Увольнение сотрудника в ЗУП 3.1: от приказа до закрытия доступа

Уволить сотрудника в 1С ЗУП 3.1 можно одним документом: Кадры → Увольнения → Создать. В нём указывают дату и основание по статье ТК РФ, программа сама считает компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за отработанные дни, а из меню Печать выводит приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61.

Правильно уволить — значит ещё до документа закрыть все кадровые и расчётные «хвосты», а после — выплатить расчёт в последний рабочий день, отправить ЕФС-1 и выдать справки.

Подготовка к увольнению: что проверить в ЗУП до документа

Документ «Увольнение» считает окончательный расчёт по данным, которые уже есть в базе. Если в базе пробелы, расчёт выйдет неверным, и его придётся исправлять задним числом.

Проверьте до создания документа:

• 📅 Табель и отсутствия за текущий месяц. Больничные, отгулы, прогулы, командировки до даты увольнения должны быть введены. Иначе ЗУП начислит оклад за дни, которые сотрудник не работал.
• 🏖 Остатки отпусков. Отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков покажет, сколько дней программа видит на дату увольнения. Сверьте с графиком и личной карточкой.
• 📄 Поздние кадровые документы. Переводы, изменения оплаты или отпуска с датой после увольнения заблокируют проведение. Их нужно отменить или перенести.
• 💰 Предыдущий месяц. Зарплата за прошлый месяц должна быть начислена и проведена. Иначе ЗУП не возьмёт этот месяц в средний заработок.
• ⚖️ Удержания. Исполнительные листы, займы, удержания по заявлениям — актуальны ли они на дату увольнения.

Отдельный случай — отпуск с последующим увольнением. Сначала оформляют документ «Отпуск» на все оставшиеся дни, затем «Увольнение» с датой, равной последнему дню отпуска. Компенсации в этом случае не будет: все дни уже использованы в отпуске.

Оформление приказа об увольнении в 1С ЗУП 3.1

Создание документа «Увольнение»

1. Откройте Кадры → Увольнения и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника. Если у человека несколько должностей (внутреннее совместительство), увольняйте каждую отдельно.
3. Укажите дату увольнения — последний рабочий день. По ст. 84.1 ТК РФ это день прекращения договора, кроме случаев, когда человек фактически не работал, но место за ним сохранялось.
4. Заполните основание увольнения. Выберите статью ТК РФ из классификатора: например, п. 3 ч. 1 ст. 77 (по собственному желанию) или п. 1 ч. 1 ст. 77 (по соглашению сторон). Формулировка попадёт в приказ и в сведения о трудовой деятельности.
5. Укажите документ-основание: заявление сотрудника с датой и номером, соглашение и т. п.
6. Проверьте блок компенсации отпуска (о нём — в следующем разделе).
7. Нажмите Провести.

Увольнение нескольких сотрудников сразу

Если увольняете сразу несколько человек (сокращение, закрытие подразделения), удобнее документ «Увольнение списком». Его ищут в том же журнале увольнений, через кнопку создания. Расчёт в нём такой же, но по каждой строке.

Печать приказа Т-8

После проведения откройте меню Печать:

С приказом сотрудника знакомят под подпись. Если он отказался или не пришёл, на приказе делают отметку об этом.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Как ЗУП считает дни

Количество дней компенсации подставляется автоматически из остатка отпусков на дату увольнения. При 28 днях ежегодного отпуска сотрудник зарабатывает 2,33 дня за каждый отработанный месяц рабочего года.

Если остаток выглядит странно, не правьте цифру вручную наугад. Сначала найдите причину в отчёте «Остатки отпусков»: обычно это неверная дата приёма, пропущенный отпуск без сохранения зарплаты или ошибка во вводе начальных остатков.

Как ЗУП считает сумму

Формула стандартная: средний дневной заработок × дни компенсации. Средний дневной для отпуска = заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3.

Пример. Оклад 60 000 руб., все 12 месяцев отработаны полностью, остаток — 9,33 дня.

• Заработок за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 руб.
• Средний дневной: 720 000 / (12 × 29,3) = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 руб.
• Компенсация: 2 047,78 × 9,33 = 19 105,79 руб.

Посчитать свой случай можно калькулятором:

Если отпуск использован авансом

Бывает, что сотрудник отгулял больше, чем заработал. Тогда остаток в документе будет отрицательным, и ЗУП предложит удержать отпускные за неотработанные дни.

• Удержание возможно не во всех случаях. По ст. 137 ТК РФ его не делают при увольнении, например, по сокращению, при ликвидации, призыве на военную службу.
• Общий лимит удержаний — 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).

Окончательный расчёт: записка-расчёт и выплата в день увольнения

Что попадает в расчёт

На вкладке с начислениями документ «Увольнение» показывает полный состав расчёта:

• 💼 зарплату за отработанные дни месяца увольнения (оклад, надбавки по графику);
• 🏖 компенсацию за неиспользованный отпуск;
• 📦 выходное пособие, если оно положено (например, при сокращении — по ст. 178 ТК РФ);
• ➖ удержания: НДФЛ, исполнительные листы, неотработанный отпуск.

Если в месяце есть премия или разовое начисление, которое тоже нужно выплатить, добавьте его на вкладке начислений до проведения. После изменения строк нажмите кнопку пересчёта.

Выплата

По ст. 140 ТК РФ все суммы выплачивают в день увольнения. Поэтому увольнение обычно платят в межрасчётный период, не дожидаясь зарплаты за месяц.

1. В документе «Увольнение» выберите порядок выплаты в межрасчётный период.
2. Проведите документ и нажмите Выплатить — ЗУП создаст ведомость в банк или кассу.
3. Если ведомость делают отдельно: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, раздатчику), вид выплаты — по увольнению/межрасчётная, заполнить по сотруднику.
4. Проведите ведомость после фактического перечисления денег, чтобы НДФЛ попал в учёт как удержанный и перечисленный.

НДФЛ и взносы

Компенсация за отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычный доход. Выходное пособие освобождается от налога в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (для районов Крайнего Севера — шестикратного), сверх лимита облагается.

Трудовая книжка, ЕФС-1 и справки для уволенного сотрудника

Запись в трудовую книжку

Если сотрудник ведёт бумажную книжку, запись о увольнении вносят вручную на основании приказа. Формулировку берите дословно из приказа Т-8. Книжку выдают в день увольнения и фиксируют выдачу в книге учёта движения трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка: ЕФС-1

Сведения о увольнении сдают в СФР (бывший ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд с 2023 года) в составе ЕФС-1, подраздел 1.1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

1. Откройте журнал сведений о трудовой деятельности: Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте документ ЕФС-1 и заполните его — мероприятие увольнения подтянется из документа «Увольнение».
3. Проверьте код основания и реквизиты приказа.
4. Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл для другой программы.

Если сотрудник просит сведения на бумаге, распечатайте СТД-Р из того же раздела.

Какие документы выдать в последний день

Выписки из ЕФС-1 и РСВ формируются в ЗУП в печатных формах документов отчётности по конкретному сотруднику.

Остальная отчётность

• Воинский учёт. О увольнении военнообязанного сообщают в военкомат в двухнедельный срок.
• 6-НДФЛ и РСВ. Отдельно сдавать не нужно: увольнение попадёт в отчёты за период автоматически, если ведомость проведена.

Закрытие доступа и данные уволенного в 1С

Доступ к программе

Если уволенный сам работал в 1С (бухгалтер, кадровик, кладовщик), закройте вход в последний рабочий день:

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Откройте карточку пользователя и снимите флажок «Вход в программу разрешен».
3. Запишите изменения.

Не удаляйте пользователя из базы: на него ссылаются документы, история изменений и версии объектов. Удаление ломает связи, а запрет входа решает задачу полностью.

Что происходит с сотрудником в справочнике

Уволенный остаётся в справочнике «Сотрудники». По умолчанию список показывает только работающих — чтобы увидеть уволенных, поменяйте отбор над списком.

Карточку не удаляют и не помечают на удаление: по ней строятся отчёты за прошлые периоды, справки и выписки. Кадровые документы по личному составу организация хранит 50 лет (для документов, созданных до 2003 года, — 75 лет).

Персональные данные

Если согласие на обработку персональных данных выдавалось отдельно для целей, которые после увольнения не нужны (например, публикация на сайте), обработку по этим целям прекращают. Данные для бухгалтерского, налогового и архивного учёта продолжают хранить на основании закона.

Ошибки при увольнении в ЗУП и как их исправить

Как исправлять уже выплаченное увольнение

Если расчёт выплачен и месяц закрыт, не отменяйте проведение исходного документа. Откройте его и нажмите Исправить — ЗУП создаст документ-исправление, сторнирует старые суммы и начислит верные. Разница попадёт в текущий период, и её можно доплатить отдельной ведомостью.

Если увольнение нужно отменить совсем (сотрудник передумал, работодатель согласен), отмените проведение документа «Увольнение» до сдачи ЕФС-1. Если отчёт уже ушёл в СФР, подайте отменяющие сведения о мероприятии.

Частые вопросы