Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 от проверки остатков отпуска до закрытия месяца

Чтобы оформить увольнение в 1С 8.3, в 1С:ЗУП 3.1 откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, последний рабочий день и основание по ТК РФ. Документ сам посчитает окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни, компенсацию неиспользованного отпуска или удержание за отпуск «авансом», НДФЛ. Выплачивают расчёт ведомостью в межрасчётный период, а приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61 печатают из того же документа.

Есть два способа. Первый: ЗУП 3.1 ведёт кадры и зарплату, а в 1С:Бухгалтерию уходят готовые суммы для проводок. Второй: вы работаете только в БП 3.0 со встроенной зарплатой, и там увольнение оформляется проще, но и с меньшей автоматизацией. В ЗУП ошибка в увольнении обходится дороже: она тянет за собой средний заработок, ЕФС-1 и взносы, поэтому основные шаги показаны на ЗУП 3.1, а отличия БП 3.0 — в разделе про проводки.

1. Что проверить в базе до того, как уволить сотрудника

Окончательный расчёт берёт данные из всего, что введено по работнику за последний год. Если там дыры, сумма компенсации и НДФЛ получатся неверными, а пересчитывать придётся уже после выплаты.

Перед созданием документа проверьте:

• 📅 Остатки отпусков. Отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков на дату увольнения. Сверьте дни с бумажным графиком и с заявлениями работника.
• 🏖 Все отпуска и больничные введены и проведены. Если отпуск в прошлом году внесли «на бумаге», но не в базу, программа насчитает лишние дни компенсации.
• 💰 Прошлые месяцы закрыты. Документ «Начисление зарплаты и взносов» за предыдущие месяцы проведён, зарплата выплачена. От этого зависит средний заработок.
• ⏱ Отклонения текущего месяца. Прогулы, отпуск без сохранения, командировки за месяц увольнения должны быть оформлены до расчёта. Иначе программа посчитает весь период по графику.
• 🧾 Задолженности и удержания. Исполнительные листы, займы, невозвращённые подотчётные суммы — всё, что надо удержать из последней выплаты.

2. Документ «Увольнение» в 1С ЗУП 8.3: дата и основание

Путь: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение. Документ можно создать и из карточки сотрудника — через ссылку на кадровые документы в его панели навигации.

Что заполнить на основной вкладке

1. Сотрудник. Выберите из списка. Если у человека есть внутреннее совместительство, увольнение по основному месту не увольняет его с совместительства: для второй должности нужен отдельный документ.
2. Дата увольнения. Это последний рабочий день, он включается в расчёт. Ошибка на один день меняет и зарплату, и стаж для компенсации.
3. Основание увольнения. Статья и пункт ТК РФ из справочника оснований. Самые частые случаи:

4. Основание (документ). Реквизиты заявления работника, соглашения или уведомления о сокращении. Они попадут в приказ Т-8.
5. Ответственный и руководитель. Подставляются из настроек организации, но проверьте их перед печатью.

Если увольняете сразу несколько человек (например, при сокращении), удобнее документ «Увольнение списком» в том же журнале: одно основание и дата на всю группу, расчёт по каждому отдельно.

3. Как 1С считает расчёт при увольнении: компенсация, удержание, пособие

После выбора сотрудника и даты программа сразу показывает начисления и удержания. Пересчитать их можно кнопкой пересчёта в документе после любой правки.

Компенсация неиспользованного отпуска

ЗУП берёт остаток дней из регистра отпусков на дату увольнения. При ежегодном отпуске 28 дней за каждый отработанный месяц рабочего года начисляется 28 / 12 = 2,33 дня. Правило округления месяцев (больше половины месяца — полный месяц, меньше — отбрасывается) программа применяет сама.

Пример. Сотрудник отработал 7 месяцев рабочего года, отпуск в этом году не брал. Заработок за 12 расчётных месяцев — 720 000 руб., все месяцы отработаны полностью.

• Дней компенсации: 2,33 × 7 = 16,33.
• Средний дневной заработок: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 руб.
• Компенсация: 2 047,78 × 16,33 = 33 440,25 руб.

Проверить расчёт можно вручную калькулятором ниже, а в документе — на вкладке со средним заработком.

Удержание за отпуск «авансом»

Если работник отгулял больше, чем заработал, остаток дней будет отрицательным, и ЗУП предложит удержать деньги за эти дни. Ограничения такие:

• удержание не больше 20% от суммы выплаты (ст. 138 ТК РФ);
• при некоторых основаниях (сокращение, ликвидация, призыв и др.) удерживать нельзя вовсе, и программа это учитывает по выбранному основанию.

Если по основанию удержание разрешено, но организация решила его не делать, уберите сумму в документе вручную.

Выходное пособие и сохраняемый заработок

При сокращении и ликвидации в документе нужно включить начисление выходного пособия в размере среднего месячного заработка. Сохраняемый заработок за второй и третий месяц трудоустройства оформляют позже, отдельным начислением, уже бывшему работнику.

НДФЛ и страховые взносы не начисляются на выходные пособия в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для Крайнего Севера и приравненных местностей). С суммы сверх лимита налог удерживается. Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и взносами полностью.

4. Выплата окончательного расчёта в день увольнения

По ст. 140 ТК РФ все деньги работнику выплачивают в последний рабочий день. Ждать общей ведомости в конце месяца нельзя.

В документе «Увольнение» есть настройка порядка выплаты. Выберите «В межрасчетный период»: тогда расчёт можно выплатить сразу, не дожидаясь начисления зарплаты за месяц.

Дальше:

1. Проведите документ «Увольнение».
2. Из документа создайте ведомость на выплату (в банк, на карту или в кассу) — или создайте её в Выплаты → Ведомости в банк и заполните по документу увольнения.
3. Проверьте, что в ведомости стоит сумма «к выплате» после НДФЛ и удержаний.
4. Проведите ведомость после фактического перечисления.

Датой получения дохода для НДФЛ по окончательному расчёту считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК РФ). Налог удерживается при выплате.

Если расчёт выдают наличными из кассы, ведомость создают в Выплаты → Ведомости в кассу. Расходный кассовый ордер оформляют уже в Бухгалтерии. Сумма к выдаче должна совпасть с той, что в ведомости ЗУП, иначе на счёте 70 останется хвост.

5. Приказ, записка-расчёт и трудовая книжка: печатные формы и ЕФС-1

Из документа «Увольнение» через кнопку «Печать» доступны:

Бумажная трудовая книжка

Запись об увольнении делается в день увольнения. Формулировка должна дословно повторять статью и пункт ТК РФ — именно поэтому основание в документе выбирают из справочника, а не вписывают вручную. В ЗУП можно распечатать вкладыш с записью, но саму книжку заполняет кадровик.

Электронная трудовая книжка и ЕФС-1

Сведения об увольнении уходят в СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд) в составе подраздела о трудовой деятельности формы ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

В ЗУП отчёт создаётся в Кадры → Электронные трудовые книжки. Кнопка заполнения подтянет все проведённые кадровые события, включая увольнение. Проверьте, что в ЕФС-1 попало верное основание и номер приказа: исправлять отправленные сведения придётся отменяющей формой.

6. Как увольнение попадает в бухучёт: проводки

В ЗУП проводок нет. Суммы для бухгалтерии собирает документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете в конце месяца. Через синхронизацию он попадает в 1С:Бухгалтерию 3.0 и там проводится.

Типичные проводки по увольнению:

Счёт затрат подставляется из способа отражения зарплаты, указанного у сотрудника или подразделения.

Если зарплата ведётся в БП 3.0

В Бухгалтерии увольнение оформляют через Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Увольнение. Там указывают дату и основание, а компенсацию отпуска программа посчитает в документе «Начисление зарплаты» за месяц увольнения. Его нужно провести до выплаты, а проводки сформируются сразу, без отдельного «отражения».

7. Закрытие месяца и итоговый расчёт зарплаты после увольнения

Документ «Увольнение» закрывает расчёт по НДФЛ, но страховые взносы в ЗУП считаются при начислении зарплаты за месяц. Поэтому в конце месяца:

1. Создайте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите «Заполнить». Уволенный сотрудник не попадёт в список начислений повторно, но его суммы войдут в расчёт взносов.
2. Сверьте взносы по уволенному в отчёте «Анализ взносов в фонды».
3. Проведите «Отражение зарплаты в бухучете».
4. Сделайте «Расчётный листок» по уволенному: начислено, удержано, выплачено, долг на конец месяца должен быть нулевым.

Если документ нужно исправить

Если увольнение ещё не выплачено, отмените проведение, исправьте данные и проведите заново. Если месяц уже закрыт, используйте команду «Исправить» в самом документе: ЗУП создаст исправляющий документ, а разницу отразит в текущем периоде.

8. Частые вопросы