройдитесь по списку глазами:

• 👤 нет ли сотрудника, которому повышение не положено (например, оклад у него уже выше нового значения);
• 🔢 у совместителей и работников на 0,5 ставки сумма считается от занятой доли ставки — посмотрите, что программа выставила;
• 📅 дата изменения у всех одна и совпадает с датой вступления в силу.

Через кадровый перевод списком

Нужен во втором сценарии. Создайте документ «Кадровый перевод списком» на дату вступления в силу, заполните его сотрудниками подразделений и каждому укажите новую позицию. Начисления подтянутся из позиции, если в переводе отмечено их изменение.

💡 Кадровый перевод попадает в сведения о трудовой деятельности, если меняется должность или подразделение. Когда меняется только оплата, перевод для этого не нужен — отсюда и совет не плодить новые позиции.

Проверка расчёта за месяц перехода

Последний шаг — убедиться, что программа посчитала зарплату так, как ожидаете.

Как читать результат, если дата изменения пришлась на середину месяца. Пусть бухгалтер с окладом 60 000 ₽ получает 66 000 ₽ с 16 числа, а в месяце 22 рабочих дня, из них 10 до изменения и 12 после.

• до изменения: 60 000 / 22 × 10 = 27 272,73 ₽;
• после изменения: 66 000 / 22 × 12 = 36 000,00 ₽;
• итого за месяц: 63 272,73 ₽.

Если в документе начисления зарплаты вы видите одну строку по старому окладу на весь месяц — новые начисления сотруднику не переданы. Вернитесь к предыдущему разделу и проверьте, как оформлено изменение оплаты.

Ещё две проверки, о которых часто забывают:

• 🏖️ Отпускные и больничные в месяце перехода. Средний заработок считается по фактическим начислениям, поэтому повышение оклада на него не влияет напрямую. Если в организации повышение общее, проверьте, применён ли коэффициент повышения при расчёте среднего: для отпусков он положен при повышении окладов всем работникам подразделения или организации.
• 🪑 Вакансии. Если в новом расписании ставок меньше, чем занято людьми, при включённой автоматической проверке программа не проведёт кадровый документ на такую позицию. Добавьте ставку или переведите лишнего сотрудника на другую позицию.

Если зарплата за этот месяц уже была начислена до ввода изменений, перезаполните документ начисления. Если месяц закрыт и выплачен, разница придёт перерасчётом в следующем месяце — это нормальное поведение программы, а не ошибка.

Частые вопросы