Как провести увольнение сотрудника в 1С:Кадры и ЗУП

Документ увольнения создают в разделе Кадры → Увольнения (в 1С:ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Увольнения (в 1С:Бухгалтерии 3.0 при включённом кадровом учёте). Документ сразу считает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт — вручную суммы складывать не нужно.

Главное по срокам: выплатить всё и выдать документы — в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ), а подраздел 1.1 формы ЕФС-1 отправить в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа. Эти два срока срывают чаще всего, поэтому держите их в голове с самого начала.

Ниже — порядок от проверки карточки сотрудника до сдачи отчётности, с точными путями меню для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии, расчётом компенсации и разбором ошибок, которые дорого обходятся.

Что проверить в карточке перед оформлением

Перед созданием документа убедитесь, что данные сотрудника в порядке — иначе расчёт и отчётность уедут.

• 📅 Отработанный период. Проверьте дату приёма и все кадровые переводы: от стажа зависит число дней компенсации за отпуск.
• 🏖️ Остаток отпуска. Откройте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Если сотрудник отгулял больше, чем заработал, появится отрицательный остаток — его можно удержать при расчёте.
• 💰 Незакрытые начисления. Премии, доплаты, больничные за месяц увольнения должны быть введены до расчёта.
• 📄 Исполнительные листы. Если есть удержания по исполнительным документам, проверьте их — алименты удерживают и с окончательного расчёта.
• 🕒 Табель за месяц увольнения. Убедитесь, что отработанные дни и неявки месяца увольнения отражены. Пустой или неполный табель занизит зарплату за последний месяц.

Отдельно сверьте основание увольнения со статьёй Трудового кодекса. От статьи зависит, положено ли выходное пособие и можно ли удерживать за отгулянный авансом отпуск.

Как создать приказ об увольнении в 1С

Процедура в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии совпадает по сути, отличается только раздел меню.

Порядок заполнения:

1. Выберите сотрудника и укажите дату увольнения — это последний рабочий день, за который начисляется зарплата .
2. В поле статьи увольнения выберите основание из справочника (например, по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, по соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77). От основания зависит формулировка приказа и записи для отчётности.
3. На закладке с компенсацией программа покажет число дней неиспользованного отпуска. Оно рассчитывается автоматически из стажа и отгулянных дней. Проверьте значение, при необходимости скорректируйте вручную.
4. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, здесь же появится удержание за использованный авансом отпуск (сумма с минусом). Удержать можно не больше 20% выплаты (ст. 138 ТК РФ), а при некоторых основаниях удержание вообще запрещено.
5. Проверьте закладку с начислениями: там собираются зарплата за отработанные дни месяца, компенсация отпуска и, если положено, выходное пособие.

После заполнения проведите документ и распечатайте приказ по кнопке Печать → унифицированная форма приказа об увольнении. Сотрудник знакомится с приказом под подпись. Из этого же документа печатается записка-расчёт при прекращении трудового договора (форма № Т-61) — в ней видно, как сложилась итоговая сумма: дни компенсации, средний заработок, удержания. Эту записку удобно давать на проверку бухгалтеру и прикладывать к расчёту.

Если в организации несколько сотрудников увольняются одной датой, каждого оформляют отдельным документом — группового увольнения в типовой конфигурации нет. Зато список Увольнения удобно фильтровать по месяцу и подразделению, чтобы ничего не потерять.

Компенсация за отпуск и окончательный расчёт

Компенсацию за неиспользованный отпуск считают как средний дневной заработок, умноженный на число неотгулянных дней. Средний дневной заработок для отпускных и компенсации — это выплаты за расчётный период (как правило, 12 месяцев), делённые на отработанные месяцы и на среднее число дней в месяце 29,3. 1С рассчитывает его автоматически из начислений, которые включены в средний заработок.

За полностью отработанный год право даёт 28 календарных дней отпуска, то есть примерно 2,33 дня за каждый отработанный месяц. Месяц, в котором отработано 15 и более дней, считается полным; меньше — отбрасывается.

Пример: сотрудник отработал 7 полных месяцев и не был в отпуске. Дней компенсации: 7 × 2,33 ≈ 16,31, округляют в пользу работника до 17 дней. При среднем дневном заработке 2 000 ₽ компенсация составит 17 × 2 000 = 34 000 ₽ (до удержания НДФЛ).

Обратная ситуация — отпуск отгулян авансом. Допустим, работник в январе взял все 28 дней, а увольняется в июле, отработав 7 месяцев. Заработал он право на 17 дней, использовал 28 — переплата 11 дней. Эти 11 дней × средний дневной заработок программа поставит в документе как удержание с минусом, но не больше 20% суммы к выплате.

Прикиньте сумму для вашего случая:

Что входит в окончательный расчёт:

• 💵 зарплата за отработанные дни месяца увольнения;
• 🏖️ компенсация за все неиспользованные дни отпуска;
• 🎁 премии и доплаты, начисленные за этот период;
• 📦 выходное пособие — если положено по основанию (сокращение, ликвидация).

С компенсации за неиспользованный отпуск удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы — это не льготная выплата. А вот выходное пособие не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднемесячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера), по ст. 217 НК РФ.

Стандартные налоговые вычеты в месяце увольнения применяются один раз ко всему окончательному расчёту — повторно их давать не нужно. Если у работника были вычеты на детей, проверьте, что в расчётном листке они учтены ровно за один месяц. Районный коэффициент и северные надбавки, если они начисляются, автоматически войдут в средний заработок и в компенсацию.

Выплату оформляют ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу) с видом выплаты «Зарплата при увольнении». В ведомость попадёт вся сумма окончательного расчёта. Деньги должны уйти работнику в последний рабочий день — при задержке работодателю грозят проценты по ст. 236 ТК РФ.

Отчётность в СФР и ФНС после увольнения

Увольнение — это не только приказ, но и цепочка отчётов. Самый срочный — ЕФС-1.

1. ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывшая СЗВ-ТД). Формируется в Кадры → Электронные трудовые книжки (в ЗУП) и отправляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это самый жёсткий срок во всей процедуре.
2. Персонифицированные сведения о физлицах — в составе месячной отчётности в ФНС, до 25-го числа следующего месяца.
3. 6-НДФЛ — окончательный расчёт и удержанный налог попадут в квартальный отчёт автоматически, если выплата проведена ведомостью.
4. РСВ и ЕФС-1 раздел 2 (взносы на травматизм) — по итогам периода, суммы подтянутся из начислений.

Если дата увольнения и приказ оформлены правильно, 1С сама предложит сформировать ЕФС-1 в разделе отчётности — следите за напоминаниями в Кадры или в Отчётность, справки.

Перед отправкой ЕФС-1 проверьте две вещи: подтянулось ли кадровое мероприятие «Увольнение» с нужной датой и статьёй, и указан ли корректный код основания. Ошибка в коде основания — повод для отказа в приёме отчёта фондом, а значит, срок будет сорван. В 6-НДФЛ отдельно сверьте, что дата получения дохода по компенсации совпадает с датой выплаты, иначе налог «повиснет» в неверном периоде.

Какие документы выдают работнику в день увольнения

В последний рабочий день сотруднику передают комплект документов — часть из них 1С формирует по кнопке печати.

• 📘 Трудовую книжку (если ведётся бумажная) или форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности для тех, кто перешёл на электронную трудовую книжку.
• 📄 Выписку из ЕФС-1 с разделами по персучёту (стаж).
• 🧾 Справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) за текущий год.
• 💼 Выписку из раздела 2 формы ЕФС-1 и данные для расчёта пособий.

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, отправьте ему уведомление о необходимости её получить либо о согласии на пересылку почтой. С даты отправки уведомления работодатель больше не отвечает за задержку выдачи. По письменному заявлению уволенного работодатель обязан выдать копии любых документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней.

Пройдитесь по этому списку в день увольнения, чтобы ничего не забыть:

Частные случаи увольнения

Порядок в 1С один, но детали расчёта зависят от основания.

По собственному желанию — стандартный расчёт: зарплата плюс компенсация отпуска. Выходное пособие не положено.

По соглашению сторон — если соглашением предусмотрена дополнительная выплата, её вводят отдельным начислением. В пределах трёх средних заработков она не облагается НДФЛ и взносами.

Сокращение штата или ликвидация — положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, плюс сохранение заработка на период трудоустройства (ст. 178 ТК РФ). В ЗУП для этого есть отдельные виды начислений.

Окончание срочного договора — увольнение оформляют той же датой, что указана как дата окончания договора в карточке.

Перевод к другому работодателю — увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Расчёт стандартный, но основание важно для записи в трудовой и для нового работодателя.

Смерть сотрудника — договор прекращают по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, окончательный расчёт выдают родственникам. Удержание за отпуск, отгулянный авансом, в этом случае не производится.

При сокращении и некоторых других основаниях удерживать за использованный авансом отпуск нельзя — программа это не проверит за вас, следите сами.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Ошибки здесь стоят дороже обычных: за просрочку ЕФС-1 и задержку расчёта штрафуют.

• ❌ Забыли про ЕФС-1 на следующий день. Самая частая и дорогая ошибка. Отправляйте подраздел 1.1 сразу после приказа, не откладывая на конец месяца.
• ❌ Неверная дата увольнения. Если поставить дату раньше реальной, зарплата за отработанные дни посчитается не полностью.
• ❌ Не пересчитали отпуск авансом. Программа показывает минусовое удержание, но его легко пропустить, если не проверить закладку с компенсацией.
• ❌ Выплата позже последнего дня. Нарушение ст. 140 ТК РФ, грозит процентами по ст. 236.
• ❌ Неверное основание ТК. От статьи зависит и приказ, и право на пособие, и запись в трудовой — исправлять потом долго.
• ❌ Забыли про дополнительный отпуск. Если работнику полагался удлинённый или дополнительный отпуск (ненормированный день, вредные условия), компенсация считается и за эти дни тоже — проверьте, что они учтены в карточке.
• ❌ Не выдали СТД-Р при электронной трудовой. Для тех, кто отказался от бумажной книжки, СТД-Р обязателен — без него работнику сложно подтвердить стаж на новом месте.

Если документ уже проведён с ошибкой, не создавайте второй. Откройте тот же документ Увольнение, исправьте дату или основание и перепроведите — движения пересчитаются. Если увольнение нужно отменить полностью, пометьте документ на удаление и переформируйте связанную отчётность.

Частые вопросы