Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии 8.3

Весь процесс укладывается в один документ: в 1С:ЗУП это Кадры → Увольнения, в 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все кадровые документы → кнопка Создать → Увольнение. Документ сам начисляет окончательный расчёт, считает компенсацию за неиспользованный отпуск и готовит данные для ЕФС-1. Главное — заполнить его правильно и не забыть про отчётность, срок по которой горит уже на следующий рабочий день.

Ниже — порядок действий от проверки остатков отпуска до сдачи отчётов, с путями меню, нюансами по основаниям увольнения и разбором мест, где чаще всего ошибаются. Инструкция подходит для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) — различия в путях отмечены отдельно.

Что проверить до оформления увольнения

Прежде чем создавать документ, сверьте исходные данные — от них зависят суммы в расчёте.

• 📅 Остаток отпуска. Откройте отчёт по остаткам отпусков (в ЗУП — Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков). Именно эти дни лягут в компенсацию или, наоборот, покажут отгулянный аванс, который нужно удержать.
• 💰 Неоплаченные и незакрытые начисления. Проверьте, проведены ли все табели, больничные и премии за месяц увольнения. Непроведённый документ не попадёт в окончательный расчёт.
• 📄 Способ ведения трудовой книжки. Для тех, кто перешёл на электронную трудовую, при увольнении выдают форму СТД-Р, а бумажную книжку не ведут. Признак хранится в карточке сотрудника.
• 🧾 Исполнительные листы. Если есть удержания по исполнительному производству, они повлияют на сумму к выплате и на отчётность.

Остаток отпуска проверяйте до того, как проведёте увольнение: после проведения перепроверять остатки неудобно, а ошибка в днях даёт неверную компенсацию.

Где создать документ «Увольнение»

Документ один, но путь к нему зависит от конфигурации.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Увольнения и нажмите Создать → Увольнение.
2. Выберите организацию и сотрудника. Поле Дата увольнения — это последний рабочий день (день, которым прекращается трудовой договор).
3. В поле Основание выберите статью. Для увольнения по собственному желанию это п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (со ссылкой на ст. 80), по соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77, по сокращению — п. 2 ч. 1 ст. 81.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0):

1. Зайдите в Зарплата и кадры → Все кадровые документы (или Кадровые документы), нажмите Создать → Увольнение.
2. Заполнение то же: сотрудник, дата, основание. Если раздел Зарплата и кадры не виден, проверьте, что в Главное → Функциональность включён кадровый учёт.

После выбора сотрудника и даты программа подтянет условия его трудового договора и покажет вкладки с расчётом. Переходим к ним.

Начисления и окончательный расчёт

В день увольнения работнику положены все суммы, причитающиеся на эту дату (ст. 140 ТК РФ): зарплата за отработанные дни месяца, компенсация за неиспользованный отпуск и, если основание предусматривает, выходное пособие.

На вкладке Начисления и удержания (в ЗУП) документ автоматически рассчитывает:

• 🔹 зарплату по день увольнения — по отработанному времени месяца;
• 🔹 компенсацию за неиспользованный отпуск — на основе остатка дней и среднего заработка;
• 🔹 удержание за отгулянный авансом отпуск — если сотрудник отдыхал больше, чем заработал (сумма идёт со знаком минус).

Средний заработок для компенсации считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. В расчёт среднего берутся все предусмотренные системой оплаты труда начисления, но исключаются отпускные, больничные и другие выплаты за неотработанное время — программа делает это сама, если соответствующие начисления правильно настроены в учётной политике по зарплате. Проверьте, что в расчётный период попали все начисления: если премия проведена задним числом уже после расчёта увольнения, перезаполните документ кнопкой Пересчитать, иначе средний заработок останется старым.

Число дней компенсации 1С берёт из остатка отпуска на дату увольнения. За каждый полностью отработанный месяц работнику положено примерно 2,33 дня отпуска (28 дней за год ÷ 12). Если сотрудник отработал, к примеру, 7 полных месяцев и не был в отпуске, компенсация составит около 16,3 дня — программа округлит и посчитает по среднему заработку автоматически, но итог стоит сверить с отчётом по остаткам.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Выходное пособие при сокращении (ст. 178 ТК РФ) НДФЛ и взносами не облагается в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера); сумма сверх этого лимита облагается на общих основаниях. Если из зарплаты удерживаются алименты или суммы по исполнительному листу, они удерживаются и с окончательного расчёта с учётом ограничения: по общему правилу удержать можно не более 50% выплаты, а по ряду исполнительных документов — до 70%.

В 1С:Бухгалтерии начисленные при увольнении суммы при закрытии месяца отражаются проводками: начисление — по дебету счёта затрат (20, 26, 44 в зависимости от подразделения) и кредиту 70, удержанный НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01, страховые взносы — Дт 20 (26, 44) Кт 69. Сама компенсация за отпуск учитывается так же, как обычная зарплата. Выплата расчёта проводится документом Ведомость (в банк или в кассу) с проводкой Дт 70 Кт 51 (50).

Прикинуть сумму компенсации до проведения документа удобно калькулятором:

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности

Записи оформляются в зависимости от того, как ведётся трудовая книжка сотрудника.

Бумажная трудовая книжка. Запись об увольнении вносится в день увольнения со ссылкой на пункт и статью ТК РФ. В 1С текст записи для приказа формируется из поля Основание, а печатная форма приказа (унифицированная Т-8 или своя форма организации) доступна по кнопке Печать в документе.

Электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная книжка не ведётся. В день увольнения работнику выдают форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. В ЗУП её можно сформировать из рабочего места Кадры → Электронные трудовые книжки или прямо из документа увольнения.

Выдать документы и провести окончательный расчёт нужно в последний рабочий день. Если сотрудник в этот день отсутствует, расчёт выплачивается не позднее следующего дня после предъявления требования (ст. 140 ТК РФ), а по СТД-Р — направляется по почте заказным письмом с согласия работника.

Отчётность после увольнения: сроки горят сразу

Это место, где теряют деньги на штрафах. Главный срок наступает почти мгновенно.

ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывшая СЗВ-ТД). При увольнении сведения подаются в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчёт формируется в Отчётность, справки → ЕФС-1; программа сама предложит включить уволенного в подраздел 1.1 с мероприятием «Увольнение».

Кроме того, в день увольнения работнику по его заявлению выдают пакет справок: справку о сумме заработка для расчёта пособий (по действующей форме, которая пришла на смену прежней 182н, отменённой с 2023 года), выписки из разделов отчётности по персонифицированным сведениям и, при электронной трудовой, СТД-Р. В ЗУП комплект документов при увольнении удобно формировать из рабочего места Кадры → Увольнения — кнопка печати предлагает сразу несколько форм.

Остальные отчёты сдаются в обычные сроки, но уволенного в них нужно учесть:

Напомню: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР) — отчёты по бывшим формам ПФР/ФСС теперь идут через ЕФС-1.

Особенности по основаниям увольнения

Порядок в 1С одинаковый, но выбор основания и состав выплат меняются.

• По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Стандартный случай: зарплата за месяц плюс компенсация за отпуск. Выходное пособие не положено. Работник предупреждает об увольнении письменно за две недели; по соглашению сторон срок можно сократить. На дату увольнения в документе ставится последний день этого срока.
• По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Если соглашением предусмотрена компенсация (отступные), её добавляют отдельным начислением. НДФЛ и взносы с такой выплаты — в пределах трёх (шести) средних заработков не удерживаются, сверх — облагаются.
• Сокращение численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Добавляется выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а при необходимости — сохранённый заработок на период трудоустройства. В ЗУП для этого есть отдельные виды начислений.
• Срочный трудовой договор — увольнение по истечении срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Дата увольнения — последний день действия договора. О прекращении срочного договора работника предупреждают письменно не менее чем за три календарных дня (кроме случая замещения отсутствующего работника).
• Перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Выходное пособие не выплачивается, компенсация за отпуск — по общим правилам.

Компенсацию за неиспользованный отпуск платят при любом основании. А вот удержание за отгулянный аванс при сокращении, ликвидации и ряде других оснований не производится — программа это учитывает, если основание выбрано из классификатора корректно, а не вписано произвольным текстом.

При увольнении совместителя, сезонного или временного работника порядок в 1С тот же: отличаются только нормы отпуска и, в отдельных случаях, размер выходного пособия. Эти параметры программа определяет по виду занятости и условиям договора, указанным в карточке сотрудника, — поэтому так важно, чтобы карточка была заполнена верно ещё на этапе приёма.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Здесь — только то, что не следует из шагов выше, а всплывает уже после проведения.

• ❌ Неверная дата увольнения. Ставят дату издания приказа вместо последнего рабочего дня. Из-за этого смещается расчётный период и компенсация считается неправильно.
• ❌ Документ проведён до того, как закрыт месяц. Если позже провели больничный или премию задним числом, окончательный расчёт не пересчитается сам — нужно открыть увольнение и нажать Пересчитать.
• ❌ Забыли про ЕФС-1 в день приказа. Самая дорогая ошибка: отчёт откладывают до конца месяца и получают штраф за просрочку.
• ❌ Не выдали СТД-Р сотруднику на ЭТК. При электронной трудовой книжке это обязательный документ на руки в день увольнения.
• ❌ Основание выбрано «по смыслу», а не из классификатора. Тогда в ЕФС-1 и в приказе попадает некорректная формулировка, и отчёт приходится корректировать.

Частые вопросы