Первое утверждение штатки в ЗУП 8.3: от настройки до приёма сотрудников

Чтобы утвердить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, сначала включите его ведение в Настройка → Кадровый учет, затем создайте документ «Утверждение штатного расписания» в разделе Кадры → Штатное расписание, заполните позиции (подразделение, должность, количество ставок, начисления) и проведите его. С даты, указанной в документе, позиции считаются утверждёнными, и их можно выбирать в приёмах и переводах.

Сложности обычно не в самом документе, а вокруг него: не та галочка в настройках, подразделения без даты создания, оклады без «вилки», из-за которых потом не проводится приём. Ниже пошаговая инструкция с этими подводными камнями — для ЗУП 3.1 и для зарплатного блока КОРП-версии.

1. Настройки кадрового учёта перед утверждением штатки

Штатное расписание в ЗУП 3.1 по умолчанию может быть выключено. Без этой настройки раздела «Штатное расписание» в меню Кадры просто нет.

Откройте Настройка → Кадровый учет и перейдите по ссылке настройки штатного расписания. Там несколько флагов, и от каждого зависит, как вы будете работать дальше.

Что подготовить до создания документа

• 🏢 Подразделения. Структура предприятия должна быть заведена в Настройка → Подразделения. При ведении истории у подразделения есть признак «Сформировано» и дата создания. Позицию в подразделении, которое сформировано позже даты утверждения, программа не примет.
• 👔 Должности. Справочник должностей заполняется заранее или прямо из строки документа. Наименование должности уйдёт в трудовой договор и форму Т-3, поэтому пишите его так, как в приказе.
• 🕘 Графики работы. Каждой позиции нужен график. Пятидневка 40 часов обычно уже есть, сменные и сокращённые графики создайте заранее.
• 💰 Виды начислений. Оклад по дням, оклад по часам, надбавки за стаж или классность — всё, что будет в позициях, должно существовать как начисление.

2. Как утвердить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: создание документа

Откройте Кадры → Штатное расписание. Если в базе ещё ни одного утверждения не было, в списке позиций будет команда «Утвердить штатное расписание». Она создаёт новый документ «Утверждение штатного расписания».

Последующие правки делаются другим документом — «Изменение штатного расписания». Все такие документы видны в журнале Кадры → Изменения штатного расписания.

Шапка документа

1. Организация. Если в базе несколько юрлиц, штатка утверждается по каждому отдельно.
2. Месяц / дата, с которой действует штатка. Это ключевое поле. Позиции будут доступны в кадровых документах начиная с этой даты, не раньше.
3. Основание и ответственный. Номер и дата приказа об утверждении, кто подписывает. Эти данные попадают в печатную форму.

3. Позиции, ставки и оклады в табличной части

Каждая строка документа — это позиция штатного расписания: связка «подразделение + должность» с количеством ставок и условиями оплаты.

Порядок заполнения строки

1. Нажмите «Добавить» — откроется форма позиции.
2. Выберите подразделение и должность. Наименование позиции сформируется автоматически, его можно поправить.
3. Укажите количество ставок. Допускаются дробные значения: 0,5 ставки для совместителя, 2,5 ставки для трёх человек, где один на половине.
4. Выберите график работы. От графика зависит норма времени и расчёт оклада.
5. На вкладке с начислениями добавьте оклад и надбавки. Если включена «вилка», заполните минимум и максимум.
6. При необходимости отметьте вид занятости и условия труда — это пригодится для вредных и опасных условий.

Сколько ставок и как разбивать позиции

Одна позиция «Бухгалтер, 3 ставки» и три позиции «Бухгалтер, 1 ставка» в учёте работают по-разному.

Надбавки: в позиции или у сотрудника

Постоянные надбавки по должности (за классность, вредность) логично вписать в позицию — тогда они автоматически подтянутся в приём. Персональные надбавки, которые зависят от человека, лучше назначать в кадровом документе сотрудника. Иначе при каждом новом приёме их придётся удалять вручную.

4. Проверка ФОТ и печатной формы перед проведением

До проведения проверьте, что получилось по деньгам. В документе для каждой позиции рассчитывается фонд оплаты труда: оклад и надбавки, умноженные на количество ставок. Итог по документу показывает месячный ФОТ по штатке.

Простой пример для сверки:

Если ФОТ по документу расходится с вашим расчётом, причина почти всегда в одном из трёх мест:

• 📌 оклад задан по часам, а сравниваете с месячным;
• 📌 надбавка задана процентом, и программа считает её от оклада;
• 📌 при «вилке» ФОТ берётся по нижней или верхней границе, а вы считали по середине.

Печать формы Т-3

Из документа можно распечатать приказ и форму штатного расписания. Отдельно та же форма строится отчётом Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание (Т-3) на любую дату. Там же есть «Штатная расстановка» — она показывает, кто занимает какие ставки.

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, организация вправе утвердить свою. Но большинство кадровиков печатают именно Т-3: её узнают инспекторы и суд.

5. Проведение документа и что меняется после утверждения

Когда всё сверено, нажмите «Провести и закрыть». Документ сделает позиции утверждёнными с указанной даты.

После проведения:

• ✅ позиции появляются в списке Кадры → Штатное расписание со статусом утверждённых;
• ✅ их можно выбрать в документах «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Перемещение в другое подразделение»;
• ✅ отчёты по штатке строятся на дату с учётом этого документа.

Если нужно исправить уже проведённое утверждение

Здесь два пути, и выбор зависит от того, были ли уже кадровые события.

Изменение штатки после утверждения

Новые ставки, переименование должности, повышение окладов — всё оформляется документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. В нём можно изменить существующие позиции, добавить новые и закрыть ненужные.

При повышении окладов по штатке отметьте в документе изменение начислений сотрудникам на этих позициях, если такая возможность есть в форме. Иначе изменится только позиция, а у работников останутся старые оклады, и их придётся менять отдельными кадровыми переводами.

6. Как утверждённая штатка влияет на приём и кадровые переводы

После утверждения штатное расписание становится справочником-ограничителем для всех кадровых документов.

Приём на работу

В документе «Прием на работу» вместо отдельного выбора подразделения и должности появляется поле «Позиция». Из позиции заполняются подразделение, должность, график, оклад и надбавки. Кадровику остаётся указать дату, количество занимаемых ставок и вид занятости.

Если включена автоматическая проверка, документ не проведётся, когда:

• 🚫 на позиции не осталось свободных ставок;
• 🚫 оклад сотрудника выходит за пределы «вилки» или отличается от фиксированного;
• 🚫 дата приёма раньше даты утверждения позиции.

Кадровый перевод и перемещение

При переводе на другую позицию программа проверяет то же самое: свободные ставки и условия оплаты. Освобождённая ставка на старой позиции становится свободной с даты перевода.

Бронирование позиций

В настройках штатного расписания можно включить бронирование. Тогда ставку можно закрепить за кандидатом, например на время декрета основного работника или до выхода нового сотрудника. Забронированная ставка не будет показана как свободная.

Проверка заполненности

Сравнить штатку с фактом удобно отчётом «Штатная расстановка». В нём видно, какие ставки свободны, а где люди работают сверх штата. Делайте эту сверку раз в месяц перед расчётом зарплаты.

7. Права на утверждение и ошибки, которые чаще всего мешают

Утверждать и менять штатное расписание может пользователь с профилем доступа кадровика полных прав или с отдельной ролью на изменение штатного расписания. Права настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Удобная схема для организации с несколькими кадровиками:

• 👤 начальник отдела кадров — утверждает и изменяет штатку;
• 👤 кадровики — видят позиции, выбирают их в приёмах, но не меняют;
• 👤 расчётчики — видят позиции и оклады для расчёта, без изменения.

Ошибки, которые программа не поймает

• 🔸 Утвердили без истории, потом включили. Позиции, заведённые до включения истории, придётся привести в порядок первым документом утверждения. Лучше решить вопрос с историей до начала ввода.
• 🔸 Дата утверждения позже реальных приёмов. Отчёты на прошлые даты покажут сотрудников вне штата.
• 🔸 Персональные надбавки в позиции. Каждый новый приём получает чужую надбавку.
• 🔸 Отключили автоматическую проверку «чтобы не мешала». Через полгода штатка в программе перестаёт совпадать с реальной, и форма Т-3 печатается с ошибками.

Частые вопросы