Повышение и индексация окладов в 1С ЗУП 3.1

Поднять оклад одному сотруднику в 1С ЗУП 3.1 проще всего документом «Изменение оплаты труда» в разделе Зарплата. А вот частая ошибка: тем же документом пытаются повысить зарплату сразу всему отделу «для индексации» — и потом удивляются, почему отпускные посчитались по-старому. Индексация и обычное повышение оклада в программе оформляются разными документами и по-разному влияют на средний заработок.

Разберём оба сценария: как увеличить оклад конкретному работнику, как провести массовую индексацию, как при этом не сломать штатное расписание и что делать, если приказ подписали задним числом.

Какими документами меняют оклад

В ЗУП 3.1 за размер оклада отвечают плановые начисления сотрудника . Изменить их можно несколькими документами — выбор зависит от ситуации.

Чтобы не гадать, какой документ ваш, посмотрите на случай:

Повышение оклада одному сотруднику

1. Откройте раздел Зарплата → журнал Изменения оплаты труда (или из карточки сотрудника — ссылка Оформить документ).
2. Создайте документ «Изменение оплаты труда сотрудника».
3. Выберите работника. Программа подтянет его текущие плановые начисления.
4. В строке с окладом укажите новый размер.
5. Поставьте дату в поле Изменять с — с этого числа начисляется новый оклад.
6. Проведите документ.

Повышение вместе с переводом

Если оклад растёт из-за перевода на другую должность или в другое подразделение, не плодите документы. Всё оформляет «Кадровый перевод» в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. В нём есть блок оплаты труда — новый оклад заводите прямо там, на дату перевода.

Массовая индексация окладов

Индексация — это повышение зарплаты всем работникам (или целому подразделению) в связи с ростом цен. Обычное «Изменение оплаты труда», проведённое по списку сотрудников, индексацией не считается и не повлияет на расчёт отпускных и командировочных. Для индексации в программе есть отдельные документы.

Какой использовать — зависит от того, ведёте ли вы штатное расписание:

Порядок в типовом случае такой:

1. Откройте документ индексации (раздел Зарплата или Кадры → Штатное расписание, в зависимости от варианта).
2. Укажите дату начала действия новых окладов.
3. Задайте коэффициент индексации — например, 1.07 для повышения на 7 %.
4. Заполните список сотрудников или позиций кнопкой автозаполнения.
5. Проверьте, что программа подставила новые суммы, и проведите документ.

Коэффициент удобно считать от процента повышения: прибавка 5 % — это 1.05, 7 % — 1.07, 10 % — 1.10. Программа умножит текущий оклад на этот коэффициент и округлит по правилам, заданным в настройках начислений. Перед проведением всегда сверяйте получившиеся суммы вручную хотя бы по паре сотрудников — автозаполнение иногда захватывает не тех людей, если в списке есть уволенные или совместители.

Важный момент про средний заработок. При исчислении среднего для отпусков и командировок повышение окладов учитывается с коэффициентом только тогда, когда оно затронуло всю организацию или всё подразделение (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922). Поэтому:

• 📈 индексация всем сотрудникам — средний заработок за прошлые месяцы корректируется на коэффициент повышения;
• 👤 индивидуальное повышение одному работнику — средний не индексируется, новые суммы влияют только на будущие периоды.

Именно поэтому так важно оформлять массовое повышение документом индексации, а не десятком «Изменений оплаты труда».

Изменение оклада в штатном расписании

Если в учётной политике включено ведение штатного расписания, оклад привязан не только к сотруднику, но и к позиции ШР. Менять его «мимо» штатного расписания нельзя — возникнет отклонение, и программа будет на него ругаться.

Проверьте настройку: Настройка → Кадровый учёт → флажок Ведётся штатное расписание. Если он снят, штатного расписания в базе нет и этот раздел можно пропустить.

Порядок изменения оклада по позиции:

1. Раздел Кадры → Штатное расписание.
2. Создайте документ «Изменение штатного расписания» на нужную дату.
3. Откройте позицию и задайте новый оклад (или новую «вилку», если используете диапазоны).
4. Проведите документ.
5. Оформите кадровые документы по сотрудникам этой позиции — «Изменение оплаты труда» или индексацию, чтобы фактический оклад человека совпал с окладом позиции.

Повышение оклада задним числом

Ситуация обычная: приказ подписали в середине месяца, а повышение действует с 1-го числа прошлого месяца, за который зарплату уже начислили. ЗУП 3.1 умеет это пересчитывать, но действовать нужно аккуратно.

Что происходит в программе:

• вы проводите «Изменение оплаты труда» или индексацию с датой в прошлом;
• за прошлый период зарплата уже рассчитана по старому окладу;
• возникает разница, которую нужно доначислить.

Доначисление за прошлый месяц попадает в ближайший документ «Начисление зарплаты и взносов» — программа сама покажет перерасчёт отдельными строками со ссылкой на месяц, за который он сделан.

Чтобы разница не потерялась:

1. Проведите документ изменения/индексации задним числом.
2. Зайдите в начисление зарплаты за текущий месяц.
3. Проверьте, что появились строки перерасчёта за прошлый период.
4. Если строк нет — воспользуйтесь командой пересчёта в самом документе начисления.

Как повышение влияет на средний заработок

Это самый частый источник расхождений, поэтому вынесу отдельно.

Средний заработок считается для отпускных, командировок, выходных пособий. Правила — статья 139 ТК РФ и Положение № 922. Повышение окладов входит в расчёт по-разному:

• Индексация по организации или подразделению. Заработок за месяцы до повышения, попавшие в расчётный период, умножается на коэффициент повышения. ЗУП делает это автоматически, если повышение оформлено документом индексации.
• Индивидуальное повышение. Коэффициент не применяется. В расчёт среднего новые суммы попадут только за те месяцы, когда они фактически начислены.

Вывод простой: если хотите, чтобы отпускные после повышения выросли «задним числом», повышение должно быть массовым и оформлено индексацией. Разовая прибавка одному человеку так не сработает — и это не ошибка программы, а требование закона.

Покажу на числах, почему это заметно. Пусть оклад был 40 000 ₽, индексация прошла с коэффициентом 1.07 (повышение на 7 %), новый оклад — 42 800 ₽. Сотрудник уходит в отпуск, и весь расчётный период пришёлся на месяцы до повышения.

• Средний дневной заработок до индексации: 40 000 ÷ 29,3 ≈ 1 365,19 ₽.
• После применения коэффициента: 1 365,19 × 1,07 ≈ 1 460,75 ₽.
• Отпускные за 14 дней: было ≈ 19 112,66 ₽, стало ≈ 20 450,50 ₽ — разница около 1 338 ₽.

Если бы те же 7 % провели обычным «Изменением оплаты труда», средний за прошлые месяцы остался бы прежним, и отпускные посчитались бы по 1 365,19 ₽ в день. Тот же оклад на бумаге — разные отпускные в кассе.

Проверка результата: какие отчёты открыть

После повышения стоит убедиться, что новые оклады встали во все расчёты.

• Расчётный листок сотрудника (раздел Зарплата) — показывает, с какого месяца пошёл новый оклад и есть ли перерасчёт за прошлый период.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — видно общий рост фонда оплаты труда после индексации.
• Отчёт по штатному расписанию — если ведёте ШР, сверяет оклады позиций с фактическими окладами людей и подсвечивает отклонения.

Если после индексации средний заработок в отпускных не изменился — первым делом проверьте, каким документом оформлено повышение. В девяти случаях из десяти причина в том, что вместо индексации провели обычное «Изменение оплаты труда».

Частые вопросы