Увольнение в 1С: от приказа до окончательного расчёта

Весь процесс держит один документ — «Увольнение». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Увольнения, в 1С:Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Увольнения. В нём указывают дату и статью ТК, а программа сама считает компенсацию за неиспользованный отпуск и собирает окончательный расчёт.

Уволить человека в 1С — это не одна кнопка. Сначала кадровый приказ, затем расчёт с компенсацией отпуска, потом отчёт в СФР на следующий рабочий день и отражение выплаты в 6-НДФЛ. Разберём порядок по шагам: что проверить до увольнения, как заполнить документ , как посчитать деньги и какие отчёты сдать, чтобы не получить штраф за просрочку.

Что проверить до увольнения

Прежде чем создавать документ, сверьте исходные данные по сотруднику. Ошибка здесь позже вылезет в расчёте и в отчётности.

• 📅 Дата увольнения. Последний рабочий день — это и есть дата увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Исключение — когда человек фактически не работал, но за ним сохранялось место.
• 📝 Основание и статья ТК. По собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77, по соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77, сокращение — п. 2 ч. 1 ст. 81. Формулировка в приказе должна совпадать с формулировкой в трудовой.
• 🏖 Остаток отпуска. Проверьте, сколько дней накоплено и сколько использовано. В ЗУП это видно в карточке сотрудника и в отчёте Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков.
• 💰 Незакрытые начисления и удержания. Непогашенный заём, алименты, неотработанный аванс по отпуску — всё это влияет на сумму к выдаче.

Создаём документ «Увольнение»

Документ оформляет и приказ, и расчёт одновременно. Открывайте его из журнала Кадры → Увольнения (ЗУП) либо из карточки сотрудника.

1. Нажмите Создать и выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите дату увольнения — последний рабочий день.
3. Выберите статью ТК из выпадающего списка «Основание увольнения».
4. На закладке компенсации отпуска программа подставит число дней. Проверьте его — об этом ниже.
5. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения из этого же документа печатается приказ по унифицированной форме Т-8 и записка-расчёт Т-61 — кнопка Печать. Унифицированные формы с 2013 года необязательны, но в 1С они остаются готовым шаблоном, и большинство компаний печатает именно их.

Пути к документу по конфигурациям:

Компенсация за неиспользованный отпуск

Это главная сумма, которую программа считает сама, но проверять её нужно вручную. При увольнении работнику выплачивают деньги за все неотгулянные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Число дней считают так: за каждый полный отработанный месяц полагается 2,33 дня (при стандартном отпуске 28 дней). Излишки меньше половины месяца отбрасывают, больше половины — округляют до полного месяца. Это правило идёт из Правил об очередных и дополнительных отпусках 1930 года, которые в этой части действуют до сих пор.

Стаж для компенсации считают с даты приёма, а не с начала рабочего года. Из него исключают периоды, которые в отпускной стаж не входят, — например, отпуск за свой счёт свыше 14 календарных дней за рабочий год. В ЗУП эти периоды учитываются автоматически, если они заведены документами «Отпуск без сохранения оплаты».

Пример. Человек отработал 7 полных месяцев и не был в отпуске:

7 мес × 2,33 = 16,31 дня

Средний дневной заработок — 1 500 ₽. Компенсация:

16,31 × 1 500 = 24 465 ₽ (до удержания НДФЛ)

Компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью — это не выходное пособие. Проверяйте число дней: именно здесь чаще всего расходятся ручной расчёт и автоматический, если в базе неверно заведены прошлые отпуска.

Окончательный расчёт в день увольнения

В день увольнения работнику выдают всё сразу (ст. 140 ТК РФ):

• 💵 зарплату за отработанные дни месяца;
• 🏖 компенсацию за неиспользованный отпуск;
• 📄 премии и доплаты, если положены по положению об оплате;
• 🧾 выходное пособие — при сокращении или ликвидации.

Документ «Увольнение» собирает первые три пункта на одной закладке начислений. Если выплату делаете через ведомость, после проведения увольнения создайте ведомость Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу) и подберите сотрудника — сумма подтянется автоматически.

Выходное пособие при сокращении (ст. 178 ТК РФ) — средний месячный заработок за первый месяц. Оно не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера). Сверх лимита — облагается. Этот лимит 1С контролирует автоматически, если пособие начислено отдельным видом начисления с нужной настройкой налогообложения.

НДФЛ с окончательного расчёта удерживают в момент выплаты. С 2023 года зарплата и компенсация считаются полученными в день выдачи денег, а не в последний день месяца, как было раньше. Поэтому в ведомости дата выплаты и есть дата получения дохода — именно она попадёт в 6-НДФЛ. Срок перечисления налога зависит от того, в какой период месяца прошла выплата, и программа ставит его автоматически в документе удержания.

Отчёт ЕФС-1 на следующий рабочий день

Прежней формы СЗВ-ТД больше нет. С 2023 года сведения о приёме и увольнении подают в составе ЕФС-1 — подраздел 1.1 раздела 1. Отчёт идёт в СФР (Социальный фонд России, он объединил ПФР и ФСС с 2023 года).

Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Просрочка — штраф, поэтому отчёт формируют сразу после проведения документа.

В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формы ЕФС-1 заполняется автоматически по проведённому документу «Увольнение». Откройте раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, создайте ЕФС-1 и проверьте, что строка увольнения попала в подраздел 1.1 с верной датой, кадровым мероприятием «Увольнение» и статьёй ТК. Программа подставляет их из документа, но при ручной правке даты в приказе строку в отчёте нужно перезаполнить, иначе уйдут старые данные.

Что ещё закрывает увольнение по отчётности:

• 📊 6-НДФЛ — выплата окончательного расчёта попадает в отчёт за тот квартал, в котором фактически выплачены деньги. Дата получения дохода в виде зарплаты и компенсации с 2023 года — день выплаты.
• 📈 Персонифицированные сведения — сотрудник отражается в месяце увольнения, если в этом месяце ему были выплаты.
• 🧾 Расчётный листок — выдайте вместе с окончательным расчётом (ст. 136 ТК РФ).

Какие документы выдать на руки

В день увольнения работник забирает не только расчёт. Набор справок изменился с 2023 года, и старую форму путать не стоит.

• 📒 Трудовая книжка — если она ведётся в бумажном виде. Факт выдачи работник подтверждает подписью в книге учёта.
• 🖥 Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — для тех, кто перешёл на электронную трудовую книжку. Формируется в 1С по данным кадрового учёта.
• 📄 Выписка из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 — сведения о страховом стаже (прежняя СЗВ-СТАЖ).
• 📑 Выписка из раздела 3 РСВ — персонифицированные сведения о взносах за период работы в текущем году.
• 💼 Расчётный листок с суммами окончательного расчёта.

В 1С все эти выписки формируются из раздела Отчётность, справки по конкретному сотруднику — отдельные документы заполнять вручную не нужно, данные берутся из проведённых начислений и кадровых документов.

Увольнение в разных ситуациях

Документ один, но нюансы зависят от основания.

По собственному желанию. Отработка до двух недель; дату увольнения ставят последним днём отработки. Отдельных начислений, кроме компенсации отпуска, нет.

По соглашению сторон. Если соглашением предусмотрена дополнительная выплата («отступные»), её заводят отдельным начислением. НДФЛ и взносы с неё — по тем же правилам трёх средних заработков, что и для выходного пособия.

Сокращение штата. Самый сложный случай: выходное пособие за первый месяц, плюс средний заработок за второй месяц (и третий — по решению службы занятости), если человек не трудоустроился. Сохранённый заработок за второй и последующие месяцы оформляют уже после увольнения отдельными документами начисления. Предупредить работника о сокращении нужно письменно не позднее чем за два месяца, иначе сроки увольнения в приказе будут нарушены. В ЗУП выходное пособие заводят отдельным видом начисления с настройкой налогообложения «не облагается в пределах норм» — тогда лимит трёх средних заработков считается автоматически.

Срочный трудовой договор. Увольнение в связи с истечением срока — п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Компенсацию отпуска считают так же.

Перевод к другому работодателю, по инициативе работодателя за нарушения — меняется только статья ТК в документе, механика расчёта не меняется.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Ошибки, которые всплывают уже после сдачи отчётности или при проверке:

• ❌ Неверная дата увольнения. Ставят дату приказа вместо последнего рабочего дня — съезжает и расчёт, и срок ЕФС-1.
• ❌ Не сданный вовремя ЕФС-1. Подраздел 1.1 забывают отправить на следующий рабочий день и получают штраф.
• ❌ Расхождение в днях отпуска. В базе неверно заведены прошлые отпуска, компенсация считается не с того остатка.
• ❌ Выходное пособие обложили НДФЛ полностью. Не учли необлагаемый лимит трёх средних заработков.
• ❌ Расчёт выдан не той датой. Ведомость проведена позже дня увольнения — формально нарушен ст. 140 ТК РФ.

Проверить себя поможет короткий тест.

Частые вопросы