Как уволить работника в ЗУП 3.1 и закрыть с ним все расчёты за один день

Увольнение сотрудника в 1С 8.3 ЗУП оформляется одним документом: Кадры → Увольнения → Создать. Он ставит дату и основание, сам считает зарплату за последний месяц, компенсацию за неиспользованный отпуск и НДФЛ, а заодно печатает приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61. Порядок одинаков для ЗУП 3.1 и КОРП; в Бухгалтерии 3.0 кадровая часть упрощена.

Типичная ситуация: в понедельник утром кадровик получает заявление «по собственному», а уже в пятницу человеку нужно отдать деньги, трудовую и справки. Опоздание с выплатой даже на день — это компенсация по статье 236 ТК РФ и риск претензий. Поэтому порядок действий важнее скорости.

1. Подготовка к увольнению: что проверить в карточке сотрудника

Документ «Увольнение» считает деньги по тем данным, которые уже лежат в базе. Если в них дыра, ошибка уйдёт в расчёт, приказ и отчёт в СФР. Перед созданием документа пройдитесь по списку:

• 📅 Предыдущий месяц закрыт. Документ «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый месяц должен быть проведён. Иначе средний заработок для компенсации посчитается без последнего месяца.
• 🏖️ Отпуска внесены. Все отпуска, отгулы и больничные текущего года проведены документами. Проверьте остаток отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков.
• 💼 Плановые начисления актуальны. Оклад, надбавки и их даты — в карточке сотрудника на вкладке начислений или в истории кадровых переводов.
• 💳 Способ выплаты. Карта, касса или счёт в банке — это нужно, чтобы деньги ушли в день увольнения.
• 📗 Вид трудовой книжки. Бумажная или электронная: от этого зависит, какие документы выдавать на руки.
• 🧾 Удержания. Исполнительные листы, займы, подотчёт. Удержания по исполнительному листу документ увольнения сделает автоматически, если лист заведён в базе.

2. Документ «Увольнение» в ЗУП: пошагово

Откройте Кадры → Увольнения и нажмите Создать. Если увольняете несколько человек одной датой, удобнее документ «Увольнение списком» — он создаётся из того же списка.

Шапка документа

1. Сотрудник. Выберите из списка. Подставится должность и подразделение.
2. Дата увольнения. Это последний рабочий день. По статье 84.1 ТК РФ он и считается днём прекращения договора.
3. Основание увольнения. Выбирается из классификатора статей ТК РФ. Для собственного желания — пункт 3 части 1 статьи 77, по соглашению сторон — пункт 1 той же части.
4. Основание (документ). Впишите «Заявление от …» или «Соглашение от …». Строка пойдёт в приказ Т-8.

Раздел расчёта

5. Компенсация отпуска. Программа сама считает дни неиспользованного отпуска на дату увольнения. Число можно поправить вручную, если в учёте есть расхождение.
6. Удержание за отпуск авансом. Если остаток отрицательный, документ предложит удержать отпускные за неотработанные дни. Решение за работодателем: в части случаев (сокращение, ликвидация, состояние здоровья) удерживать нельзя — это прямо сказано в статье 137 ТК РФ.
7. Выходное пособие. Отметьте флажок, если основание его требует.
8. Выплата. Выберите вариант «В межрасчетный период», чтобы выплатить деньги в день увольнения, а не в общий день зарплаты.
9. Нажмите Рассчитать (или пересчитайте по ссылке в форме) и проверьте суммы на вкладках «Начисления», «Удержания», «НДФЛ».

Не проводите увольнение, пока не проверили остаток отпуска: ошибка в днях — самая частая причина перерасчёта после того, как человек уже ушёл.

10. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Если кадры ведутся в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 есть упрощённый кадровый учёт: Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Кадровые документы → Создать → Увольнение. Документ ставит дату и основание и печатает Т-8. Компенсацию за отпуск в базовой поставке БП приходится начислять вручную в документе «Начисление зарплаты». Поэтому при регулярных увольнениях учёт расчётов лучше вести в ЗУП.

3. Расчёт при увольнении: зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие

Документ «Увольнение» сводит в одну сумму три блока начислений.

Для выходного пособия при увольнении в районах Крайнего Севера и приравненных местностях необлагаемый предел — шесть средних месячных заработков (пункт 3 статьи 217 НК РФ).

Выходное пособие при сокращении

При сокращении штата или ликвидации человек получает в день увольнения выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Это и есть сумма из флажка в документе «Увольнение».

Дальше обязательства не заканчиваются:

1. Второй месяц. Если бывший сотрудник не нашёл работу, за ним сохраняется средний заработок за второй месяц с зачётом пособия. Платят по его заявлению.
2. Третий месяц. Выплачивается в исключительных случаях — по решению службы занятости, если человек встал на учёт в течение 14 рабочих дней после увольнения.

В ЗУП эти суммы оформляют отдельным разовым начислением по уволенному сотруднику в том месяце, когда пришло заявление. Средний заработок для них берётся тот же, что и для пособия, поэтому сверяйте его с запиской-расчётом.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽, за 12 месяцев начислено 720 000 ₽, все месяцы отработаны полностью. Увольнение 14-го числа: отработано 10 из 21 рабочего дня. Неиспользованный остаток — 12 дней.

• Зарплата за 10 дней: 60 000 / 21 × 10 = 28 571,43 ₽.
• Средний дневной заработок: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽.
• Компенсация: 2 047,78 × 12 = 24 573,36 ₽.
• Всего начислено: 53 144,79 ₽.
• НДФЛ 13%: 6 909 ₽ (налог округляется до рубля).
• К выплате: 46 235,79 ₽ (без учёта ранее выплаченного аванса).

Проверить свою цифру компенсации можно калькулятором:

4. Приказ Т-8, записка-расчёт Т-61 и справки при увольнении

Печатные формы вызываются кнопкой Печать прямо из документа «Увольнение».

• 📄 Приказ об увольнении (Т-8). Работник знакомится с ним под подпись. Для «Увольнения списком» есть форма Т-8а.
• 🧮 Записка-расчёт (Т-61). Показывает компенсацию, удержания и итог. Форма заполняется данными документа, так что правки делайте в документе, а не в печатной форме.
• 📝 Справка о сумме заработка для расчёта пособий за два предыдущих года. Работодатель обязан выдать её в день увольнения по статье 4.3 закона № 255-ФЗ. Старая форма по приказу 182н отменена; в актуальном релизе ЗУП печатается действующая форма. Ищите её в разделе отчётов по кадрам или по команде печати из карточки сотрудника.
• 🧾 Справка о доходах и суммах НДФЛ — по заявлению работника.
• 📗 СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, если человек выбрал электронную трудовую книжку. Формируется в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки.
• 📑 Выписки из отчётности в СФР — из раздела 3 РСВ и сведения о стаже из ЕФС-1. Их тоже выдают при увольнении.

5. Окончательный расчёт: выплата и закрытие лицевого счёта

По статье 140 ТК РФ все суммы выплачиваются в день увольнения. Если человек не работал в этот день — не позднее следующего дня после его обращения.

Как выплатить из ЗУП

1. Откройте проведённый документ «Увольнение».
2. Нажмите Выплатить — программа создаст ведомость по способу выплаты сотрудника.
3. Проверьте сумму в ведомости и проведите её.
4. Выгрузите реестр в банк или выдайте деньги через кассу.

Если вы выбрали выплату «С зарплатой», деньги попадут в общую ведомость за месяц. Для уволенного это почти всегда нарушение срока.

Лицевой счёт и личная карточка

После проведения увольнения сотрудник перестаёт попадать в начисление зарплаты следующих месяцев. Проверьте итог отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок: в строке «Долг за предприятием» на конец месяца должен быть ноль.

Лицевой счёт Т-54 или Т-54а и личную карточку Т-2 распечатайте и подшейте в дело. В Т-2 отражается запись об увольнении с основанием.

6. Отчётность после увольнения сотрудника: сроки

ЕФС-1 по увольнению создаётся в ЗУП в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. Кнопка заполнения подтянет все проведённые кадровые мероприятия, у которых ещё нет отправленных сведений.

НДФЛ с компенсации удерживается при выплате. Срок перечисления — по общим правилам ЕНП, вместе с остальными суммами налога.

7. Где чаще всего ошибаются при увольнении в 1С

Если увольнение отменили (человек отозвал заявление до последнего дня), отмените проведение документа и подайте в ЕФС-1 отменяющую запись, если сведения уже ушли.

8. Как ускорить увольнения в ЗУП: настройки и приёмы

• ⚙️ «Увольнение списком». Один документ на несколько человек с общей датой. Удобно при сокращении или закрытии подразделения.
• ⚙️ Права доступа . Разделите роли: кадровик создаёт документ и печатает Т-8, расчётчик проверяет и проводит расчёт. Ошибка ловится до выплаты.
• ⚙️ Ответственные лица. Заполните руководителя и кадровика в реквизитах организации — подписи в Т-8 и Т-61 подставятся сами.

Приём практика: увольнение «задним числом»

Если человек ушёл, а документ не создали вовремя, не меняйте прошлый закрытый месяц вручную. Проведите «Увольнение» с правильной датой: ЗУП зарегистрирует перерасчёт прошлого периода, и лишняя зарплата будет сторнирована при следующем начислении. Затем проверьте расчётный листок и ЕФС-1 на опоздание.

Частые вопросы