Увольнение работника вручную: приказ, расчёт, трудовая книжка и отчёт в СФР без учётной программы

Уволить сотрудника без 1С можно полностью вручную: нужны заявление или другое основание, приказ (можно по унифицированной форме Т-8), записка-расчёт, запись в трудовой книжке и отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после приказа. Все деньги выплачивают в последний рабочий день — это требование статьи 140 ТК РФ, и программа здесь ничего не меняет.

Без учётной системы главный риск не в бланках, а в расчёте. Компенсацию за отпуск и средний заработок придётся считать самому, поэтому ниже формулы и пример с проверенной арифметикой. Порядок оформления увольнения один для любой организации и ИП-работодателя, если в штате есть сотрудники по трудовому договору.

Что сделать до приказа: основание, сроки, сверка данных

Пошаговая инструкция начинается не с приказа, а с проверки основания. От него зависят дата, формулировка в трудовой книжке и набор выплат.

1. Получите основание в письменном виде. Для увольнения по собственному желанию — заявление работника, для соглашения сторон — подписанное соглашение, для сокращения — уведомление с подписью о вручении.
2. Посчитайте дату увольнения. По собственному желанию работник предупреждает не позднее чем за две недели. Срок начинается на следующий день после получения заявления. По договорённости уволить можно и раньше — тогда в заявлении или на нём должна быть отметка о согласовании даты.
3. Сверьте данные из личной карточки Т-2: ФИО, табельный номер, должность, дату приёма, остаток отпуска. Ошибка в должности потом переедет в трудовую книжку и в ЕФС-1.
4. Закройте табель за текущий месяц до даты увольнения включительно.
5. Соберите суммы за 12 месяцев для среднего заработка: начисления из расчётных листков или ведомостей.
6. Проверьте долги: подотчётные суммы, неотработанный аванс, выданное имущество.

Работник может отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Отказать ему можно, только если на его место уже письменно приглашён другой человек, которому нельзя отказать в приёме.

Приказ об увольнении сотрудника: форма и обязательные реквизиты

Унифицированная форма Т-8 (Т-8а — для нескольких работников) с 2013 года не обязательна. Можно утвердить свой бланк, но удобнее взять Т-8: в ней уже есть все нужные поля.

Что должно быть в приказе:

• 📄 номер и дата приказа;
• 👤 ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность;
• 📅 дата прекращения трудового договора и номер договора с датой;
• ⚖️ основание увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ;
• 📎 документ-основание: заявление, соглашение, уведомление, акт;
• ✍️ подпись руководителя и подпись работника об ознакомлении.

Формулировку основания пишут строго по Трудовому кодексу. Пример для собственного желания: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

После приказа сделайте отметку об увольнении в личной карточке Т-2 и дайте работнику расписаться в ней.

Расчёт при увольнении вручную: формулы и пример

Без программы составьте записку-расчёт по форме Т-61 или своей форме. В ней три блока: что начислено, что удержано и сколько к выплате.

Что входит в окончательный расчёт

Компенсация за отпуск

Шаг 1. Дни компенсации. При ежегодном отпуске 28 дней за каждый отработанный месяц положено 28 / 12 = 2,33 дня. Остаток менее половины месяца отбрасывают, половину и больше округляют до полного месяца. Использованные дни отпуска вычитают.

Шаг 2. Среднедневной заработок. Если расчётный период отработан полностью:

Среднедневной = Выплаты за 12 месяцев / 12 / 29,3

Если какой-то месяц отработан не полностью, для него число дней считают так: 29,3 / календарных дней месяца × календарных дней, отработанных в нём. В расчёт не берут больничные, отпуска и командировки — ни дни, ни суммы за них.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽. Последний рабочий день — 14 ноября. В ноябре по производственному календарю 19 рабочих дней (пример условный, проверьте свой календарь), отработано 10. Расчётный период отработан полностью, выплаты за 12 месяцев — 720 000 ₽. Остаток отпуска — 14 дней.

1. Зарплата за ноябрь: 60 000 / 19 × 10 = 31 578,95 ₽.
2. Среднедневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 ₽.
3. Компенсация: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.
4. Всего начислено: 31 578,95 + 28 668,92 = 60 247,87 ₽.
5. НДФЛ 13 %: 60 247,87 × 13 % = 7 832 ₽ (налог округляется до рубля).
6. К выплате без других удержаний: 60 247,87 − 7 832 = 52 415,87 ₽.

Если в ноябре был выплачен аванс, его вычитают из суммы к выплате. Страховые взносы с 60 247,87 ₽ начисляют за счёт работодателя — на сумму на руки они не влияют, но попадают в расчёт по взносам за период.

Налоги и удержания

• 💰 Зарплата и компенсация отпуска облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
• 💼 Выходное пособие не облагается НДФЛ в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для Крайнего Севера и приравненных местностей), п. 3 ст. 217 НК РФ. Сверх лимита налог удерживают.
• ✂️ За авансом выданный отпуск можно удержать за неотработанные дни, но не во всех случаях: при сокращении, ликвидации и ряде других оснований удерживать нельзя. Общий лимит удержаний — 20 % от выплаты.

Деньги перечисляют в день увольнения. Если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после того, как он потребовал расчёт. За просрочку платят компенсацию: 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы за каждый день (ст. 236 ТК РФ).

Если сумма спорная, неоспариваемую часть всё равно выплачивают в срок.

Трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности и отчёт в СФР

Бумажная трудовая книжка

Запись вносят по правилам приказа Минтруда № 320н. В графе 3 пишут основание с точной ссылкой на ТК РФ, в графе 4 — реквизиты приказа. Запись заверяют подписью ответственного лица и печатью, если она есть. Работник расписывается в книжке и в журнале учёта движения трудовых книжек.

Если книжку в день увольнения отдать нельзя (работник не пришёл), направьте ему уведомление: явиться за книжкой или согласиться на отправку почтой. С даты отправки уведомления работодатель не отвечает за задержку выдачи.

Отчёт ЕФС-1

Сведения об увольнении подают в Социальный фонд России (СФР, до 2023 года — ПФР и ФСС) в форме ЕФС-1, подраздел 1.1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Без 1С отчёт формируют в бесплатной программе подготовки отчётности, в сервисе оператора ЭДО или в личном кабинете страхователя СФР. Организации с численностью 10 человек и меньше могут сдавать отчёт на бумаге, остальные — только электронно.

Если сотрудник военнообязанный, сообщите об увольнении в военкомат в течение двух недель.

Что выдать работнику в последний день

Копии документов по заявлению работника выдают в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Как уволить сотрудника по разным основаниям

Порядок документов везде одинаков, отличаются подготовка, сроки и выплаты.

Сокращение: на что уходит больше всего ошибок

При сокращении средний заработок для выходного пособия считают не по 29,3, а по отработанным дням:

Средний дневной = Выплаты за 12 месяцев / Фактически отработанные дни
Выходное пособие = Средний дневной × Рабочие дни первого месяца после увольнения

Отдельно проверьте преимущественное право остаться на работе (ст. 179 ТК РФ) и запреты на увольнение отдельных категорий — например, беременных женщин по инициативе работодателя (кроме ликвидации).

Ошибки при оформлении увольнения без программы

• ❌ Дату увольнения ставят на день после последнего рабочего дня. Дата в приказе и в трудовой книжке — это последний рабочий день.
• ❌ Считают компенсацию по окладу, а не по среднему заработку. Премии за расчётный период тоже входят в выплаты для среднего, если они начислены по системе оплаты труда.
• ❌ Не исключают больничные и отпуска из расчётного периода — среднедневной получается заниженным.
• ❌ Формулировку пишут своими словами: «уволен по желанию». Нужна ссылка на статью, часть и пункт ТК РФ.
• ❌ Забывают про ЕФС-1 или сдают его по дате увольнения, а не приказа. Штраф за просрочку — 500 ₽ за каждого застрахованного лица.
• ❌ Удерживают за неотработанный отпуск при сокращении. По этому основанию удержание запрещено.

Чем заменить 1С для кадрового учёта

Если сотрудников мало, увольнения раз в год можно провести и в таблице. Когда работников больше 5–10 или увольнения регулярные, ручной учёт начинает стоить дороже программы.

При выборе проверьте три вещи: считает ли сервис средний заработок для отпуска и для пособия разными способами, формирует ли ЕФС-1 и СТД-Р, есть ли производственный календарь с обновлениями.

Частые вопросы