Повышение оклада в 1С ЗУП: документы, сроки и расчёт разницы

Чтобы в 1С ЗУП увеличить оклад уже работающему сотруднику, создайте документ изменения оплаты труда: раздел Кадры, пункт «Кадровые переводы» или «Изменение оплаты труда» (название зависит от релиза). Укажите сотрудника, дату, с которой действует новый оклад, и новую сумму. Проведите документ, и с этой даты начисление пойдёт по новому окладу.

Если у вас строгое штатное расписание, сначала меняют его: оклад в позиции должен совпадать с тем, что вы ставите человеку. Иначе программа предупредит о расхождении или оставит в учёте старую сумму. Ниже разберём оба пути, расчёт за месяц, в котором оклад поменялся, и ошибки, на которых спотыкаются чаще всего.

Что нужно до повышения оклада

Повышение оклада в ЗУП 3.1 — это кадровое событие, а не правка карточки. Исправить сумму прямо в карточке сотрудника можно, но история оклада теряется. Для расчёта за прошлые месяцы и для проверки инспекции нужна именно дата, с которой сумма изменилась.

Проверьте до начала:

• 📄 есть дополнительное соглашение к трудовому договору (повышение оформляется по соглашению сторон) или приказ, если оклад меняется по локальному акту, например при индексации;
• 📅 период, за который вы собираетесь вносить изменение, не закрыт для редактирования;
• 👤 у сотрудника уже назначено плановое начисление «Оклад» (или другой вид оплаты по тарифу);
• 🏢 в штатном расписании предусмотрена нужная сумма, если вы ведёте штатное расписание в программе.

Способ 1. Изменение оплаты труда одного сотрудника

Это основной способ для точечного повышения. Документ меняет только условия оплаты и не трогает должность и подразделение.

Шаг за шагом

1. Откройте Кадры → «Кадровые переводы» (если такого пункта нет, найдите раздел кадровых документов и воспользуйтесь поиском по слову «оплаты»).
2. Нажмите «Создать» и выберите документ изменения оплаты труда.
3. В поле «Сотрудник» выберите человека, в поле «Дата изменения» поставьте дату по соглашению.
4. В табличной части найдите начисление «Оклад» (или «Оплата по окладу»), нажмите «Изменить» и введите новое значение в колонке «Размер».
5. Если нужно, заполните основание — номер и дату соглашения.
6. Нажмите «Провести» и откройте печатную форму или проверьте план начислений сотрудника.

После проведения в разделе плановых начислений сотрудника появится новая строка с датой и суммой. Старая запись остаётся в истории.

Как проверить результат

Откройте карточку сотрудника, ссылка «Начисления и удержания» (или «Плановые начисления»). Там видна хронология: оклад 50 000 до 31 числа, оклад 55 000 с 1 числа следующего месяца. Если новая строка не появилась — документ не проведён или выбрана другая организация.

Способ 2. Кадровый перевод с одновременным повышением

Если человек получает ещё и новую должность, меняется подразделение или график, используйте документ «Кадровый перевод». Оклад вы меняете в той же форме, а должность и подразделение — рядом.

Что здесь важно:

• 🔹 флажок «Изменить должность» и новая позиция выбираются из штатного расписания, оклад подтягивается из позиции;
• 🔹 если оклад в позиции не совпадает с вводимым, программа покажет расхождение — исправьте позицию или уберите привязку;
• 🔹 дату перевода ставьте строго по приказу, она же будет датой смены начислений.

Увеличение оклада сразу у нескольких сотрудников

Когда оклады растут у всего подразделения или по всей компании, вручную вводить десятки документов неудобно. В ЗУП есть групповое изменение: документ с табличной частью, в которой вы подбираете сотрудников и сразу задаёте новый размер или процент.

Алгоритм:

1. Создайте документ группового изменения оплаты труда (найдите его через поиск по форме раздела Кадры).
2. Нажмите «Подбор» и выберите сотрудников по подразделению или должности.
3. Для каждой строки задайте новый оклад или процент увеличения.
4. Проверьте итоговую сумму — программа покажет рост фонда оплаты труда.
5. Проведите документ и распечатайте приказ.

Пример. В отделе 8 человек с окладом 50 000 рублей. Повышение на 10%. Новый оклад — 55 000, рост на 5 000 по каждому. Ежемесячный рост ФОТ по отделу — 40 000 рублей до удержания налога и взносов.

Индексация и повышение тарифов

Если вы повышаете не оклад, а часовую ставку или сдельную расценку, логика та же, но в документе меняется другое начисление. Для сдельщиков удобнее менять расценки в справочнике, а не оклад в документе. Это отдельная настройка, поэтому проверьте вид начисления в карточке сотрудника до изменения.

Штатное расписание: меняем позицию

Если оклад привязан к позиции штатного расписания, сначала повышают её. Иначе программа сравнит оклад сотрудника с позицией и подсветит расхождение.

Порядок такой:

• 📋 откройте Кадры → «Штатное расписание»;
• ✏️ выберите позицию, нажмите «Изменить» и установите новую дату с новым окладом;
• ✅ утвердите изменение документом изменения штатного расписания, если в вашем релизе включена история изменений;
• 👥 затем оформите изменение оплаты труда у каждого сотрудника на этой позиции.

Если на позиции работает несколько человек, а повышать нужно одному, создайте индивидуальное условие оплаты у сотрудника. Тогда расхождение с позицией будет сознательным.

Как изменится зарплата в месяце повышения

Если повышение действует с первого числа, всё просто: новый оклад идёт за весь месяц. Сложнее, когда дата посреди месяца. Тогда начисление считается пропорционально отработанному времени по старому и новому окладу.

Пример при пятидневке. В месяце 21 рабочий день. Сотрудник отработал 10 дней по окладу 50 000 и 11 дней по окладу 55 000.

НДФЛ по ставке 13% с этой суммы — 6 840,48. К выплате остаётся 45 778,57. Для сравнения: без повышения за месяц начислили бы 50 000.

Для быстрой оценки итогового оклада на руки воспользуйтесь калькулятором.

Точные суммы НДФЛ в программе зависят от вычетов и совокупного дохода сотрудника за год: при превышении порога ставка по части дохода выше. Для ориентира берите стандартные 13%.

Если повышение вносят задним числом

Бывает, что приказ подписали 20-го, а действует он с 1-го. Программа это допускает, но нужно подготовиться.

1. Создайте документ изменения с прошлой датой.
2. Проведите его — ЗУП пометит месяц к перерасчёту.
3. Откройте начисление зарплаты за этот месяц и выполните перерасчёт: разница попадёт в текущий месяц отдельной строкой.
4. Проверьте, что НДФЛ с доплаты исчислен в месяце, где её начислили, — так требуют правила учёта в программе.

Ориентируйтесь на правила вашей организации по срокам оформления: при возможности подписывайте соглашение до даты вступления.

Какой способ выбрать

Не всегда понятно, какой документ нужен. Ориентируйтесь на то, что меняется кроме суммы.

Что проверить после повышения

Когда документы проведены, потратьте пять минут на контроль. Это дешевле, чем разбираться с жалобой сотрудника после выплаты.

• 🔍 Откройте план начислений сотрудника и убедитесь, что оклад один, с нужной датой.
• 📊 Сформируйте анализ начисленной зарплаты за месяц и сравните сумму с ожидаемой по вашему расчёту.
• 🧾 Проверьте расчётный листок: оклад должен разбиваться на периоды до и после даты изменения.
• 👥 Сверьте фонд оплаты труда по подразделению с планом. Для отдела из восьми человек при повышении на 10% рост составит 40 000 рублей в месяц до налогов и взносов.
• 📁 Приложите к кадровому документу скан соглашения: через пару лет найти его будет проще.

Если сумма в отчёте не совпадает с ожиданием, чаще всего виновата дата изменения в середине месяца: проверьте пропорцию по рабочим дням по таблице выше.

Как не допускать путаницы с окладами

Несколько привычек сильно сокращают число ошибок:

• 🔹 поручите один тип изменений одному сотруднику отдела кадров, а не всем сразу;
• 🔹 вносите изменения в начале месяца, пока зарплата не начислена;
• 🔹 храните шаблон соглашения с обязательной датой вступления;
• 🔹 раз в квартал сверяйте оклады в программе с реестром штатного расписания;
• 🔹 после любых массовых изменений делайте копию информационной базы.

Повышение при совместительстве и разных графиках

У совместителя оклад меняется отдельно по каждому месту работы. В документе выбирайте именно ту запись сотрудника, которая относится к нужной должности, иначе повысите оплату по основному месту.

Если график сотрудника неполный, оклад в ЗУП задают пропорционально или тарифной ставкой, а не полным окладом. Новое значение вводите в том же виде, в каком оно стояло раньше. Например, было 25 000 рублей при полставки, станет 27 500 — вводите 27 500, а не 55 000.

Для почасовой оплаты меняют тариф за час. Месячный итог тогда зависит от фактически отработанных часов в табеле, поэтому ориентируйтесь на среднее число часов в месяце.

Типичные ошибки при повышении оклада

Разберём, что идёт не так чаще всего.

Оклад не изменился после проведения

Проверьте три вещи. Дата изменения не позже текущего расчётного периода. Документ проведён, а не просто записан. Начисление в документе совпадает с тем, что назначено сотруднику.

Программа показывает старую сумму в расчётном листке

Расчётный листок формируется после начисления. Пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» или создайте новый, затем обновите листок.

Расхождение со штатным расписанием

Окно с предупреждением появляется, когда оклад у человека выше или ниже позиции. Либо правьте позицию, либо отключайте привязку осознанно.

Дубли начислений

Если вы добавили второй «Оклад» вместо изменения существующего, сотрудник получит двойную сумму. Всегда меняйте старую строку, а не добавляйте новую. Для проверки смотрите план начислений: оклад должен быть один.

Повышение не попало в отчёты

Отчёт по штатной расстановке строится на дату. Укажите дату после вступления изменения в силу, иначе увидите старые значения.

Чек-лист перед проведением документа

Пройдитесь по пунктам, прежде чем проводить изменение.

Частые вопросы