Декрет до трёх лет в 1С:Бухгалтерии 3.0: от заявления до табеля и ЕФС-1

Отпуск по уходу за ребенком в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляют документом «Отпуск по уходу за ребенком»: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск по уходу за ребенком. Документ появится в списке, только если в настройках зарплаты включён учёт больничных и отпусков. Само ежемесячное пособие до 1,5 лет в программе не начисляется: его платит Социальный фонд напрямую, а работодатель передаёт сведения.

Отсюда главная путаница. Бухгалтер ищет, как оформить отпуск по уходу за ребенком и «посчитать пособие», а считать в базе уже нечего. Задача 1С — зафиксировать отсутствие сотрудника, убрать его из начисления зарплаты, проставить код в табеле и правильно отразить период в отчётности. Ниже весь путь по шагам — для отпуска до 1,5 и до 3 лет.

Что подготовить до того, как вводить документ

Оформление начинается с бумаг, а не с программы. Без них дату начала и окончания в документе не выбрать.

📄 Что должно быть на руках:

• заявление сотрудника на отпуск по уходу с указанием срока — до 1,5 или до 3 лет;
• свидетельство о рождении ребёнка (копия);
• справка с работы второго родителя о том, что он не получает пособие, — если отпуск берёт один из родителей, а второй работает;
• приказ о предоставлении отпуска по уходу — составляется по форме, принятой в организации.

В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, вид отпуска, даты начала и окончания и основание — заявление. Если сотрудник будет работать на неполный день, это оформляют отдельным приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору: в нём фиксируют новый режим и оклад.

Отпуск может взять мать, отец, бабушка, дедушка или другой родственник, который фактически ухаживает за ребёнком. Это прямо разрешает статья 256 ТК РФ. Для 1С разницы нет: документ оформляется на того сотрудника, кто подал заявление.

Как определить даты

💡 Если в заявлении сразу указан срок до трёх лет, удобнее завести один документ на весь период. Два документа (до 1,5 и с 1,5 до 3) нужны, когда сотрудник сначала взял отпуск на полтора года, а потом написал новое заявление.

Проверьте карточку сотрудника

Перед вводом документа откройте сотрудника в Зарплата и кадры → Сотрудники и сверьте СНИЛС, ФИО и дату рождения. Эти данные уйдут в сведения для Социального фонда. Ошибка в СНИЛС — частая причина, по которой фонд возвращает сведения и пособие задерживается.

Если сотрудница до этого была в отпуске по беременности и родам, её больничный лист с причиной «05» уже должен быть в базе. Тогда даты двух документов не пересекутся, и программа не выдаст ошибку о пересечении периодов.

Включаем учёт отпусков в настройках зарплаты

В «чистой» базе Бухгалтерии документа «Отпуск по уходу за ребенком» в меню нет. Его включают одной галочкой.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Найдите раздел про больничные, отпуска и исполнительные документы.
3. Установите флажок «Учет больничных, отпусков и исполнительных документов».
4. Закройте настройки и откройте журнал Зарплата и кадры → Все начисления — в меню кнопки «Создать» появятся «Больничный лист», «Отпуск» и «Отпуск по уходу за ребенком».

Как оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С 8.3 Бухгалтерия: заполняем документ

Теперь сам документ. Порядок одинаковый для отпуска до 1,5 и до 3 лет.

1. Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск по уходу за ребенком.
2. Проверьте поле «Организация» — если в базе их несколько, документ должен попасть в ту, где числится сотрудник.
3. Выберите сотрудника из справочника.
4. Укажите дату начала и дату окончания отпуска по таблице выше.
5. Если в форме есть поля о ребёнке и виде пособия — заполните их по свидетельству о рождении.
6. Нажмите «Провести и закрыть».

После проведения программа знает, что сотрудник в этот период отсутствует. Начисление зарплаты за эти дни не попадёт в документ «Начисление зарплаты», а табель покажет нужный код.

Если отпуск начался в середине месяца

Пример. Отпуск по БиР закончился 14 марта, отпуск по уходу начинается 15 марта. Оклад сотрудницы 60 000 ₽, но за март зарплата не положена: до 14-го включительно действовал больничный по беременности. В документе «Начисление зарплаты» за март по ней не будет строки с окладом — это правильно.

Другой случай — отец оформляет отпуск с 10 апреля. До начала отпуска он отработал 7 рабочих дней из 22 по графику. Программа начислит оклад пропорционально: 60 000 / 22 × 7 = 19 090,91 ₽. Проверьте именно эту строку в начислении за месяц, в котором начался отпуск.

Выход из отпуска раньше срока

Сотрудник может прервать отпуск и вернуться на работу в любой момент. Отдельного документа «выход из отпуска» в Бухгалтерии нет. Откройте проведённый документ, поменяйте дату окончания на последний день отпуска и проведите заново. Со следующего дня сотрудник снова попадёт в начисление зарплаты по своему окладу.

Пособие по уходу за ребенком: что считает 1С, а что — Социальный фонд

С 2023 года ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР). Ежемесячное пособие по уходу до 1,5 лет фонд выплачивает сотруднику напрямую. Работодатель не начисляет его через 1С и не уменьшает на него взносы.

Что остаётся на работодателе:

• 📨 принять заявление и передать в СФР сведения о застрахованном лице для назначения пособия — в течение трёх рабочих дней;
• 📨 отвечать на запросы фонда, если сведений не хватило;
• 📨 сообщить в фонд, если сотрудник прервал отпуск.

В Бухгалтерии сведения для назначения пособий передают через сервис 1С-Отчетность. Документы обмена с СФР собраны в разделе Зарплата и кадры — там же видны входящие запросы фонда. Без подключённой 1С-Отчетности сведения отправляют через другой канал отчётности, а в базе остаётся только кадровая часть.

Как проверить размер пособия

Сумму пособия считает СФР. Но сотрудники часто просят «прикинуть» заранее. Формула для пособия до 1,5 лет такая:

Среднедневной заработок = Выплаты за 2 предыдущих календарных года / (730 или 731 − исключаемые дни)
Пособие в месяц = Среднедневной заработок × 30,4 × 40 %

Выплаты за каждый год берутся не выше предельной базы для взносов этого года. Результат не может быть меньше минимального и больше максимального размера, которые фонд пересчитывает ежегодно.

Пример: за два года сотрудница получила 1 095 000 ₽, лимиты не превышены, в периоде 730 дней без исключаемых. Среднедневной — 1 500 ₽. Пособие — 1 500 × 30,4 × 0,4 = 18 240 ₽ в месяц.

А что с периодом от 1,5 до 3 лет

Пособия от фонда в этот период нет. Работодатель платит только то, что сам установил локальным актом или коллективным договором. Прежняя компенсация 50 ₽ в месяц для отпусков, начатых после 2020 года, не назначается.

Работа на неполный день во время отпуска

Статья 256 ТК РФ разрешает работать неполное время или на дому, не прерывая отпуск по уходу. Типичный вариант — полставки или 4 часа в день.

В Бухгалтерии такой режим оформляют двумя шагами.

1. Кадровый перевод. Зарплата и кадры → Кадровый учет → Кадровые переводы → Создать. Дата — первый день работы в новом режиме. Измените оклад пропорционально новой норме: при окладе 60 000 ₽ и половине ставки — 30 000 ₽.
2. Проверка начисления. Документ «Отпуск по уходу за ребенком» продолжает действовать, поэтому программа может не включить сотрудника в «Начисление зарплаты». Если строки нет или в ней ноль, добавьте её вручную с суммой за фактически отработанное время.

Не прерывайте отпуск в документе ради начисления зарплаты: тогда сведения о стаже за этот период уйдут в отчётность неверно, а для фонда сотрудник окажется вышедшим из отпуска.

С зарплаты за неполный день удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы — как с обычной зарплаты.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте

Поскольку пособие до 1,5 лет платит фонд, сам отпуск по уходу проводок не формирует. Документ влияет только на кадровые данные и расчёт зарплаты.

Государственные пособия по уходу за ребёнком освобождены от НДФЛ по пункту 1 статьи 217 НК РФ. Доплата работодателя сверх пособия под это освобождение не подпадает.

Налоговый учёт. Доплаты сверх пособия в расходы по налогу на прибыль включаются, только если они предусмотрены трудовым или коллективным договором. Иначе их учитывают на счёте 91.02 без признания в налоговом учёте.

Среднесписочная численность. Сотрудники в отпуске по уходу в неё не включаются. Если сотрудница при этом работает неполный день, её учитывают пропорционально отработанному времени. Это пригодится для статистики и проверки права на льготы МСП.

Табель и отчётность после оформления отпуска

Табель учёта рабочего времени

Табель по форме Т-13 строится в разделе Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. За дни отпуска по уходу программа ставит код ОЖ (цифровой — 15). Отпуск по беременности и родам — код Р (19).

Проверьте табель за месяц, в котором начался отпуск. Если дни до начала отпуска отмечены как явка, а с первого дня — ОЖ, документ оформлен верно.

ЕФС-1: сведения о стаже

Отпуск по уходу — не кадровое мероприятие для подраздела о трудовой деятельности. Отправлять ЕФС-1 в день начала отпуска не нужно.

Период отпуска попадает в сведения о страховом стаже, которые сдают по итогам года. Коды:

Бухгалтерия берёт эти периоды из проведённого документа «Отпуск по уходу за ребенком». Поэтому даты в нём должны совпадать с приказом — иначе код в отчёте встанет не на те дни.

Расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ

Сотрудник в отпуске по уходу не выпадает из персонифицированных сведений. В расчёте по взносам его по-прежнему показывают в разделе 3 — с персональными данными, но без сумм выплат, если зарплаты в периоде не было. Бухгалтерия заполняет это автоматически по списку принятых сотрудников.

В 6-НДФЛ пособие от СФР не попадает: налоговым агентом по нему работодатель не является. Если сотрудник работает неполный день, его зарплата и удержанный налог отражаются как обычно.

💡 Перед сдачей отчёта за квартал, в котором начался отпуск, откройте раздел 3 по этому сотруднику. Суммы должны быть только за отработанные дни месяца начала отпуска.

Частые вопросы по отпуску по уходу в 1С Бухгалтерии