Увольнение сотрудницы из отпуска по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП 3.1: основания, расчёт, Т-8 и ЕФС-1

Сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП 3.1 увольняют обычным документом Кадры → Увольнения. Отдельно «закрывать» отпуск по уходу не нужно: дата увольнения сама прекращает это состояние. Главное — правильно выбрать основание, проверить остаток отпуска и средний заработок, а на следующий рабочий день отправить ЕФС-1.

Типичная ситуация: декретница присылает заявление «по собственному желанию» за две недели, кадровик открывает ЗУП и видит, что компенсация отпуска считается от нуля, а количество дней кажется завышенным. Обе проблемы решаются до проведения документа, если знать, где смотреть.

Какие основания допустимы и что проверить в трудовом договоре

Уволить сотрудницу, у которой ребёнок младше трёх лет, по инициативе работодателя нельзя. Это прямой запрет статьи 261 ТК РФ. Исключения из запрета узкие: ликвидация организации, дисциплинарные и некоторые другие основания из статьи 81. На практике у декретницы почти всегда одно из оснований ниже.

Перед оформлением проверьте три вещи:

• 📄 Заявление или соглашение. Дата увольнения в нём — это дата в документе 1С. Если сотрудница просит уволить «без отработки», нужно согласие работодателя, иначе отсчитайте 14 дней от следующего дня после получения заявления.
• 📑 Вид договора. Если договор срочный, посмотрите, не продлевали ли его. Продление оформляется допсоглашением, и в ЗУП оно должно быть отражено кадровым переводом или изменением условий.
• 👩‍💼 Кто замещает. Если на её место взяли сотрудника по срочному договору «на время отсутствия основного работника», его договор после увольнения декретницы сам не прекращается. Решите заранее, переводить ли его на бессрочный договор допсоглашением.

Подготовка базы ЗУП перед увольнением декретницы

Ошибки в расчёте почти всегда возникают из-за истории сотрудницы, а не из-за самого документа увольнения. Пять минут проверки до создания документа избавят от исправлений и перерасчётов.

Отпуск по уходу за ребёнком внесён документом

Откройте журнал отпусков по уходу за ребёнком в разделе Кадры и найдите документ сотрудницы. Даты в нём влияют на стаж для ежегодного отпуска. Если отпуск по уходу когда-то оформили «вручную», например через отсутствие или неявку, ЗУП посчитает остаток отпуска неверно.

Проверьте и отпуск по беременности и родам. Он должен быть введён документом Больничный лист с причиной нетрудоспособности по беременности и родам.

Остаток ежегодного отпуска

Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» из группы кадровых отчётов раздела Кадры на дату увольнения. Сравните цифру с ручным расчётом из раздела ниже.

Данные о заработке до декрета

Средний заработок для компенсации отпуска считается за 12 месяцев до увольнения. У декретницы в эти месяцы начислений нет, поэтому ЗУП берёт предыдущий период, за который есть заработок. Если до декрета зарплату считали в другой программе и данные не переносили, программа их не увидит. Перенесите их документом «Данные для расчета среднего заработка» — найдите его через поиск по интерфейсу по слову «средн».

Оформляем документ «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1

Шаг 1. Создайте документ

Перейдите в Кадры → Увольнения и нажмите Создать. Выберите сотрудницу. Если в организации несколько обособленных подразделений, сначала проверьте поле организации.

Шаг 2. Заполните дату и основание

1. Укажите дату увольнения — последний день работы по заявлению или соглашению.
2. В поле основания выберите статью из классификатора, например «Пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
3. В поле документа-основания впишите заявление или соглашение с датой и номером. Эта строка попадёт в приказ Т-8 и в ЕФС-1.

Шаг 3. Проверьте компенсацию отпуска

Флажок компенсации неиспользованного отпуска ставится автоматически, количество дней подставляется из остатка. Если дни разошлись с вашим ручным расчётом, не правьте цифру сразу. Сначала найдите причину в истории отпусков, иначе ошибка останется в отчётах по остаткам.

Шаг 4. Рассчитайте и проверьте суммы

На вкладке начислений нажмите кнопку расчёта. Откройте расшифровку среднего заработка: убедитесь, что в расчёт попали месяцы до декрета, а не пустые. Если сотрудница во время отпуска по уходу работала неполное время (ч. 3 ст. 256 ТК РФ), в документе появится и зарплата за отработанные дни текущего месяца.

Шаг 5. Проведите документ

После проведения ЗУП прекращает плановые начисления, закрывает отпуск по уходу датой увольнения и формирует данные для печатных форм и ЕФС-1.

Расчёт компенсации отпуска и удержаний

Сколько дней компенсировать

Время отпуска по уходу за ребёнком не включается в стаж для ежегодного отпуска — так установлено статьёй 121 ТК РФ. А отпуск по беременности и родам включается. Поэтому стаж идёт с приёма до конца декретного отпуска по БиР.

Пример. Сотрудница принята 01.03.2023. Отпуск по БиР — с 10.01.2025 по 29.05.2025, затем отпуск по уходу. Увольнение — 20.10.2026.

• Стаж для отпуска: с 01.03.2023 по 29.05.2025 — 2 года 2 месяца 29 дней. Излишек больше половины месяца округляется до полного месяца, получается 27 месяцев.
• Заработано дней: 27 × 28 / 12 = 63 дня.
• Использовано до декрета: 42 дня.
• К компенсации: 63 − 42 = 21 день.

Средний дневной заработок

Если в 12 месяцах перед увольнением нет ни заработка, ни отработанных дней, берётся предшествующий период такой же длины. Это правило пункта 6 Положения о средней заработной плате (постановление № 922). В примере это 2024 год.

Пусть за 2024 год начислено 720 000 ₽ и, для простоты, все месяцы отработаны полностью:

• средний дневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽;
• компенсация: 2 047,78 × 21 = 43 003,38 ₽;
• НДФЛ 13 %: 5 590 ₽;
• к выплате: 43 003,38 − 5 590 = 37 413,38 ₽.

С компенсации начисляются страховые взносы на общих основаниях.

Удержание за отпуск авансом

Бывает, что перед декретом сотрудница взяла ежегодный отпуск полностью, хотя рабочий год не закончился. Тогда остаток отрицательный. ЗУП покажет в документе удержание за неотработанные дни отпуска.

• 🔹 Удержание возможно при увольнении по собственному желанию и по соглашению сторон.
• 🔹 При ликвидации удерживать за эти дни нельзя (ст. 137 ТК РФ).
• 🔹 Общий размер удержаний из выплаты при увольнении — не более 20 % (ст. 138 ТК РФ).
• 🔹 Если выплачивать почти нечего, удержать в полном объёме не получится. Остаток долга можно вернуть только добровольно.

Выходное пособие при ликвидации

Если основание — ликвидация, выходное пособие в размере среднего месячного заработка начисляется в том же документе. Средний для пособия считается по тем же правилам: при пустых 12 месяцах берётся период до декрета.

Печатные формы: приказ Т-8 и записка-расчёт Т-61

Обе формы печатаются из проведённого документа по кнопке Печать.

Приказ о прекращении трудового договора

В приказе проверьте:

1. Основание — формулировка статьи ТК РФ дословно, как в трудовой книжке.
2. Документ-основание — заявление или соглашение с датой.
3. Дату увольнения — она должна совпадать с датой в заявлении или соглашении.

Сотрудница ставит подпись об ознакомлении. Если она не приходит, на приказе делают запись, что ознакомить работника невозможно, — это допускает ст. 84.1 ТК РФ.

Записка-расчёт

Записка-расчёт показывает дни компенсации, средний заработок, удержания и итог к выплате. Сверьте её с документом увольнения: дни отпуска в ней — те же 21, что и в примере выше, а не стаж с учётом отпуска по уходу.

Что ещё отдать сотруднице

• 📗 Бумажную трудовую книжку — если она её вела. Если сотрудница не приходит, отправьте уведомление о необходимости забрать книжку или дать согласие на отправку почтой.
• 📄 Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — если книжка электронная. Выдаются по заявлению в день увольнения.
• 🧾 Справку о доходах и суммах налога — по заявлению.
• 📋 Сведения из ЕФС-1 и расчёта по взносам, касающиеся сотрудницы, — их выдают при увольнении по общим правилам.

Кадровый учёт: ЕФС-1 и сообщение в СФР

ЕФС-1, подраздел 1.1

Увольнение — кадровое мероприятие, которое сдаётся в Социальный фонд (СФР, до 2023 года — ФСС и ПФР) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте сведения о трудовой деятельности и заполните их по проведённым кадровым документам.
3. Проверьте строку увольнения: дату, формулировку основания, документ-основание.
4. Отправьте отчёт через 1С-Отчётность или выгрузите файл.

Опоздание с ЕФС-1 грозит штрафом, а исправить ошибочное основание потом можно только отменяющей записью.

Сообщение для прекращения пособия

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до полутора лет платит СФР напрямую. Увольнение прекращает отпуск по уходу, и фонд должен об этом узнать. Работодатель сообщает о прекращении отпуска в течение трёх рабочих дней. В ЗУП эти сведения отправляются через обмен с СФР (СЭДО) в разделе Отчетность, справки.

Если не сообщить, СФР продолжит платить пособие. Переплату фонд потом взыщет с работодателя.

Окончательный расчёт и закрытие месяца

Выплата в день увольнения

Окончательный расчёт выплачивается в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если сотрудница в этот день не работала, — не позднее следующего дня после того, как она предъявила требование о расчёте.

В документе увольнения выберите способ выплаты — в межрасчётный период. После проведения создайте ведомость кнопкой выплаты прямо из документа или вручную в Выплаты → Ведомости в банк. Если зарплату перечисляют на карту, проверьте, что карта сотрудницы ещё действует: за время декрета зарплатный проект могли сменить.

Чек-лист закрытия месяца

Что будет в отчётах

• 🔸 6-НДФЛ. Компенсация отпуска — доход на дату выплаты. НДФЛ попадает в период, в котором его надо перечислить.
• 🔸 Расчёт по страховым взносам. В разделе 3 у сотрудницы появится сумма компенсации за месяц начисления, хотя весь отпуск по уходу облагаемых выплат у неё не было.
• 🔸 Персонифицированные сведения о физических лицах. Сдаются за месяц, в котором начислена компенсация.

Частые вопросы