Изменение оклада работника в 1С:ЗУП 3.1 — от кадрового приказа до пересчёта зарплаты

Оклад сотруднику в 1С:ЗУП 3.1 повышают документом Изменение оплаты труда: раздел Зарплата → Изменения оплаты сотрудников, кнопка Создать. В документе указывают сотрудника, дату, с которой действует новый размер, и новое значение планового начисления «Оплата по окладу». После проведения новый оклад подхватится при ближайшем расчёте зарплаты.

Это если меняется только размер оплаты. Если вместе с окладом меняется должность или подразделение — оформляют не «Изменение оплаты труда», а Кадровый перевод. А когда оклады растут сразу у группы людей (индексация, пересмотр штатного расписания) — удобнее массовый документ Изменение плановых начислений.

Ниже — как это сделать для одного человека и для списка, что оформить кадрово по Трудовому кодексу, чем отличается порядок в Бухгалтерии 3.0 и в бюджетных учреждениях, и как потом проверить, что зарплата пересчиталась верно.

Что оформить до изменения оклада

Размер оклада — обязательное условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Поменять его «задним числом» в программе и забыть про бумаги нельзя: сначала правовое основание, потом проводка в 1С.

Порядок зависит от того, кто инициатор изменения.

• 🤝 По соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Обычный случай повышения. Оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору с новым размером оклада и датой, с которой он действует. На его основании издают приказ в свободной форме.
• 📢 По инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ). Применяют, когда меняются организационные или технологические условия труда. Работника нужно письменно уведомить не позднее чем за два месяца до изменения. Для простого повышения оклада эта статья избыточна — ей пользуются реже.

Унифицированной формы приказа именно о повышении оклада нет (форма Т-5 — это о переводе). Приказ составляют в произвольной форме: кого, с какой даты, какой новый оклад, основание — реквизиты допсоглашения.

Отдельный повод для повышения — минимальный размер оплаты труда. Оклад за полностью отработанную месячную норму не может быть ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ), а в регионе с районным коэффициентом и северными надбавками они начисляются сверх МРОТ. Когда федеральный или региональный минимум поднимается, оклады ниже него приводят к новому порогу тем же документом, что и обычное повышение.

Как изменить оклад одному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1

Для одного человека используют документ Изменение оплаты труда. Он меняет плановые начисления сотрудника , не трогая кадровые данные.

1. Откройте раздел Зарплата → Изменения оплаты сотрудников. Это журнал, в котором лежат все документы, меняющие плановую оплату. Нажмите Создать → Изменение оплаты труда.
2. В поле Сотрудник выберите работника. В поле Дата изменения поставьте число, с которого действует новый оклад, а не дату, когда вы заполняете документ. Это ключевой момент: именно от этой даты программа начнёт считать по-новому.
3. В табличной части отобразятся текущие плановые начисления. В строке «Оплата по окладу» (или «Оплата по часовому тарифу» — смотря как настроена оплата у сотрудника) впишите новый размер в колонку Результат.
4. Если у человека есть надбавки, завязанные на оклад (процентные премии, доплаты), проверьте, что они пересчитались. Процентные начисления программа пересчитает сама от нового размера.
5. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После этого при расчёте за месяц, в который попадает дата изменения, зарплата разделится на два периода: до даты — по старому окладу, с даты — по новому, пропорционально отработанным дням.

Не путайте два документа. Изменение оплаты труда меняет уже назначенный сотруднику оклад. Если же нужно добавить начисление , которого у человека раньше не было (например, новую надбавку), это Назначение планового начисления. Для простого повышения оклада нужен именно первый.

Районный коэффициент, северная надбавка и прочие начисления, рассчитываемые от оклада, пересчитаются сами — отдельно их в документе трогать не нужно.

Когда вместе с окладом меняется должность, разряд или подразделение — «Изменение оплаты труда» не подходит. Нужен Кадры → Кадровые переводы → Кадровый перевод: в нём на одной форме меняют и место работы, и оплату.

Как повысить оклад сразу группе сотрудников

Когда оклады меняются у отдела или всей организации (например, при индексации по ст. 134 ТК РФ), не нужно заводить документ на каждого. Используйте Зарплата → Изменения оплаты сотрудников → Создать → Изменение плановых начислений.

В документе:

1. Укажите Дату, с которой действует изменение.
2. Кнопкой Подбор или Заполнить добавьте список сотрудников — по подразделению, по виду начисления или вручную.
3. Выберите, что делаем с начислением: задать новый фиксированный размер либо изменить на процент или сумму. Для индексации удобно увеличение на процент — программа пересчитает оклад каждому от его текущего значения.
4. Проверьте получившиеся суммы в колонке результата и проведите документ.

Если повышение оформляете на будущую дату, документ можно провести заранее — в расчёт он войдёт только с указанного числа.

Повышение оклада в 1С:Бухгалтерии 3.0

Когда зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии (настройка Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты ведётся в этой программе), отдельного документа «Изменение оплаты труда» нет. Оклад меняют документом Кадровый перевод.

Путь: Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Кадровый перевод. В документе указывают сотрудника, дату перевода и новый размер оклада в поле начисления. Если ничего, кроме оклада, не меняется, остальные поля (должность, подразделение) оставляют прежними.

Такой порядок работает для небольшого штата. Если сотрудников много и есть сложные начисления, кадровый и зарплатный учёт ведут в отдельной 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию передают готовые проводки через синхронизацию. В этом случае оклад меняют в ЗУП по инструкции выше, а в Бухгалтерию он попадает вместе с результатом расчёта.

Особенности в бюджетных учреждениях (ЗКГУ)

В 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ) документ для изменения оплаты тот же — Изменение оплаты труда, и находится он так же, в разделе Зарплата. Но у бюджетников есть дополнительные реквизиты, которые нужно заполнить.

• 💰 Источник финансирования. В строке начисления указывают, за счёт каких средств идёт оплата (субсидия, приносящая доход деятельность и т. п.). Без корректного источника проводки встанут не на тот КФО.
• 📊 Статьи финансирования и КПС/КОСГУ. Если в учёте настроено распределение по статьям, их указывают при изменении оплаты, иначе расчёт не распределится по кодам.
• 🏛 Оплата по окладу с учётом повышающих коэффициентов. В бюджете оклад часто складывается из базового оклада и коэффициентов (за квалификацию, за условия). Повышают, как правило, базовую величину, а коэффициенты пересчитываются от неё.

Остальной порядок — дата изменения, перезаполнение расчёта за месяц — такой же, как в коммерческой ЗУП.

Как проверить, что оклад и зарплата изменились правильно

После проведения документа и расчёта зарплаты стоит сверить результат, а не доверять ему на глаз.

• 📄 Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок). Покажет, как начислена оплата за месяц: до даты изменения и после. Проверьте, что сумма за «новую» часть месяца соответствует новому окладу.
• 📋 Начисления сотрудников или Анализ зарплаты по сотрудникам. Сводно по организации — удобно, когда меняли оклад группе: видно всех и новые суммы.
• 🔎 Карточка сотрудника → плановые начисления. Открыв карточку, можно посмотреть историю изменений оплаты и убедиться, что действует именно новый размер с нужной даты.

НДФЛ и страховые взносы программа пересчитает автоматически от новой суммы начисления — отдельно их менять не нужно. Если взносы или налог не сошлись, причина почти всегда в том, что документ начисления не перезаполнили после изменения оклада.

Частые ошибки при изменении оклада

Ошибки, из-за которых новый оклад «не срабатывает» или расчёт получается неверным.

• Дата документа вместо даты изменения. Если в поле даты поставить сегодняшнее число вместо числа, с которого действует оклад, расчёт разделит месяц не там, где нужно.
• Не перезаполнили начисление зарплаты. Самая частая. Оклад изменили, а документ Начисление зарплаты и взносов за месяц уже был — и остался со старыми суммами. Лечится перезаполнением.
• Меняли оклад, а сменилась и должность. Использовали «Изменение оплаты труда» там, где нужен был «Кадровый перевод» — в итоге в кадровых отчётах должность осталась прежней.
• Забыли про штатное расписание. При включённом штатном расписании оклад сотрудника расходится со штатной позицией, программа подсвечивает отклонение.
• Нет кадрового основания. Оклад в базе подняли, а дополнительного соглашения и приказа нет — формально изменение условий договора не оформлено.