Повышение оклада и тарифной ставки сотрудникам в программах 1С

Оклад одному сотруднику поднимают документом «Изменение оплаты труда» (в 1С:ЗУП — раздел Зарплата) или кадровым переводом. Повысить ставку всем работникам сразу удобнее индексацией или изменением штатного расписания. В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же результат даёт документ «Кадровый перевод».

Какой именно документ выбрать — зависит от того, ведётся ли у вас штатное расписание и меняете ли вы ставку одному человеку или целому отделу. Ниже — все сценарии: индивидуальная прибавка, массовая индексация, правка штатки и контроль того, что перерасчёт прошёл правильно.

До любых действий держите под рукой приказ руководителя и дату, с которой новый оклад вступает в силу. Повышение оклада — изменение условий трудового договора, поэтому к нему нужно письменное соглашение сторон (ст. 72 ТК РФ), а дата документа в 1С должна совпадать с датой из приказа.

Что определить до начала: штатка, дата и основание

Прежде чем открывать документ, ответьте себе на три вопроса — от них зависит выбор способа.

• 📌 Ведётся ли штатное расписание. Проверьте: Настройка → Кадровый учёт в 1С:ЗУП (в 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт). Если флаг «Ведётся штатное расписание» включён, оклад привязан к позиции штатки, и менять его нужно через неё, иначе документ по сотруднику выдаст расхождение.
• 📌 Сколько человек затронуто. Одному — отдельный документ, всему штату или подразделению — индексация.
• 📌 С какого числа действует новый оклад. Это дата вступления в силу, а не дата создания документа. Начисления до неё пересчитываться не должны.

Отдельно решите, повышение это или индексация. Разница не формальная: индексацию 1С помечает специальным признаком, и программа учитывает её при расчёте среднего заработка — для отпускных, командировок и больничных. Если оформить плановое повышение обычным изменением оклада, коэффициент индексации к прошлым периодам не применится, и средний заработок посчитается ниже.

Как поднять оклад одному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1

Самый частый случай — прибавка конкретному работнику. В 1С:ЗУП для этого есть документ «Изменение оплаты труда сотрудника».

1. Откройте раздел Зарплата → Изменения оплаты сотрудников и создайте новый документ «Изменение оплаты труда».
2. Укажите сотрудника и дату, с которой действует новый оклад, в поле начала действия.
3. В табличной части плановых начислений найдите строку «Оклад по дням» (или ваш вид начисления) и впишите новую сумму.
4. Проверьте, что прежние начисления (надбавки, доплаты) остались на месте — документ показывает полный набор плановых начислений, а не только изменённое.
5. Проведите документ.

После проведения новый оклад подхватится при ближайшем расчёте зарплаты. Если у сотрудника одновременно меняется должность или подразделение, вместо «Изменения оплаты труда» используйте «Кадровый перевод» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения): он разом меняет и позицию, и оклад, и служит основанием для приказа по форме Т-5.

Печатные формы приказа формируются прямо из документа — кнопка «Печать» в его командной панели. Отдельно оформлять распоряжение в сторонней программе не нужно.

Отдельный случай — когда «увеличить ставку» означает не сумму оклада, а долю ставки: перевод с 0,5 на полную. Это тоже кадровый перевод. В документе меняют долю занимаемой ставки и, если вместе с ней растёт рабочее время, график работы сотрудника. Оклад при этом в карточке может остаться прежним «за полную ставку», а фактическое начисление вырастет, потому что сотрудник теперь занимает целую ставку, а не половину. Проверьте, что новый график проведён той же датой, иначе расчёт нормы времени разойдётся с окладом.

Массовое повышение: индексация заработной платы

Когда ставки растут всем сразу — на процент инфляции или по решению собственника — заводить документ на каждого не нужно. Работает индексация.

В 1С:ЗУП есть два документа индексации, и выбор между ними зависит от того же флага штатного расписания:

Порядок работы одинаковый:

1. Создайте документ индексации и укажите дату начала действия новых окладов.
2. Задайте коэффициент индексации (например, 1,05 — рост на 5 %) или процент. Можно заполнить сотрудников автоматически и отредактировать суммы вручную.
3. Нажмите заполнение по сотрудникам или по позициям штатки — 1С подставит текущие оклады и рассчитает новые.
4. Проверьте итоговые суммы и проведите.

Главное преимущество документа индексации — он помечает повышение именно как индексацию. Благодаря этому при следующем расчёте отпускных или командировки средний заработок за месяцы до повышения будет скорректирован на коэффициент, как требует ст. 134 ТК РФ. Обычное «Изменение оплаты труда» такого признака не ставит.

Периодичность и порядок индексации 1С не навязывает — их компания закрепляет в локальном акте (положении об оплате труда или коллективном договоре) и уже оттуда переносит коэффициент в документ. Удобно привязывать индексацию к понятному ориентиру: индексу потребительских цен или проценту, утверждённому приказом на год. Главное, чтобы фактическая дата документа в 1С и значение коэффициента совпадали с тем, что написано в вашем внутреннем порядке.

Повышение ставки через штатное расписание

Если штатное расписание ведётся, оклад — это свойство позиции, а не человека. Менять его нужно документом «Изменение штатного расписания».

1. Откройте Кадры → Штатное расписание и нажмите «Изменить текущее штатное расписание» (или «Открыть документ изменения»).
2. В строке нужной позиции укажите новый оклад или новую «вилку» тарифа.
3. Поставьте дату вступления изменения в силу и проведите документ.

После этого штатка показывает уже новую ставку, но у сотрудников оклад пока прежний — позиция и человек в 1С связаны, но не пересчитываются автоматически. Поэтому следом создают либо индексацию штатного расписания (если выросли все позиции), либо точечное «Изменение оплаты труда» по каждому сотруднику.

То же самое в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии ведут зарплату при штате примерно до 60 человек, и набор кадровых документов проще, чем в ЗУП. Оклад здесь меняют через «Кадровый перевод».

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы (в части релизов — «Все кадровые документы»).
2. Создайте документ «Кадровый перевод», выберите сотрудника и дату.
3. Включите флаг изменения оплаты и впишите новый оклад.
4. Проведите документ — при ближайшем начислении зарплаты сумма подставится автоматически.

Если в 1С:Бухгалтерии тоже включено штатное расписание (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт), сначала поправьте позицию штатки, а затем проведите кадровый перевод сотрудника.

Для массового повышения в 1С:Бухгалтерии отдельного документа индексации нет — при небольшом штате оклады меняют кадровыми переводами по каждому сотруднику. Если индексация нужна регулярно и по правилам ст. 134 ТК РФ, это сигнал, что учёт зарплаты пора переносить в 1С:ЗУП.

Контроль: перерасчёт, начисление и сверка сумм

Провести документ — половина дела. Убедитесь, что новый оклад дошёл до расчёта.

• 🔍 Пересчитайте зарплату. Если месяц, в который попадает дата повышения, уже рассчитан, откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот период и нажмите пересчёт. Новая ставка применится пропорционально отработанным дням до и после даты изменения.
• 🔍 Проверьте расчётный листок. В разделе Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок видно, что в первой половине месяца начислен старый оклад, а во второй — новый, каждый по своей норме дней.
• 🔍 Сверьте плановый фонд. Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» (или «Начисления сотрудникам») покажет новый плановый ФОТ по подразделению — удобно, чтобы поймать забытого сотрудника.

Частичный месяц 1С считает по календарным нормам: если оклад вырос с 16-го числа, за первую половину начислят старую сумму в доле отработанных дней, за вторую — новую. Сумма за месяц окажется между старым и новым окладом — это нормально, а не ошибка расчёта.

Повышение оклада само по себе не требует особых действий по НДФЛ и взносам — больше начисление, больше и удержания, всё считается в том же документе начисления. Но если повышение задело уже сданный период, 6-НДФЛ и РСВ за него придётся уточнять. Поэтому в закрытом квартале прибавку проводят текущим месяцем, а не задним числом. Напомним, что с 2023 года ФСС и ПФР объединены в СФР, и взносы по единому тарифу уходят одной суммой — отдельно «настраивать ФСС» в документе повышения не нужно.

Частые ошибки при изменении окладов

Повышение оклада — операция несложная, но несколько промахов встречаются регулярно и всплывают только в отчётности или при расчёте отпуска.

• ❌ Плановое повышение оформили обычным изменением оклада вместо индексации. Средний заработок за прошлые месяцы не корректируется на коэффициент, отпускные занижены. Лечится проведением именно документа индексации.
• ❌ Перепутали дату документа и дату вступления в силу. Оклад начал действовать не с того числа, за часть месяца начислена не та сумма. Проверяйте поле начала действия, а не дату создания.
• ❌ Штатка ведётся, а оклад подняли только по сотруднику. 1С выдаёт расхождение со штатным расписанием. Сначала документ «Изменение штатного расписания», потом — сотрудник.
• ❌ Изменили штатку, но забыли сотрудников. Позиция показывает новую ставку, а люди продолжают получать старую. Нужна индексация штатного расписания или изменение оплаты по каждому.
• ❌ Повысили оклад за уже выплаченный и закрытый месяц. Появляется долг за организацией и расхождение с 6-НДФЛ. Если период закрыт, повышение проводят текущим месяцем или аккуратно пересчитывают весь блок начислений и отчётности.

Частые вопросы