Как в 1С 8.3 показать, что мы должны поставщику больше

Частая ошибка: долг поставщику пытаются «поправить» прямо в отчёте или в карточке контрагента. Так не получится. Задолженность в 1С — это сальдо по счёту 60, а менять его можно только документом, который делает проводку. Увеличить долг можно тремя путями: провести Поступление (акты, накладные), оформить Корректировку поступления или внести ручную операцию.

Выбор зависит от причины. Пришла новая накладная — нужно поступление. Поставщик поднял цену по уже оформленной поставке — корректировка. Нужно только перенести остаток или исправить сальдо без движения товара — ручная операция. Ниже все три способа, плюс валютные договоры и сверка. Примеры даны для «1С:Бухгалтерии 3.0»; в других конфигурациях названия разделов отличаются, а логика та же.

Какой способ подходит вашему случаю

Прежде чем что-то вводить, посмотрите текущее состояние: Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 с разворотом по контрагентам и договорам. Долг перед поставщиком — это кредитовое сальдо. Если оно уже больше, чем вы ожидаете, возможно, лишний документ уже есть в базе, и вводить новый не нужно.

Увеличение долга через поступление товаров и услуг

Это основной способ. Откройте раздел Покупки, затем Поступление (акты, накладные). Нажмите Поступление и выберите вид документа: Товары (накладная), Услуги (акт) или другой подходящий. Эти варианты есть в меню создания документа в списке.

Что нужно заполнить, чтобы долг появился на правильном счёте:

1. Контрагент и договор. Договор должен быть с видом С поставщиком. От него зависят счета расчётов.
2. Счета расчётов. Обычно они подставляются сами: 60.01 для расчётов с поставщиком и 60.02 для зачёта авансов. Проверьте их в нижней части шапки документа, по ссылке с расчётами.
3. Табличная часть. Номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
4. Счёт-фактура. Если поставщик на общей системе, в документе вводится входящий счёт-фактура.

Пример. Поставщик передал товар на 120 000 ₽ с НДС 20%. НДС в этой сумме: 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. Стоимость без НДС — 100 000 ₽. После проведения долг по счёту 60.01 вырастает на 120 000 ₽.

Для услуг вместо 41.01 будет счёт затрат, например 20, 26 или 44, в зависимости от того, что вы оплачиваете. Чтобы счёт подставился верно, посмотрите вид номенклатуры и заполните аналитику в строке документа.

Если документ уже проведён, а вы нашли в нём ошибку в сумме, не переносите дату и не создавайте второе поступление. Для изменений по уже учтённой поставке есть отдельный документ, о нём дальше.

Корректировка поступления: когда сумма изменилась после учёта

Допустим, вы оприходовали 100 штук по 1 000 ₽, а поставщик прислал уточнённые данные: цена по этой же поставке стала 1 100 ₽. Долг должен вырасти на 10 000 ₽ плюс НДС. Заводить новое поступление на 10 000 ₽ неправильно: количество товара не изменилось, а в учёте появится лишняя партия.

Правильный порядок:

1. Откройте проведённое Поступление (акты, накладные).
2. В командной панели нажмите кнопку Создать на основании и выберите Корректировка поступления.
3. В документе укажите вид операции. Для изменения цены по согласованию с поставщиком используется вид, который называется «корректировка по согласованию сторон». Не путайте его с исправлением ошибки в первичном документе: оно оформляется иначе.
4. Измените цену или количество в нужных строках табличной части. Документ покажет разницу автоматически.
5. Если поставщик выставил корректировочный счёт-фактуру, зарегистрируйте его в этом же документе.
6. Проведите документ.

Расчёт для примера: 100 шт. × (1 100 − 1 000) = 10 000 ₽ без НДС, НДС 20% составит 2 000 ₽, итого долг увеличится на 12 000 ₽.

Про вычет НДС по увеличению стоимости читайте в статье 172 НК РФ. Сроки и порядок зависят от того, как оформлен корректировочный счёт-фактура, поэтому уточняйте у налогового специалиста вашей организации.

Ручная операция: когда документ-основание не подходит

Бывают ситуации, где ни поступления, ни корректировки нет. Например, вы переносите остатки в новую базу, исправляете сальдо по старой договорённости или оформляете перенос долга между договорами. Тогда используется ручная операция: раздел Операции, затем Операции, введённые вручную.

Создайте документ Операция, на закладке с проводками добавьте строку и укажите:

• Дебет — счёт затрат, учёта запасов или другой, куда относится увеличение;
• Кредит — 60.01 с субконто «Контрагенты» и «Договоры»;
• Сумма — на которую растёт долг.

Пример: нужно увеличить долг поставщика на 15 000 ₽ за услугу по консультации, которую вы приняли без документа. Проводка: Дт 26 Кт 60.01 — 15 000 ₽. Если поставщик на общей системе, отдельной строкой добавляется Дт 19.04 Кт 60.01 — 3 000 ₽, но только когда есть счёт-фактура.

Не меняйте сальдо ручной операцией в закрытом периоде. Если период закрыт и в базе включена дата запрета изменения, документ не проведётся. Разрешение снимает администратор, но делать это без согласования с главным бухгалтером не стоит.

Валютный договор: почему долг растёт без документов

Если договор с поставщиком заключён в иностранной валюте или в условных единицах, рублёвая сумма долга меняется вместе с курсом. Новых документов для этого создавать не нужно. 1С пересчитывает остаток при закрытии месяца, регламентной операцией Переоценка валютных средств.

Пример. Договор в евро, поставка на 1 000 EUR. На дату поступления курс 90 ₽, долг 90 000 ₽. На конец месяца курс вырос до 95 ₽, долг стал 95 000 ₽. Разница в 5 000 ₽ — это отрицательная курсовая разница. Она попадает в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 60.01.

Если курс упадёт, всё наоборот: долг в рублях уменьшится, а разница пойдёт в прочие доходы.

Что проверить, если сумма долга вас удивила:

• в договоре указана валюта расчётов, а не рубли, и заполнен способ определения курса;
• загружены курсы валют на нужные даты (курсы лежат в справочнике валют, откройте его и проверьте историю курсов);
• выполнена или нет регламентная операция по закрытию месяца: до неё остаток считается по курсу даты документа.

Условные единицы устроены так же, но рублёвая сумма платежа считается по курсу на дату оплаты. Это стоит учесть, если поставщик привязал цену к доллару.

Аванс и зачёт: как они влияют на видимый долг

Многих путает, что долг «не сходится» при выданных авансах. Пока аванс не зачтён, он числится по 60.02 дебетовым сальдо, а накладная лежит на 60.01 кредитовым. В отчёте по контрагенту это две разные суммы, и общая задолженность выглядит больше, чем реальная.

Пример. Вы заплатили поставщику аванс 50 000 ₽, затем получили товар на 120 000 ₽. Реальный долг — 70 000 ₽. Но если зачёт не выполнен, по 60.01 видно 120 000 ₽, а по 60.02 стоит 50 000 ₽ в дебете.

Зачёт обычно проходит автоматически при проведении поступления, если в договоре включён зачёт авансов автоматически. Если стоит ручной режим, на вкладке расчётов документа заполните таблицу зачёта и проведите заново. Для зачёта вне поступления есть отдельный документ Корректировка долга: он же помогает, когда нужно перенести сумму долга с одного договора на другой.

Сверка расчётов: как убедиться, что долг теперь верный

После любого из способов проверьте результат. Минимум две проверки.

Оборотно-сальдовая по счёту 60. Раздел Отчёты, затем Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Выберите счёт 60, период, включите группировку по контрагентам и договорам. Конечное сальдо по кредиту 60.01 и есть ваш долг. Дебетовое сальдо по 60.02 — выданные авансы.

Акт сверки. Раздел Покупки, затем Акты сверки расчётов. Создайте акт на нужную дату, заполните его и сравните с актом поставщика построчно. Первое, на что стоит посмотреть, — документы, которые есть только у одной стороны.

Типичные расхождения и их причины:

Если нашли расхождение по сумме, не правьте его вручную. Сначала найдите документ-источник: в оборотно-сальдовой ведомости щёлкните сальдо двойным щелчком, откроется расшифровка проводок.

Почему долг мог вырасти «сам»

Иногда долг увеличивается без вашего ведома. Проверьте по порядку:

1. Документ введён другим пользователем. Откройте журнал проведённых документов за период и отфильтруйте по контрагенту.
2. Отменён зачёт аванса. Если документ зачёта перепровели или удалили, выданный аванс снова виден отдельно, а задолженность выглядит больше.
3. Изменили договор в проведённом поступлении. После перепроведения расчёты могут уйти на другой договор и показывать вторую «ветку» долга.
4. Загрузка из банка или ЭДО. Входящие накладные, принятые по обмену, могут создавать документы автоматически. Просмотрите список поступлений за день.

Каждый такой случай решается документально: найти, исправить причину, перепровести. Прямой записи в регистры не делайте, это разрушает связи отчётов.

Частые вопросы