Как оформить увольнение работника в 1С:УПП

Увольнение сотрудника в 1С:УПП оформляют кадровым документом «Увольнение из организаций», а окончательный расчёт — компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за отработанные дни — проводят через начисление зарплаты за месяц увольнения. Деньги работник должен получить в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).

Важная оговорка про версию. «Управление производственным предприятием» (УПП 1.3) работает на обычных формах платформы 8.2/8.3, а не в интерфейсе «Такси». Блок зарплаты в ней построен на логике ЗУП 2.5, поэтому названия документов и порядок действий отличаются от современной ЗУП 3.1. Конфигурация снята с поддержки, но многие предприятия продолжают вести в ней расчёт зарплаты, и уволить работника корректно всё ещё можно.

Ниже — весь путь от проверки данных до отражения расчёта в учёте и сдачи сведений в СФР (бывший ПФР/ФСС).

Что проверить перед оформлением увольнения

Ошибки при увольнении почти всегда тянутся из незакрытых данных прошлых месяцев. Пройдитесь по списку до того, как создадите приказ:

• ✅ Все документы начислений и невыходов (отпуска, больничные, командировки) за текущий месяц проведены.
• ✅ Отражён остаток неиспользованного отпуска — от него зависит компенсация. Если учёт отпусков в базе велся не с момента приёма, остаток придётся выверить вручную по кадровым данным.
• ✅ Нет непроведённых авансов и удержаний (исполнительные листы, займы, подотчёт).
• ✅ Уточнена дата увольнения и основание — от статьи ТК зависит, положено ли выходное пособие.

Если в базе включён упрощённый режим учёта зарплаты, полноценный расчёт при увольнении (с компенсацией и средним заработком) провести не получится — нужен режим полного расчёта зарплаты. Переключение режима задаётся в настройках параметров учёта и влияет на всю базу, поэтому меняют его осознанно, а не ради одного увольнения.

Оформление приказа об увольнении (форма Т-8)

Кадровое событие регистрирует документ «Увольнение из организаций». Найти его можно в разделе кадрового учёта (меню Кадровый учёт → Увольнение из организаций).

Порядок заполнения:

1. Выберите организацию и сотрудника. Программа подтянет его текущее место работы.
2. Укажите дату увольнения — это последний рабочий день. По ней отрезаются начисления и считается стаж.
3. Выберите основание — статью и пункт ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию). Формулировка попадёт в приказ и в трудовую книжку.
4. При необходимости отметьте расчёт компенсации за отпуск прямо в документе, если ваш релиз это поддерживает; если нет — компенсацию начислите в документе зарплаты (см. ниже).
5. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 из его печатных форм.

Унифицированная форма Т-8 с 2013 года не обязательна — организация вправе утвердить свою форму приказа (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ о бухучёте). Но большинство продолжает использовать Т-8, и в УПП она есть по умолчанию.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация положена за все неиспользованные дни отпуска независимо от основания увольнения (ст. 127 ТК РФ). Считается она по среднему дневному заработку за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения.

Формула простая:

Компенсация = средний дневной заработок × количество неиспользованных дней отпуска.

Количество дней программа берёт из остатков отпусков. Средний заработок УПП рассчитывает автоматически при начислении — вручную вводить его не нужно, если расчётная база за год заполнена.

В средний заработок входят зарплата, премии и доплаты, начисленные за расчётный период (12 календарных месяцев перед месяцем увольнения). Не входят — отпускные, больничные и другие выплаты за неотработанное время, а также сами периоды, когда работник их получал (эти дни исключаются из расчётного). Если за 12 месяцев начислений не было вовсе, берут более ранний период или оклад на день увольнения — это настраивается в расчёте, но в УПП требует внимательной проверки базы.

Проверьте себя на цифрах до проведения расчёта:

Два момента, где чаще всего ошибаются:

• 📌 Отработанные месяцы. За излишне отгулянный отпуск при увольнении с работника удерживают переплату (кроме ряда оснований — например, ликвидации). В этом случае количество дней будет отрицательным, и это нормально.
• 📌 Округление. Дни отпуска округляют только в пользу работника и только если организация приняла решение округлять; дробное число дней (например, 11,67) — тоже корректный результат, его округлять не обязательно.

Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — льгот по ней нет.

Окончательный расчёт и записка-расчёт

Окончательный расчёт — это зарплата за отработанные в месяце увольнения дни плюс компенсация отпуска (и, если положено, выходное пособие). В УПП его формирует документ «Начисление зарплаты сотрудникам организаций» за месяц увольнения.

Что делает этот документ:

• начисляет оплату по окладу/тарифу за фактически отработанные дни до даты увольнения;
• добавляет компенсацию за неиспользованный отпуск;
• рассчитывает НДФЛ и страховые взносы с итоговой суммы;
• учитывает плановые удержания (алименты, займы), если они настроены.

Проведите документ и сверьте начисления по конкретному сотруднику в его расчётном листке.

Про записку-расчёт (форма Т-61). Это двусторонняя форма: лицевую сторону заполняет кадровик, оборотную — расчётчик по данным среднего заработка. Как и Т-8, с 2013 года она не обязательна. Если в вашем релизе печатная форма Т-61 устарела или её нет, записку-расчёт допустимо вести в своей форме, собрав данные из расчётного листка и справки о среднем заработке.

Отдельный случай — отпуск с последующим увольнением. Если работник уходит в отпуск, а потом увольняется, днём увольнения считается последний день отпуска, но расчёт и трудовую книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском. В УПП это два документа: сначала отпуск, затем увольнение с датой, равной последнему дню отпуска. Компенсацию за этот отпуск уже не начисляют — он использован.

Про удержания в окончательном расчёте. Проверьте, что из последней выплаты корректно удержаны плановые суммы: остаток по займу сотрудника, последняя сумма по исполнительному листу (в пределах лимита удержания), невозвращённый подотчёт. Если за работником числится задолженность, а суммы к выплате не хватает, принудительно «уводить расчёт в минус» нельзя — остаток погашается по соглашению или через суд.

Выплата расчёта, НДФЛ и сроки

Выплатить всю сумму нужно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если в этот день работник не явился — не позднее следующего дня после того, как он предъявит требование о расчёте.

В 1С:УПП выплату оформляют документом «Зарплата к выплате организаций» с характером выплаты, соответствующим расчёту при увольнении, а затем — расходным кассовым ордером (если наличными) или списанием с расчётного счёта (если на карту).

НДФЛ с окончательного расчёта:

• 💰 удерживается в момент выплаты;
• 💰 перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа по действующим с 2023 года срокам (по периодам удержания и подаче уведомления).

Отражение в учёте и отчётность

После проведения расчёта суммы начислений, НДФЛ и взносов попадают в регламентированный учёт и в данные для отчётности.

Что нужно не забыть:

• Сведения о трудовой деятельности. При увольнении работодатель подаёт их в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Сейчас это подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД). Это самый «горящий» срок во всей процедуре — его пропуск грозит штрафом, а сам ЕФС-1 современного формата УПП не формирует.
• Взносы и НДФЛ за месяц увольнения уходят в общую отчётность (РСВ, персонифицированные сведения, 6-НДФЛ) наравне с остальными сотрудниками.
• Закрытие месяца . Проведите расчёт зарплаты и отражение в регламентированном учёте за месяц увольнения полностью, иначе суммы не попадут в проводки и в отчётность.

В день увольнения работнику выдают пакет документов, и часть из них УПП помогает подготовить, часть придётся собрать отдельно:

• 📄 трудовую книжку (если ведётся на бумаге) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• 📄 справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) за текущий год;
• 📄 справку о заработке за два года для расчёта пособий (прежнюю справку 182н отменили с 2023 года — вместо неё данные СФР получает сам, но справку о заработке по запросу работника всё равно выдают);
• 📄 выписки из отчётных форм персонифицированного учёта по запросу.

Отдельно про ограничение УПП. Конфигурация снята с поддержки, и актуальные форматы отчётности (прежде всего ЕФС-1) в ней не обновляются. На практике сведения по уволенным сдают из отдельной программы отчётности или из современной конфигурации ЗУП. Планируя увольнение «день в день», держите это в голове: расчёт УПП посчитает, а вот отчётность в СФР придётся готовить в другом месте.

Напомним, что ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд России (СФР) — реквизиты получателя в платежах и отчётах должны быть уже его.

Типичные ошибки

Короткий разбор того, что ломает расчёт чаще всего — без повтора шагов выше:

Частые вопросы