Увольнение сотрудника в 1С: от приказа и окончательного расчёта до отчёта в СФР

Уволить работника в 1С — это один документ «Увольнение». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Увольнения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Все кадровые документы. Документ одновременно закрывает кадровую часть (основание, дата, приказ Т-8) и считает окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Порядок увольнения кадровик и бухгалтер проходят вместе: сначала проверяют остаток отпуска и задолженности сотрудника, затем оформляют приказ, выплачивают расчёт в последний рабочий день и в тот же срок подают в СФР сведения об увольнении. Ниже — каждый из этих шагов с точными путями меню, формулами и примерами расчёта.

Что проверить перед оформлением увольнения

До создания документа загляните в карточку сотрудника и его отпуска. Ошибка на этом этапе тянет за собой неверный расчёт.

• 📅 Остаток отпуска. Откройте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Он покажет, сколько дней работник не отгулял или, наоборот, взял авансом.
• 💰 Незакрытые авансы и подотчёт. Если за человеком числится невозвращённый аванс или подотчётные суммы, их удерживают из расчёта (с учётом лимита, см. ниже).
• 📄 Основание увольнения. От статьи ТК РФ зависят и запись в трудовой, и состав выплат. По собственному желанию — ст. 80, по соглашению сторон — ст. 78, сокращение — п. 2 ч. 1 ст. 81, истечение срочного договора — ст. 79.
• 🖊 Заявление или уведомление. При увольнении по собственному нужно заявление с датой, при сокращении — уведомление за два месяца.

Где создать документ «Увольнение» и оформить приказ

Пути к документу различаются по конфигурациям, сам порядок действий одинаковый.

Порядок заполнения:

1. Выберите сотрудника и укажите дату увольнения — это последний рабочий день.
2. В поле основание выберите статью ТК РФ. Формулировка записи в трудовую книжку подставится автоматически.
3. На закладке расчёта программа покажет компенсацию за неиспользованный отпуск и поле для компенсаций или удержаний.
4. Проверьте число дней компенсации — оно должно совпасть с отчётом Остатки отпусков.
5. Проведите документ и распечатайте приказ: кнопка Печать → Приказ об увольнении (Т-8).

Запись в трудовую книжку и в сведения о трудовой деятельности формулируют строго по ТК РФ. Произвольный текст («уволен за прогулы») недопустим — только статья и её точная формулировка.

Унифицированная форма Т-8 с 2013 года необязательна, но большинство работодателей продолжают печатать приказ именно по ней — она уже встроена в документ.

С приказом работника знакомят под подпись. Если ознакомить его невозможно (отсутствует, отказался), на приказе делают соответствующую запись — это требование ст. 84.1 ТК РФ. Запись о прекращении трудового договора в сведения о трудовой деятельности 1С формирует из того же документа: формулировку и ссылку на статью она берёт из выбранного основания, поэтому вручную текст записи править не нужно.

Из чего складывается окончательный расчёт

В последний рабочий день сотруднику выплачивают всё, что ему причитается. Документ «Увольнение» собирает эти суммы на закладке начислений.

• Зарплата за отработанные дни месяца увольнения.
• Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ) — если есть неотгулянные дни.
• Удержание за отпуск, взятый авансом — если работник отгулял больше, чем заработал.
• Выходное пособие — при сокращении или ликвидации (ст. 178 ТК РФ).
• Премии и доплаты, начисленные к дате увольнения.

Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Выходное пособие при сокращении НДФЛ и взносами не облагается в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера); сумма сверх этого лимита облагается на общих основаниях.

Пример с выходным пособием. Средний месячный заработок при сокращении — 60 000 ₽. Пособие в размере одного среднего заработка (60 000 ₽) меньше трёхкратного лимита (180 000 ₽), поэтому НДФЛ и взносами оно не облагается. Если же по соглашению работнику дополнительно выплатят, скажем, 250 000 ₽, то сверхлимитные 70 000 ₽ (250 000 − 180 000) попадут под НДФЛ и взносы.

Пример удержания за авансовый отпуск. Работник отгулял на 6 дней больше, чем заработал, средний дневной — 1 500 ₽. Долг составляет 9 000 ₽. Если сумма к выплате на руки — 30 000 ₽, удержать разрешено максимум 20%, то есть 6 000 ₽. Оставшиеся 3 000 ₽ работник вносит в кассу добровольно либо прощаются работодателем.

Как считается компенсация за неиспользованный отпуск

Формула одна и та же для всех конфигураций 1С:

Компенсация = средний дневной заработок × число неиспользованных дней.

Средний дневной заработок для компенсации считают как для отпускных: заработок за 12 месяцев делят на 12 и на среднемесячное число дней 29,3.

Число неиспользованных дней: за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 дней в год ÷ 12). Месяц, отработанный больше чем наполовину, считают за полный; меньше — отбрасывают.

Пример. Сотрудник отработал 10 полных месяцев, отпуск не брал. База за расчётный период — 540 000 ₽.

• Средний дневной заработок: 540 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 535,84 ₽.
• Неиспользованные дни: 10 × 2,33 = 23,3 → округляют в пользу работника до 24 дней.
• Компенсация: 24 × 1 535,84 = 36 860,16 ₽ (до удержания НДФЛ).

Проверить ручной расчёт поможет калькулятор — он считает по той же формуле, что и 1С:

Когда и как выплатить расчёт

Срок выплаты задан жёстко: все суммы — в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в этот день не работал (например, был на больничном), расчёт выдают не позднее следующего дня после того, как он за ним обратится.

Как оформить выплату в 1С:

1. На основании документа «Увольнение» создайте ведомость — в банк, на карту или через кассу: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу).
2. В ведомости установите вид выплаты «Увольнение» — тогда программа подберёт именно суммы окончательного расчёта.
3. Проведите ведомость и сформируйте платёжное поручение или расходный кассовый ордер .

Удержанный НДФЛ с окончательного расчёта перечисляют в бюджет в общие сроки по действующим правилам уплаты налога. Задержка выплаты даже на день грозит компенсацией работнику по ст. 236 ТК РФ и штрафом, поэтому ведомость лучше провести заранее и держать наготове.

Отчётность в СФР и документы на руки работнику

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а прежние формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ вошли в единый отчёт ЕФС-1. При увольнении от вас требуются два действия.

Сведения об увольнении в СФР. Кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» отражают в подразделе 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 (это бывшая СЗВ-ТД). Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В 1С сведения формируются автоматически по проведённому документу; отправляют их через Отчеты → 1С-Отчетность сервисом сдачи отчётности.

Документы, которые выдают сотруднику в последний день:

• 🧾 справка о доходах и суммах налога физлица (бывшая 2-НДФЛ);
• 📋 выписка из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 (бывшая СЗВ-СТАЖ);
• 📑 выписка из раздела 3 расчёта по страховым взносам (персонифицированные сведения);
• 📘 сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — если работник отказался от бумажной трудовой книжки;
• 📄 расчётный листок с суммами окончательного расчёта.

Печатные формы этих документов собраны в самом документе «Увольнение» и в разделе зарплатной отчётности — искать по названию в списке регламентированных отчётов.

Особенности разных оснований увольнения

Документ «Увольнение» один, но состав выплат и записей зависит от причины.

• По собственному желанию (ст. 80). Отработка 14 дней, если стороны не договорились об ином. Выходного пособия нет.
• По соглашению сторон (ст. 78). Выплаты определяет соглашение; их вносят вручную в документ отдельным начислением. Запись в трудовую — со ссылкой на п. 1 ч. 1 ст. 77.
• Сокращение численности (п. 2 ч. 1 ст. 81). Уведомление за два месяца, выходное пособие в размере среднего месячного заработка плюс сохранение заработка на период трудоустройства.
• Истечение срочного договора (ст. 79). Работника предупреждают за три календарных дня; компенсация за отпуск начисляется как обычно.

При сокращении и ликвидации средний заработок за второй и последующие месяцы трудоустройства выплачивают отдельными документами уже после увольнения — в документе «Увольнение» их не отражают.

По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) уволить человека, который находится в отпуске или на больничном, нельзя — исключение только ликвидация организации. Дату увольнения в таком случае сдвигают на первый рабочий день после окончания отпуска или болезни. А вот по собственному желанию работник вправе уволиться и в период отпуска: дата увольнения останется той, что он указал в заявлении.

Отдельно следите за днями отдыха, если последний рабочий день пришёлся на выходной: по общему правилу расчёт и выдачу документов переносят на ближайший предшествующий рабочий день, чтобы не нарушить срок из ст. 140 ТК РФ.

Частые ошибки при увольнении в 1С

Самые частые промахи, которые всплывают при проверке:

• Неверный расчётный период для среднего заработка — программа берёт 12 месяцев перед увольнением, а не календарный год; исключаемые дни искажают сумму.
• Забыли удержать за отпуск авансом — документ не всегда подставляет удержание автоматически, если отпуск был в прошлых периодах. Сверяйтесь с отчётом остатков.
• Просрочили ЕФС-1 — подраздел 1.1 уходит в СФР на следующий рабочий день после приказа, а не вместе с квартальной отчётностью.
• Выплатили расчёт не в день увольнения — даже однодневная задержка даёт работнику право на компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Частые вопросы