Как сформировать, проверить и отправить расчёт 6-НДФЛ в 1С при прогрессивной шкале

6-НДФЛ в 1С формируется в регламентированных отчётах: в ЗУП 3.1 — Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты. Дальше «Создать», выбрать «6-НДФЛ», указать организацию и период и нажать «Заполнить». Главное новшество последних отчётных периодов — прогрессивная шкала: раздел 2 теперь заполняется отдельно по каждой ставке и КБК, и ошибка в одной строке тянет за собой расхождение с уведомлениями.

Типичная ситуация: бухгалтер открывает расчёт за 9 месяцев, а в нём вместо одного раздела 2 их три — 13 %, 15 % и 13 % по дивидендам. Это не сбой программы, а правильная работа новой формы: каждая ставка и каждая налоговая база показываются отдельно.

Что изменилось в 6-НДФЛ и почему расчёт выглядит иначе

С 2025 года для основной налоговой базы (зарплата, отпускные, больничные, премии, выплаты по ГПХ) действует пятиступенчатая шкала. Именно её 1С отражает в расчётах, которые сдаются в 2026 году: и в годовом за 2025-й, и в квартальных за текущий год.

Ставка применяется к части дохода сверх порога, а не ко всей сумме. Пример: годовой доход 3 000 000 ₽.

• 2 400 000 × 13 % = 312 000 ₽
• 600 000 × 15 % = 90 000 ₽
• итого налог за год — 402 000 ₽

Что это значит для формы:

• 📑 Раздел 2 по каждой ставке. Если хотя бы у одного сотрудника доход перевалил за 2,4 млн ₽, появится второй раздел 2 со ставкой 15 %. Выше 5 млн — третий, и так далее.
• 🏷️ Разные КБК. Налог по каждой ступени шкалы и по каждой отдельной базе платится на свой КБК. В разделе 1 суммы удержанного налога тоже разбиты по КБК.
• 💰 Отдельные налоговые базы. Дивиденды, выигрыши, доходы от долевого участия считаются по своей шкале 13/15 % с порогом 2,4 млн ₽ и не суммируются с зарплатой. Для районных коэффициентов и северных надбавок, а также выплат участникам СВО действует шкала 13/15 % с порогом 5 млн ₽.
• 🗓️ Сроки в разделе 1. Удержанный налог показывается по периодам: с 1 по 22 число и с 23 по последнее число каждого месяца квартала. Для декабря отдельный срок перечисления — налог за 23–31 декабря платится не позднее последнего рабочего дня года.

Подготовка базы 1С к заполнению 6-НДФЛ

Перед первым расчётом по новым правилам проверьте три вещи: релиз, настройки организации и полноту документов.

Обновление программы

Расчёт с прогрессивной шкалой корректно заполняется только в релизах, где разработчик заложил новую форму и алгоритмы. Порядок такой:

1. Посмотрите номер релиза: меню с тремя полосками → О программе.
2. Сравните его с актуальным в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы (или запустите проверку обновлений там же).
3. Сделайте резервную копию и обновите конфигурацию.
4. После обновления откройте регламентированный отчёт и убедитесь, что он предлагает новую форму.

Перед обновлением рабочей базы обязательно сделайте резервную копию. Обновлять лучше вне расчётного периода, когда никто не проводит ведомости.

Настройки организации

В карточке организации (Настройка → Организации в ЗУП, Главное → Организации в Бухгалтерии) проверьте:

• 🏢 код налогового органа, КПП и ОКТМО — по ним 1С делит расчёт;
• 🏬 обособленные подразделения с отдельной постановкой на учёт — для каждого нужен свой расчёт 6-НДФЛ со своими КПП и ОКТМО;
• 👤 ответственных лиц — подписанта и, если отчёт подаёт представитель, данные доверенности.

Полнота документов за период

1С берёт данные из документов выплаты, а не из начислений. Поэтому в отчёт попадёт только то, что выплачено и проведено:

• ✅ ведомости на выплату зарплаты, аванса, отпускных, больничных — проведены, дата выплаты совпадает с фактической;
• ✅ выплаты по договорам ГПХ — оформлены документами выплаты, а не только начислены;
• ✅ дивиденды, материальная помощь, подарки — проведены соответствующими документами;
• ✅ возвраты излишне удержанного налога — оформлены документом возврата.

Заполнение 6-НДФЛ в 1С по шагам

Сценарий одинаков для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0. Если зарплата ведётся в ЗУП, а бухгалтерия в БП с синхронизацией, расчёт формируйте в ЗУП — там полные данные по удержанию.

Шаг 1. Создайте отчёт

1. Откройте список регламентированных отчётов по пути из таблицы.
2. Нажмите «Создать», в поиске введите «6-НДФЛ».
3. Выберите организацию и отчётный период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Если у организации несколько регистраций в налоговых органах, укажите нужную — КПП и ОКТМО подставятся автоматически.

Шаг 2. Заполните и проверьте титульный лист

Нажмите «Заполнить». Титульный лист 1С заполнит из карточки организации. Проверьте код налогового органа, код по месту нахождения (учёта), ОКТМО и подписанта. Номер корректировки — 0 для первичного расчёта.

Шаг 3. Разберите раздел 1

В разделе 1 — налог, удержанный за последние три месяца отчётного периода, с разбивкой по срокам перечисления и по КБК. Сверьте суммы с поданными уведомлениями об исчисленных суммах НДФЛ. Расхождение между ними — частая причина требований от инспекции.

Шаг 4. Разберите разделы 2

Каждый раздел 2 соответствует одной ставке и одному КБК. Внутри — нарастающим итогом с начала года:

• начисленный доход, в том числе по трудовым договорам и по ГПХ;
• вычеты;
• исчисленный, удержанный и не удержанный налог;
• количество физических лиц, получивших доход.

Сотрудник, у которого часть дохода облагалась по 13 %, а часть по 15 %, учитывается в количестве физлиц в обоих разделах. Это нормально.

Шаг 5. Приложение 1 (только в годовом расчёте)

В расчёте за год 1С формирует справки о доходах на каждого получателя дохода. Справка тоже заполняется по каждой ставке отдельно. Проверьте ИНН, паспортные данные и статус налогоплательщика у тех, кто в течение года стал нерезидентом или наоборот.

Шаг 6. Проверка и отправка

1. В форме отчёта нажмите «Проверка» → «Проверить контрольные соотношения». 1С сверит внутренние показатели формы.
2. Там же выполните проверку выгрузки — она находит пустые обязательные поля и ошибки формата.
3. Если подключена 1С-Отчетность — нажмите «Отправить». Если нет — выгрузите файл и отправьте его через своего оператора ЭДО.
4. Дождитесь квитанции о приёме. Статус отправки видно в журнале обмена с контролирующими органами.

Коды доходов и вычетов: как не ошибиться с прогрессивной шкалой

Код дохода в 6-НДФЛ (точнее, в справках приложения 1) определяется видом начисления в 1С. Программа не угадывает его по названию — он задаётся в настройке начисления или вида выплаты.

Где проверить:

• 🔧 ЗУП 3.1: откройте карточку начисления (Настройка → Начисления), найдите блок налогообложения НДФЛ — там указан код дохода.
• 🔧 Бухгалтерия 3.0: код дохода задаётся в настройках видов начислений в разделе зарплатных настроек.

Что чаще всего путают:

• 🔴 Премии. Ежемесячная премия за трудовые результаты и разовая премия к празднику имеют разные коды и разную дату получения дохода. Если указать «ежемесячный» код для годовой премии, 1С отнесёт доход не к тому месяцу.
• 🔴 Районный коэффициент и северная надбавка. При прогрессивной шкале эта часть зарплаты идёт в отдельную базу со своим порогом 5 млн ₽. Если в карточке начисления не отмечено, что это северная выплата, доход попадёт в основную базу, и ставка 15 % может включиться раньше.
• 🔴 Матпомощь и подарки. Необлагаемая часть — 4 000 ₽ в год на человека по каждому из этих видов дохода. Выплата при рождении ребёнка не облагается в пределах 1 млн ₽ на каждого ребёнка. Для правильного учёта льготы нужен именно специальный вид выплаты, а не «прочее начисление».

Стандартные вычеты на детей

С 2025 года суммы вычетов выросли: 1 400 ₽ на первого ребёнка, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и последующих. Вычет предоставляется, пока доход с начала года не превысил 450 000 ₽. Если в базе остались заявления со старыми суммами, после обновления 1С пересчитает их автоматически, но заявления на вычет проверьте: код вычета должен соответствовать очерёдности ребёнка.

Типичные ошибки в расчёте 6-НДФЛ и как их найти

Если ошибку нашли после сдачи

Подайте уточнённый расчёт: создайте новый отчёт за тот же период и укажите номер корректировки 1, 2 и так далее. В уточнённый расчёт включаются все показатели, а не только исправленные. Справки приложения 1 в уточнённом годовом расчёте подают только по тем людям, у кого были ошибки, — с тем же номером справки и новым номером корректировки.

Штрафы для ориентира:

• ⏰ опоздание со сдачей — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки;
• 🔒 опоздание больше чем на 20 дней — инспекция вправе заблокировать расчётный счёт;
• 📄 недостоверные сведения — 500 ₽ за каждый документ с ошибкой.

Отчёты и обработки, которые ускоряют проверку 6-НДФЛ

Ручная сверка расчёта занимает время. Стандартные отчёты 1С делают это быстрее.

Отчёты для сверки в ЗУП 3.1

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — показывает исчисленный и удержанный налог помесячно. Удобно сверять с уведомлениями.
• 📊 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — подробные данные по каждому сотруднику: коды доходов, вычеты, налог по ставкам. Этот же регистр выдают сотруднику или ИФНС по запросу.

Оба отчёта находятся в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам.

Сверка с бухгалтерией

Если зарплата в ЗУП, а учёт в Бухгалтерии 3.0, сравните удержанный налог в 6-НДФЛ с оборотами счёта 68.01 за те же месяцы. Удобно смотреть «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 68.01 с разбивкой по месяцам. Разница почти всегда объясняется несинхронизированной ведомостью или выплатой, которая отражена только в одной из программ.

Что автоматизировать

• 🤖 Уведомления по НДФЛ 1С формирует из тех же данных, что и раздел 1. Подавайте их из программы, а не вручную — тогда расхождений не будет.
• 🤖 Календарь отчётности. В Бухгалтерии 3.0 список задач на начальной странице напоминает о сроках сдачи расчётов и уведомлений.
• 🤖 Пакетная отправка. Если организаций несколько, расчёты удобно сформировать и проверить по очереди в одном списке регламентированных отчётов, отфильтровав его по виду отчёта.

Сроки сдачи 6-НДФЛ и как готовиться к следующим изменениям

Расчёт сдаётся ежеквартально, срок — 25 число месяца, следующего за периодом. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Налоговое законодательство по НДФЛ меняется почти каждый год: суммы вычетов, лимиты необлагаемых выплат, иногда — сама форма расчёта. Чтобы не застать изменения врасплох:

• 🔄 обновляйте 1С до актуального релиза перед каждым отчётным периодом, а не в день сдачи;
• 📰 после выхода изменений в НК РФ проверяйте карточки начислений — особенно льготных выплат и северных надбавок;
• 🧪 формируйте расчёт за месяц до срока в черновом виде: так видно, какие документы не проведены;
• 📁 храните сданные расчёты и квитанции в 1С — они пригодятся для уточнённого расчёта.

Частые вопросы о 6-НДФЛ в 1С