Повышение оклада сотруднику в 1С: документы, перерасчёт задним числом и средний заработок

Чтобы увеличить зарплату одному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1, оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с датой, с которой действует новый оклад. Если повышают сразу многим — используйте групповой документ «Изменение оплаты сотрудников». В 1С:Бухгалтерии 3.0 оклад меняют «Кадровым переводом» в разделе Зарплата и кадры.

Если дата повышения попала в уже закрытый месяц, ЗУП сам посчитает доплату в ближайшем «Начислении зарплаты и взносов». Бухгалтерия так не умеет: разницу за прошлые месяцы придётся начислить вручную. Отдельный вопрос — отпуска и командировки, которые уже оплачены по старому окладу.

С чего начать: приказ, допсоглашение и дата

Программа фиксирует решение, но не заменяет его. До ввода данных в 1С на руках должны быть документы.

• 📄 Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оплата труда — обязательное условие договора (ст. 57 ТК РФ), а менять его можно только письменным соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ).
• 📝 Приказ об изменении оклада. Унифицированной формы для повышения оклада нет, приказ составляют в свободной форме или по форме, утверждённой в компании.
• 📊 Изменение штатного расписания, если оклад меняется по всей должности, а не одному человеку.
• 📅 Дата начала действия. Именно её вы укажете в 1С. Дата подписания приказа и дата нового оклада могут не совпадать.

Повышение «задним числом» трудовому праву не противоречит: стороны вправе договориться, что новый оклад действует с прошлой даты. Понижать так нельзя. Для 1С разница одна — при прошлой дате появится перерасчёт.

Повышение оклада в 1С:ЗУП 3.1 по шагам

В ЗУП есть три способа. Выбор зависит от того, сколько людей затрагивает изменение и ведётся ли штатное расписание.

Названия журналов в разделе Зарплата в разных релизах немного отличаются. Если не видите нужный — наберите название документа в поиске по меню.

Способ 1. Кадровый перевод

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте «Кадровый перевод».
2. Выберите сотрудника и укажите дату, с которой действует новый оклад.
3. Отметьте, что меняется оплата труда. На вкладке с начислениями появится текущий оклад.
4. Замените сумму в строке оклада. Остальные начисления (надбавки, доплаты) оставьте как есть или поменяйте тут же.
5. Проведите документ и распечатайте приказ, если печатаете его из программы.

Способ 2. Изменение оплаты труда одному сотруднику

Этот документ удобнее, когда должность не меняется: в нём нет лишних кадровых реквизитов. Порядок тот же — сотрудник, дата, новая сумма оклада, проведение. Приказ по форме Т-5 в этом случае не нужен, ведь перевода нет.

Способ 3. Групповое повышение

1. Создайте «Изменение оплаты сотрудников».
2. Заполните табличную часть: подбором или кнопкой заполнения по подразделению.
3. Укажите новый оклад построчно. Для единого процента повышения удобнее выгрузить список в Excel, посчитать и вставить обратно — либо воспользоваться командой изменения выделенных строк, если она есть в вашем релизе.
4. Проверьте дату. Она одна на весь документ: людей с разной датой повышения разнесите по разным документам.

Не правьте оклад в старом приёме на работу или прошлом переводе — так вы перепишете историю, и все прошлые расчёты станут «неправильными». Повышение — это всегда новый документ с новой датой.

Перерасчёт, если оклад повысили задним числом

Допустим, повышение подписали 20 октября, но оклад действует с 1 сентября. Сентябрь уже закрыт и выплачен.

Что делает ЗУП:

1. После проведения кадрового документа программа регистрирует перерасчёт за сентябрь. Список ожидающих перерасчётов открывается из раздела Зарплата — там видно, какие сотрудники и периоды затронуты.
2. В «Начислении зарплаты и взносов» за октябрь появятся строки перерасчёта сентября. Это разница между новым и старым окладом за отработанное время.
3. Октябрь программа сразу считает по новому окладу.

Пример. Оклад 50 000 ₽, с 1 сентября — 60 000 ₽. В сентябре 22 рабочих дня, сотрудник отработал все. Доплата за сентябрь: 60 000 − 50 000 = 10 000 ₽. Если бы он отработал 11 дней из 22, доплата была бы 10 000 × 11 / 22 = 5 000 ₽.

Перерасчёт затрагивает и документы, которые зависят от оклада: премии в процентах от оклада, доплаты за совмещение, оплату по среднему, если расчётный период изменился. ЗУП отмечает такие документы как требующие перерасчёта.

Как повышение оклада влияет на средний заработок

Здесь важно различать два случая: повысили одному человеку или всем в организации (филиале, подразделении).

Индивидуальное повышение

Средний заработок для отпуска считается по фактическим начислениям за 12 месяцев. Если повысили одному сотруднику, коэффициент не применяют. Новый оклад начнёт влиять на отпускные постепенно, по мере того как месяцы с новой зарплатой войдут в расчётный период.

Исключение — повышение задним числом внутри расчётного периода. Доплата по перерасчёту относится к тем месяцам, за которые начислена, и средний заработок для отпуска растёт.

Общее повышение: индексация

По п. 16 Положения, утверждённого постановлением № 922, при повышении окладов в организации, филиале или структурном подразделении средний заработок индексируют.

Коэффициент = новый оклад / старый оклад. Пример: оклады во всём отделе подняли с 40 000 до 46 000 ₽, коэффициент 46 000 / 40 000 = 1,15.

В ЗУП для этого есть документ «Индексация заработка» — найдите его поиском по меню. В нём указывают организацию или подразделение, дату и коэффициент. После проведения отпускные и командировочные с этой даты считаются с учётом индексации.

Больничные и декретные

Пособия считают по заработку за два предыдущих календарных года. Повышение оклада в текущем году на больничные этого года не влияет. Индексация по постановлению № 922 к пособиям не применяется.

Что делать с уже оплаченным отпуском

Если отпуск рассчитан до проведения документов о повышении, а по правилам индексации его нужно увеличить:

1. Откройте документ «Отпуск» и создайте его исправление (команда исправления есть в форме проведённого документа).
2. Пересчитайте документ. Разница попадёт в ближайшую выплату.
3. Если отпуск ещё не выплачен, достаточно перезаполнить исходный документ.

Повышение зарплаты в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

Сначала проверьте, где ведётся зарплата: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Если включён вариант с учётом во внешней программе, оклад меняют в ЗУП, а в Бухгалтерию приходят только итоги.

Если зарплата ведётся в БП:

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы и создайте «Кадровый перевод».
2. Выберите сотрудника, дату действия нового оклада.
3. Отметьте изменение оплаты и укажите новый оклад.
4. Проведите документ.

Чем БП отличается от ЗУП:

• 🚫 Нет автоматического перерасчёта прошлых месяцев. Если оклад вырос задним числом, разницу посчитайте сами и добавьте отдельной строкой в «Начисление зарплаты» текущего месяца. Для этого заведите вид начисления под доплату (в списке видов начислений в разделе Зарплата и кадры).
• 🚫 Нет документа индексации среднего. При общем повышении коэффициент к отпускным применяют вручную, корректируя расчёт.
• ✅ Текущий месяц программа сразу считает по новому окладу, если дата перевода в нём.

Типичные ошибки при повышении оклада

НДФЛ, взносы и отчётность после повышения

НДФЛ

С 2023 года датой получения дохода считается день выплаты (ст. 223 НК РФ). Доплату за сентябрь, выплаченную в октябре, облагают НДФЛ в октябре. В 6-НДФЛ она попадёт в период выплаты, уточнять прошлый расчёт не нужно.

Страховые взносы

Взносы начисляют на дату начисления выплаты. Доплата, начисленная в октябре за сентябрь, входит в базу октября. Это не исправление ошибки, а новое начисление по новому решению, поэтому уточнённый РСВ за прошлый период не подают.

Если доплату за прошлый год начислили в январе, она войдёт в базу нового года, и предельная база по взносам считается уже по новому году.

Персонифицированная отчётность

Сведения о доходах в отчётах по месяцам попадут в месяц начисления. В ЗУП и БП отчёты заполняются из начислений, ручная корректировка обычно не нужна.

Что сверить

• 📊 «Анализ начисленных налогов и взносов» за месяц, в котором принят перерасчёт: доплата видна в базе.
• 📊 Расчётный листок сотрудника: строка перерасчёта с указанием прошлого периода.
• 📊 Карточка сотрудника или отчёт по плановым начислениям: новый оклад с правильной даты.

Частые вопросы