Как уволить сотрудника в 1С: приказ Т-8, окончательный расчёт и отчёты

Увольнение в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляют документом «Увольнение»: Зарплата и кадры → Кадровый учет → Увольнения → Создать. Указываете сотрудника, дату, основание по ТК РФ и дни компенсации отпуска. Затем начисляете зарплату за месяц увольнения, выплачиваете расчёт ведомостью в тот же день и сдаёте ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Типичная ситуация: сотрудник пишет заявление «по собственному», через две недели последний день, а бухгалтер выясняет, что в программе включён упрощённый кадровый учёт и документа «Увольнение» нет в меню. Пошаговая инструкция ниже начинается именно с проверки настроек, чтобы такого не случилось в день расчёта.

Подготовка к увольнению в 1С: настройки и карточка сотрудника

Документ «Увольнение» и печатная форма приказа Т-8 доступны только при полном кадровом учёте. Проверьте настройку: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел про кадровый учёт.

• ✅ Полный — есть документы «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и печать Т-1, Т-5, Т-8, Т-61.
• ⚠️ Упрощённый — дата увольнения вводится прямо в карточке сотрудника, приказов программа не печатает.

Переключиться на полный учёт можно в любой момент. Но тогда по уже работающим сотрудникам программа не увидит документа приёма, и поля в приказах придётся заполнять вручную.

Что сверить в карточке до оформления

Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники и найдите увольняемого. Проверьте:

• 📌 дату приёма — от неё считается рабочий год для компенсации отпуска;
• 📌 табельный номер и должность — они попадут в Т-8 и в ЕФС-1;
• 📌 СНИЛС и ИНН — без СНИЛС ЕФС-1 не пройдёт проверку;
• 📌 начисления — оклад и плановые надбавки, которые действуют на дату увольнения;
• 📌 НДФЛ — статус налогового резидента и вычеты на детей, если они есть.

Отдельно посмотрите отпуска. В БП 3.0 используемые отпуска регистрируются документом «Отпуск», а остатки на начало работы с программой вводятся через помощник ввода начальных остатков. Если отпуска за прошлые годы оформлялись мимо программы, остаток дней она покажет неверно.

Документ «Увольнение» и приказ Т-8 в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок оформления увольнения в 1С 8.3 Бухгалтерия:

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровый учет → Увольнения и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и сотрудника. В список выбора попадают только принятые и не уволенные.
3. Заполните дату увольнения — это последний рабочий день. По ст. 84.1 ТК РФ днём прекращения договора всегда считается последний день работы.
4. Выберите основание увольнения. Программа предлагает список статей ТК РФ: собственное желание, соглашение сторон, сокращение и другие. Формулировка пойдёт в приказ и в ЕФС-1.
5. Проверьте поле с днями компенсации отпуска. Программа подставляет остаток по данным учёта — сверьте его со своим расчётом (как считать, ниже).
6. Если по основанию положено выходное пособие, отметьте его в документе.
7. Нажмите Провести.

После проведения через кнопку Печать доступны Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) и Записка-расчёт (Т-61). Приказ распечатайте и дайте сотруднику расписаться в день издания.

Основания и что от них зависит

Компенсация за неиспользованный отпуск: дни и сумма

Компенсацию считают в два шага: сначала количество дней, потом средний дневной заработок.

Сколько дней компенсировать

При ежегодном отпуске 28 дней за каждый отработанный месяц рабочего года положено 28 / 12 = 2,33 дня. Месяц считается от даты приёма, а не по календарю. Остаток дней от половины месяца и больше округляется до полного месяца, меньше половины — отбрасывается.

Если сотрудник проработал у вас 11 месяцев и больше и не потерял стаж для отпуска, ему положена полная компенсация, все 28 дней.

Средний дневной заработок

Формула по ст. 139 ТК РФ:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3

Если месяц отработан не полностью (больничный, отпуск), 29,3 для него пересчитывается пропорционально календарным дням. Программа делает это сама, если больничные и отпуска оформлены её документами.

Пример с числами

Сотрудник принят 1 марта, увольняется 16 октября. Оклад 60 000 руб., отпуск не брал, больничных не было.

• Рабочий год: март–сентябрь — 7 полных месяцев, плюс 16 дней октября. 16 дней — больше половины месяца, значит, считаем 8 месяцев.
• Дней компенсации: 2,33 × 8 = 18,67 (точнее 28 / 12 × 8 = 18,67).
• Средний дневной: 60 000 × 7 / (29,3 × 7) = 420 000 / 205,1 = 2 047,78 руб.
• Компенсация: 2 047,78 × 18,67 = 38 232,05 руб.

Окончательный расчёт при увольнении: начисление, удержания, выплата

По ст. 140 ТК РФ всё, что положено сотруднику, выплачивают в день увольнения. В 1С 8.3 Бухгалтерия это значит, что документ начисления за месяц придётся создать раньше обычного.

Начисление зарплаты за месяц увольнения

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте Начисление зарплаты за месяц увольнения.
2. Нажмите Заполнить. Уволенному программа посчитает зарплату только за отработанные дни, компенсацию отпуска и выходное пособие, если оно отмечено.
3. Проверьте строку уволенного и проведите документ.

В конце месяца не создавайте второй документ на тот же месяц: откройте этот же и заполните заново, чтобы попали остальные сотрудники. Начисления уволенному при этом не изменятся, если вы не трогали его данные.

Продолжим пример. В октябре 22 рабочих дня по производственному календарю, сотрудник отработал 12.

Удержания при увольнении

Если сотрудник отгулял отпуск авансом, за неотработанные дни отпускные можно удержать (ст. 137 ТК РФ). Ограничения:

• ❌ нельзя удерживать при сокращении, ликвидации, призыве на военную службу и по другим основаниям из ст. 137 ТК РФ;
• ⚖️ за одну выплату удерживают не больше 20% суммы к выдаче (ст. 138 ТК РФ);
• 📝 на удержание нужно письменное согласие сотрудника, если он не вернёт деньги добровольно.

В БП 3.0 нет отдельного документа перерасчёта отпуска. Бухгалтеры уменьшают начисление за месяц увольнения: добавляют в документ строку с видом начисления оплаты отпуска и отрицательной суммой. Перед проведением пересчитайте НДФЛ в том же документе.

Выплата расчёта

Создайте ведомость в разделе Зарплата и кадры — в банк, на счета сотрудников или в кассу, в зависимости от способа выплаты. Заполните её по уволенному сотруднику с видом выплаты «зарплата за месяц» и оплатите: списанием с расчётного счёта (операция перечисления заработной платы) или расходным кассовым ордером.

НДФЛ с компенсации отпуска и с зарплаты удерживается при выплате и уходит в бюджет в общий срок по ст. 226 НК РФ, через ЕНП. Отдельного перечисления «в день увольнения» не нужно.

Какие проводки сформируются

Счёт затрат программа берёт из способа учёта зарплаты в карточке сотрудника или в настройках учёта зарплаты. Компенсация отпуска облагается и НДФЛ, и взносами. Выходное пособие освобождено в пределах трёх средних месячных заработков (для районов Крайнего Севера — шести) по п. 3 ст. 217 НК РФ, превышение облагается.

Документы для сотрудника и закрытие кадровых данных

В последний день сотрудник получает на руки:

• 📄 трудовую книжку — если он не перешёл на электронную. Запись об увольнении вносится в бумажную книжку вручную, 1С её не печатает;
• 📄 сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — если он ведёт электронную книжку или попросил сам;
• 📄 справку о доходах и суммах НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ) — на Зарплата и кадры, группа отчётов по НДФЛ;
• 📄 справку о сумме заработка для расчёта пособий — по действующей форме. Старая форма по приказу 182н отменена с 2023 года, её не используйте;
• 📄 выписки из персонифицированных сведений и раздела 3 РСВ — по заявлению, по ст. 62 ТК РФ.

После проведения документа «Увольнение» сотрудник получает статус уволенного. Он перестаёт попадать в начисления следующих месяцев и в список для выбора в новых кадровых документах. Удалять карточку или помечать её на удаление не нужно: по ней строятся отчёты за прошлые периоды.

Отчётность после увольнения сотрудника в 1С

ЕФС-1 создают в Отчеты → Регламентированные отчеты → Создать, найдите отчёт поиском по названию. Кнопка Заполнить подтянет мероприятие из проведённого документа «Увольнение». Перед отправкой проверьте код основания и реквизиты приказа.

Если уволенный был военнообязанным, в военкомат направляют сведения об изменении в течение двух недель.

Чем отличается увольнение в 1С:ЗУП 3.1

Если зарплата ведётся в ЗУП, порядок другой.

При синхронизации ЗУП с БП уволенный и его начисления переходят в бухгалтерию автоматически. Документ «Увольнение» в бухгалтерии в такой связке вручную не вводят.

Ошибки при увольнении сотрудника в 1С

• 🔴 Документ проведён задним числом после закрытия месяца. Начисление за прошлый месяц уже не пересчитается, а ЕФС-1 оказывается сданным с опозданием. Если пропустили, проведите увольнение и сразу сдайте отчёт: штраф меньше, чем при повторной ошибке.
• 🔴 Дата увольнения на день позже. Частая путаница: ставят дату, следующую за последним рабочим днём. В итоге программа начисляет лишний рабочий день и сдвигает рабочий год.
• 🔴 Не введены остатки отпусков. При переходе на 1С посреди года без начальных остатков программа считает, что сотрудник не брал отпуск. Компенсация получается завышенной.
• 🔴 Второе «Начисление зарплаты» на тот же месяц. При двух документах за месяц легко задвоить начисления остальным сотрудникам. Работайте в одном и перезаполняйте его.
• 🔴 Повторный приём того же человека новой карточкой. Если бывший сотрудник возвращается, выбирайте его существующую карточку физического лица, иначе в отчётах окажется два человека с одним СНИЛС.

Частые вопросы