Договор ГПХ закончился или расторгнут: как закрыть его в 1С и не забыть ЕФС-1

Уволить исполнителя по договору ГПХ в 1С документом «Увольнение» нельзя: он не работник, а кадровые документы для него не предназначены. В ЗУП 3.1 договор закрывают датой окончания в самом документе договора и последним актом приёмки, в Бухгалтерии 3.0 — финальным начислением вознаграждения. После этого не позже следующего рабочего дня в СФР уходит ЕФС-1 о прекращении договора.

Типичная ситуация: дизайнер на договоре услуг сдал работу на две недели раньше, директор подписал соглашение о расторжении, а бухгалтер ищет в программе «уволить». Нажимать нужно другое: дату окончания, последний акт и отчёт в СФР.

Что проверить в 1С перед расторжением договора ГПХ

Закрытие договора — это три вещи: последняя сумма, дата окончания и отчёт в СФР. Ошибка в любой из них всплывает позже, обычно в РСВ или при сверке с фондом.

Перед тем как что-то менять, соберите данные:

• 📄 Основание. Договор закончился по сроку, стороны подписали соглашение о расторжении или заказчик отказался от договора в одностороннем порядке. От этого зависит дата и сумма.
• 📅 Фактическая дата прекращения. Это дата из соглашения или уведомления об отказе, а не дата последнего акта.
• 💰 Что уже оплачено. Были ли авансы, промежуточные акты, ежемесячные начисления.
• 🧾 Статус исполнителя. Обычное физлицо, самозанятый (НПД) или ИП. Для самозанятого и ИП НДФЛ и взносы не начисляются, ЕФС-1 по такому договору не подаётся.
• 🛡 Взносы на травматизм. Платятся только если это прямо прописано в договоре.

Где посмотреть текущий статус договора

ЗУП 3.1. Договоры ГПХ включаются флажком в Настройка → Расчет зарплаты (пункт про договоры гражданско-правового характера). Список договоров открывается из раздела Зарплата: там лежат документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа». Откройте нужный договор и посмотрите:

1. Срок действия: даты начала и окончания.
2. Сумму и порядок оплаты: единовременно, частями по актам или помесячно.
3. Какие акты приёмки уже введены и проведены.

Бухгалтерия 3.0. Отдельного «договора» в смысле ЗУП в старых релизах нет: исполнитель заведён в справочнике Сотрудники (раздел Зарплата и кадры), а оплата идёт через «Начисление зарплаты» с отдельным видом начисления для вознаграждений по ГПХ. В актуальных релизах для сведений ЕФС-1 о договорах ГПХ в разделе Зарплата и кадры есть отдельный учёт договоров подряда — если он у вас ведётся, закрывайте договор там.

Как оформить расторжение договора ГПХ в ЗУП 3.1

Сначала решите, какой у вас случай, — от этого зависит порядок действий.

Шаг 1. Измените дату окончания договора

1. Откройте документ «Договор (работы, услуги)» из списка договоров в разделе Зарплата.
2. Если договор расторгнут раньше срока, исправьте дату окончания на фактическую дату прекращения.
3. Если по договору уже введены акты с датой позже новой даты окончания — сначала отмените их проведение или исправьте даты, иначе картина по договору будет противоречивой.
4. Проведите договор.

💡 Сумму договора менять не обязательно, если вы оплачиваете работу актами: в учёт попадёт сумма актов, а не общая цена договора. Но для порядка лучше исправить и её — так документ будет совпадать с соглашением о расторжении.

Шаг 2. Введите последний акт приёмки

1. Создайте акт приёмки выполненных работ по этому договору (документ создаётся на основании договора или из того же раздела Зарплата).
2. Дата акта — не позже даты окончания договора.
3. Сумма — за фактически выполненный объём минус то, что уже оплачено промежуточными актами.
4. Проведите акт. Программа рассчитает НДФЛ и страховые взносы с этой суммы при начислении.

Если договор оплачивался помесячно без актов, проверьте начисление за последний неполный месяц. Посмотрите сумму в документе начисления и сравните с соглашением: если пропорция не совпадает с тем, что подписали стороны, исправьте сумму вручную.

Шаг 3. Выплатите вознаграждение

Выплату проводите ведомостью в банк или в кассу из раздела Выплаты. При выплате удерживается НДФЛ: для вознаграждения по ГПХ дата получения дохода — день выплаты, а не дата акта.

Шаг 4. Отчитайтесь о прекращении в СФР

Сведения о прекращении договора ГПХ подаются в составе ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения. Подробности — в разделе про отчётность ниже.

Расторжение договора ГПХ в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 нет документа, который «закрывает» договор ГПХ, кроме учёта договоров подряда в новых релизах. Поэтому последовательность проще:

1. Начислите последнее вознаграждение документом «Начисление зарплаты» в разделе Зарплата и кадры → Все начисления за месяц прекращения договора. Используйте тот же вид начисления, что и раньше для этого исполнителя.
2. Убедитесь, что у вида начисления правильно указаны код дохода НДФЛ (2010 — выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских) и вид дохода для страховых взносов (вознаграждения по договорам ГПХ).
3. Выплатите ведомостью.
4. Если договор ведётся в учёте договоров подряда — укажите там дату окончания. Если нет — подготовьте ЕФС-1 о прекращении вручную или в сервисе сдачи отчётности.

Проводки, которые сформируются:

Как рассчитать последнюю выплату по договору ГПХ

Сумма последнего акта зависит от основания прекращения. Для подряда заказчик при отказе платит часть цены пропорционально выполненной работе. Для услуг — оплачивает фактически понесённые исполнителем расходы, если договор не предусматривает иного. Соглашение о расторжении может установить любую сумму, о которой договорились стороны.

Пример расчёта

Договор услуг на 90 000 ₽ на три месяца, оплата частями по 30 000 ₽ в месяц. Первый месяц оплачен. Во втором месяце стороны подписали соглашение: работа за второй месяц выполнена на две трети, к оплате 20 000 ₽.

• Вознаграждение по последнему акту: 20 000 ₽.
• НДФЛ 13%: 20 000 × 13% = 2 600 ₽.
• К выплате: 20 000 − 2 600 = 17 400 ₽.
• Страховые взносы по единому тарифу 30% (до предельной базы): 20 000 × 30% = 6 000 ₽.

Если у организации статус МСП и доход исполнителя за месяц выше МРОТ, к части выше МРОТ применяется пониженный тариф. 1С посчитает это сама, если в учётной политике указан правильный тариф взносов.

Не начисляйте компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие — у исполнителя ГПХ их нет. Если они появились в расчёте, значит, исполнитель по ошибке оформлен как работник.

Какие документы распечатать при закрытии договора ГПХ

Сама 1С закрывающие документы по ГПХ формирует частично. Что можно получить из программы:

• 🖨 Акт приёмки выполненных работ — печатная форма из документа акта в ЗУП 3.1.
• 🖨 Договор — печатная форма из документа договора в ЗУП (если вы её используете, проверьте реквизиты после изменения даты окончания).
• 🖨 Расчётный листок — покажет начисление, НДФЛ и сумму к выплате.
• 🖨 Справка о доходах и суммах налога — по запросу исполнителя, формируется в разделе отчётности по НДФЛ.

Соглашение о расторжении или уведомление об отказе 1С не готовит — это гражданско-правовой документ, его составляет юрист или бухгалтер в свободной форме. Храните его вместе с последним актом: при проверке СФР сверит дату прекращения в ЕФС-1 именно с ним.

Отражение прекращения договора ГПХ в отчётности

После закрытия договора он попадёт в несколько отчётов. Сроки у них разные.

ЕФС-1 о прекращении договора в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 сведения о договорах ГПХ формируются в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки (в некоторых релизах — в разделе отчётности). Программа подбирает события по датам начала и окончания из документов договоров. Поэтому дата окончания, исправленная на шаге 1, — единственный источник для отчёта: неверная дата попадёт в СФР.

Порядок:

1. Создайте новый документ ЕФС-1 о трудовой и иной деятельности.
2. Заполните его автоматически за нужную дату.
3. Проверьте, что исполнитель попал с событием прекращения и правильной датой.
4. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другого сервиса.

Что проверить в РСВ и 6-НДФЛ

• В РСВ исполнитель должен попасть с кодом категории для договоров ГПХ и с суммой вознаграждения в месяце начисления.
• В 6-НДФЛ доход отражается по дате выплаты, вместе с удержанным налогом.
• Если исполнитель — самозанятый, его в этих отчётах быть не должно. Попал — значит, в карточке не указан статус плательщика НПД или выплата прошла через обычный вид начисления.

Ошибки при закрытии договора ГПХ и как их исправить

💡 Перед исправлением прошлых периодов, по которым уже сданы РСВ и 6-НДФЛ, сделайте резервную копию базы. Изменения в закрытом квартале потребуют уточнённых отчётов.

Частые вопросы о прекращении договора ГПХ