Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 8.3: от приказа до окончательного расчёта

Увольнение в 1С:ЗУП 8.3 держится на одном документе — он так и называется «Увольнение». В нём указывают дату и основание, программа сама считает компенсацию за неиспользованный отпуск или, наоборот, удержание за отпуск, отгулянный авансом, и отсюда же печатаются приказ по форме Т-8 и записка-расчёт Т-61. Окончательный расчёт закрывается ведомостью с датой выплаты в день увольнения.

Ниже — порядок действий в ЗУП редакции 3.1 с интерфейсом «Такси»: что проверить до увольнения, как заполнить документ , откуда берётся компенсация, как её выплатить и какие ошибки чаще всего ломают расчёт. Пути меню даны для типовой конфигурации; в вашей базе названия разделов те же.

С чего начать: проверка данных перед увольнением

До создания документа стоит убедиться, что сотруднику закрыты все «хвосты», иначе расчёт получится неверным.

• 📆 Остаток отпуска. Откройте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Он покажет, сколько дней накоплено и сколько отгуляно. Именно от этого числа зависит, будет компенсация или удержание.
• 💰 Неоплаченные периоды. Проверьте, что начислена зарплата за отработанную часть месяца и закрыты больничные. Если за сотрудником числится неотработанный аванс или заём, их тоже закрывают при увольнении.
• 📄 Кадровая история. В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) не должно быть незавершённых кадровых документов — например, оформленного, но не проведённого перевода.

Когда данные в порядке, переходите к документу.

Как создать документ «Увольнение»

Документ лежит в журнале приёмов, переводов и увольнений.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать → Увольнение. Откроется форма документа.
3. В поле Сотрудник выберите увольняемого. Организация и подразделение подтянутся из его карточки.
4. Укажите Дата увольнения — последний рабочий день.
5. Выберите Основание увольнения. Это статья Трудового кодекса: для заявления по собственному желанию — расторжение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Формулировку программа подставит в приказ автоматически.

Документ состоит из нескольких вкладок: условия увольнения, компенсация отпуска, начисления и удержания, средний заработок. Заполняются они по очереди, но большую часть ЗУП рассчитывает сама после того, как вы указали дату.

Не проводите документ, пока не проверили вкладку с компенсацией отпуска — именно там чаще всего прячется ошибка в днях.

Важный момент, который экономит отдельный документ: «Увольнение» начисляет и зарплату за отработанную часть месяца увольнения. Отдельный документ Начисление зарплаты и взносов на этого сотрудника за месяц проводить не нужно — иначе зарплата задвоится. На вкладке начислений вы увидите и оклад за отработанные дни, и компенсацию отпуска одной формой.

Основание увольнения: что выбрать и на что оно влияет

Статья ТК РФ в поле Основание увольнения — это не формальность. От неё зависит и формулировка в приказе, и состав выплат.

• По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Самый частый случай: заявление, отработка две недели, никаких дополнительных выплат сверх зарплаты и компенсации отпуска.
• По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Дату и дополнительную выплату стороны определяют соглашением; выплату вносят в документ отдельной суммой.
• Сокращение численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Здесь положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка плюс сохранение заработка на период трудоустройства. В документе увольнения есть вкладка для начисления выходного пособия и компенсаций — укажите их там, иначе программа посчитает только зарплату и отпуск.
• Окончание срочного трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Увольнение оформляют не позднее последнего дня срока договора.
• По инициативе работодателя за виновные действия (прогул, несоответствие и т. п., ст. 81 ТК РФ). Сам расчёт в 1С стандартный, но до него нужна кадровая процедура — акты, объяснительные, приказ о дисциплинарном взыскании.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Это ключевая вкладка. По ст. 127 ТК РФ за все неотгулянные дни отпуска при увольнении положена денежная компенсация.

На вкладке Компенсации отпуска программа показывает:

• вид компенсации — компенсация (если дни остались) или удержание (если отпуск отгулян авансом);
• количество дней;
• период, за который они посчитаны.

Количество дней ЗУП берёт из учёта отпусков. Сумму считает по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев перед увольнением (ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). Средний заработок можно раскрыть по кнопке в документе и проверить, какие начисления в него вошли.

Формула простая: средний дневной заработок умножают на количество неотгулянных дней. Средний дневной заработок — это выплаты за расчётный период, делённые на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Пример. За 12 месяцев сотруднику начислено 720 000 руб., период отработан полностью, остаток отпуска — 14 дней.

• средний дневной заработок: 720 000 / (12 × 29,3) = 720 000 / 351,6 ≈ 2 047,78 руб.;
• компенсация: 2 047,78 × 14 ≈ 28 669 руб.;
• НДФЛ 13 %: ≈ 3 727 руб., на руки ≈ 24 942 руб.

Если месяцы отработаны не полностью (были больничные, отпуск за свой счёт), 29,3 пересчитывается пропорционально отработанным дням — это ЗУП делает автоматически.

Прикинуть сумму до проведения документа удобно калькулятором — он считает по той же формуле, что и 1С:

Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами — программа удержит налог автоматически, отдельно его считать не нужно.

Удержания и закрытие взаиморасчётов

Кроме удержания за авансовый отпуск при увольнении могут закрываться и другие суммы.

• Невозвращённый подотчёт или заём. Если за сотрудником числится задолженность, её удерживают из расчёта — но с тем же лимитом 20% (а по отдельным основаниям — до 50%).
• Исполнительный лист. Алименты и другие удержания по исполнительным документам продолжают действовать до последнего дня и считаются с итоговой выплаты.
• Профсоюзные и добровольные удержания закрываются по общим правилам.

Все удержания видны на вкладке начислений и удержаний документа. Если нужно удержать разовую сумму, которую программа не подтянула, её добавляют отдельной строкой.

Проверьте, что сумма к выплате не ушла в минус. Отрицательный итог — сигнал, что удержаний набралось больше, чем начислено; часть долга тогда переносят на добровольный возврат.

Очередность тоже важна: сначала из дохода вычитают НДФЛ, и только от оставшейся суммы считают лимит удержаний. То есть 20% или 50% берут не от всей начисленной суммы, а от суммы за вычетом налога. ЗУП соблюдает эту очередность автоматически, но при ручном добавлении удержания сумму стоит перепроверить по расчётному листку.

Печать приказа, записки-расчёта и кадровые документы

Из проведённого документа «Увольнение» печатаются обе унифицированные формы — прямо по кнопке Печать.

• Приказ о прекращении трудового договора — форма Т-8 (для группового увольнения — Т-8а). С 2013 года унифицированные формы необязательны, но большинство работодателей продолжают их использовать, и ЗУП печатает именно их.
• Записка-расчёт — форма Т-61. В ней видно, как сложилась итоговая сумма: начисления, компенсация отпуска, удержания, НДФЛ и сумма на руки.

Вот что нужно оформить и выдать сотруднику в последний рабочий день:

По факту увольнения в СФР (бывший ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России с 2023 года) подаётся отчёт ЕФС-1 с подразделом о трудовой деятельности — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сформировать его можно из Кадры → Электронные трудовые книжки или в разделе отчётности.

Окончательный расчёт и выплата

По ст. 140 ТК РФ все суммы работнику выдают в день увольнения. В 1С это оформляется ведомостью.

1. Создайте ведомость: Выплаты → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу / Ведомости через раздатчик — смотря как платите).
2. В поле Выплачивать выберите Зарплата при увольнении.
3. Укажите дату — она должна совпадать с датой увольнения.
4. Нажмите Заполнить — программа подтянет сотрудника и итоговую сумму из документа «Увольнение».
5. Проверьте сумму, проведите ведомость и сформируйте платёжное поручение или расходный ордер.

Сумма в ведомости должна совпадать с суммой на руки из записки-расчёта Т-61. Если они разошлись — значит, после проведения увольнения что-то поменялось (досчитали больничный, изменили удержание), и документ нужно перепровести.

НДФЛ, удержанный при окончательном расчёте, перечисляют в бюджет по общим срокам уплаты налога. С 2023 года НДФЛ платят единым налоговым платежом и подают уведомление об исчисленных суммах — ЗУП формирует данные для него по дате выплаты дохода, то есть по дате ведомости. Поэтому так важно, чтобы дата выплаты в ведомости была реальной: от неё зависит, в какой период попадёт удержанный налог.

Если увольняется совместитель или сотрудник с несколькими местами работы в одной базе, проверьте, что расчёт сделан по всем его рабочим местам — компенсация отпуска считается по каждому отдельно.

Что чаще всего идёт не так

Эти ошибки всплывают в расчёте при увольнении регулярно — проверьте их до проведения ведомости.

Отдельная частая ситуация — сотрудника уволили, а потом он принёс больничный, открытый до даты увольнения. Больничный всё равно оплачивается; его проводят отдельным документом и доплачивают тем же порядком через ведомость.

Частые вопросы