Добавление новой организации в 1С:Бухгалтерии 8.3

Новую организацию в 1С 8.3 заводят через справочник: раздел Главное → Организации, кнопка Создать. Если пункта Организации в меню нет, а в базе уже есть одна фирма — значит, учёт по нескольким организациям ещё не включён. Это самая частая причина, по которой кажется, что «добавить вторую фирму нельзя».

На самом деле типовая 1С:Бухгалтерия 8.3 (ПРОФ и КОРП) ведёт учёт по нескольким юрлицам и ИП в одной базе. Чтобы добавить организацию , сначала включают соответствующий флажок в настройках функциональности, затем создают карточку и заполняют реквизиты — вручную или автоматически по ИНН.

Ниже — весь порядок: от включения многофирменного режима до проверки, что новая организация готова к работе и видна в документах.

Что подготовить перед добавлением

Чтобы не прерываться на поиск цифр, держите под рукой учредительные и регистрационные документы. По ним заполняются поля карточки:

• 📄 Свидетельство о регистрации или лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП — ИНН, ОГРН (ОГРНИП), дата регистрации.
• 📄 Свидетельство о постановке на учёт — код и наименование ИФНС, КПП.
• 📄 Уведомление Росстата — коды ОКПО, ОКВЭД, ОКОПФ, ОКФС.
• 📄 Реквизиты расчётного счёта — номер счёта и БИК банка.
• 📄 Устав и приказы о назначении — ФИО руководителя и главного бухгалтера, основание полномочий.

Если подключена интернет-поддержка (сервис 1С:Контрагент), большую часть этих данных программа подтянет по одному ИНН. Но реквизиты ИФНС, ответственных лиц и банковский счёт всё равно проверяют и дополняют вручную — в ЕГРЮЛ их нет.

Отдельно решите, с какой даты начинаете вести учёт новой фирмы в программе. От неё зависят даты учётной политики и системы налогообложения — если задать позже первых документов, они не проведутся.

Включаем учёт по нескольким организациям

Откройте Главное → Функциональность (ссылка в группе «Настройки»). На вкладке Организации поставьте флажок «Учёт по нескольким организациям».

После включения в разделе Главное появляется пункт Организации — это и есть справочник, куда добавляются все ваши юрлица и предприниматели. В документах (накладных, счетах, платёжках) добавляется поле выбора организации.

Если вы ведёте всего одну фирму, отдельный справочник не нужен: её реквизиты открываются по ссылке Главное → Реквизиты организации. Но как только фирм становится две и больше — работаете именно через список Организации.

Создаём карточку: юрлицо или ИП

В справочнике Организации нажмите Создать. Первый вопрос помощника — кого вы добавляете:

• 🏢 Юридическое лицо — ООО, АО и другие организации.
• 👤 Индивидуальный предприниматель — ИП.

Выбор определяет набор реквизитов в карточке. У ИП не будет КПП и поля «Наименование в программе» заполняется по ФИО, у юрлица появятся КПП, ОГРН и сведения о регистрации.

Дальше программа предложит два пути заполнения:

1. Автоматически по ИНН — если подключена интернет-поддержка (сервис 1С:Контрагент). Вводите ИНН, нажимаете Заполнить — наименование, адрес, ОГРН, коды и данные налогового органа подтягиваются из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
2. Вручную — заполняете поля сами по свидетельству о регистрации и уставу.

Заполняем основные реквизиты организации

Независимо от способа, в карточке должны быть корректно заполнены блоки:

• Наименование. Сокращённое (для печатных форм) и полное (для отчётности). Отдельно — «Наименование в программе»: внутреннее имя, по которому вы отличаете фирму в списках.
• ИНН / КПП (у юрлица) или ИНН / ОГРНИП (у ИП).
• Адрес. Юридический, фактический, почтовый. Адрес вводится через классификатор, поэтому держите подключённым онлайн-загрузку адресов.
• Банковский счёт. В блоке «Банковские счета» укажите расчётный счёт и БИК банка — реквизиты банка подставятся по справочнику. Этот счёт станет основным для платёжных поручений.
• Регистрация в налоговом органе. Код ИФНС и ОКТМО — по ним формируется отчётность.
• Подписи. ФИО руководителя и главного бухгалтера для печатных форм (счета, акты, накладные).

Коды статистики (ОКПО, ОКВЭД, ОКОПФ, ОКФС) заполняются из уведомления Росстата. ОКВЭД важен для корректного заполнения ряда отчётов, не оставляйте его пустым.

Несколько банковских счетов. Если у фирмы валютный счёт или счёт в другом банке, добавьте их в том же блоке «Банковские счета». Один счёт отмечается основным — он подставляется в платёжные документы по умолчанию, остальные выбираются вручную.

Обособленные подразделения. Если у организации есть подразделение с собственным КПП и своей ИФНС, в карточке задаётся признак обособленных подразделений и для них указываются отдельные регистрационные данные. Это нужно для корректной сдачи отчётности по месту учёта подразделения — для головной фирмы без филиалов эти поля не трогают.

Настраиваем налоги и учётную политику

Система налогообложения

Система налогообложения указывается в карточке по ссылке Налоги и отчёты (или Главное → Налоги и отчёты с выбором нужной организации сверху). От неё зависит, какие налоги считает программа и какие декларации формирует.

Доступные режимы:

После выбора режима 1С сама откроет нужные подразделы настроек: ставки, порядок учёта авансов, параметры НДС. Для УСН дополнительно указывается дата перехода и ставка, действующая в вашем регионе.

Учётная политика по бухучёту

Учётная политика по бухучёту задаётся отдельно от налоговой — по ссылке Учётная политика в карточке организации или через Главное → Учётная политика. Здесь описывается, как фирма ведёт бухгалтерский учёт.

Ключевые параметры:

1. Способ оценки МПЗ — по средней или ФИФО.
2. Способ оценки товаров в рознице — по стоимости приобретения или по продажной стоимости.
3. Учёт затрат — состав прямых и косвенных расходов, использование счёта 40.
4. Общехозяйственные расходы — списание в себестоимость продаж (директ-костинг) или распределение.
5. Резервы — формирование резерва по сомнительным долгам в бухучёте.

Учётная политика привязана к периоду. Если меняете её с нового года — не правьте старую запись, а создайте новую с датой начала действия. Иначе пересчитаются закрытые периоды.

Назначаем ответственных лиц и права пользователей

Ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер, кассир) задаются для печати в документах. Их удобно внести сразу после реквизитов: в карточке организации есть ссылка Ответственные лица, либо регистр открывается из Зарплата и кадры → Ответственные лица организации (при включённом кадровом блоке).

По каждой должности указывают физлицо и дату, с которой оно действует. Программа подставит нужную подпись в документ по его дате. Если руководитель или главбух сменился — не правьте старую запись, а добавьте новую с актуальной датой: документы прошлых периодов сохранят прежние подписи.

Для факсимильной подписи и печати в карточке есть место под загрузку изображений — их добавляют, когда нужно печатать документы со сканом подписи и оттиска. Без них печатные формы выходят с пустым местом под подпись, что тоже допустимо.

Права доступа по организациям нужны, когда в базе несколько фирм, а сотрудники должны видеть только свою. Разграничение включается в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав:

1. Включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
2. В карточке пользователя или группы задайте, к каким организациям открыт доступ.

Без этой настройки любой пользователь видит все организации в списке выбора — для одной бухгалтерии на несколько своих фирм это нормально.

Загружаем данные и классификаторы

Чтобы автозаполнение по ИНН и адресам работало, а отчёты формировались по актуальным кодам, держите загруженными классификаторы:

• Адресный классификатор — загрузка онлайн в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы → Загрузка адресов. Для новых адресов достаточно онлайн-режима без выгрузки всей базы ФИАС.
• Классификатор банков — обновляется автоматически при вводе БИК, если подключена интернет-поддержка.
• ОКВЭД и коды ИФНС — входят в поставку и обновляются с релизами.

Если вы переносите данные из другой базы или из бухгалтерской программы, организацию всё равно сначала заводят вручную (или по ИНН), и только потом в неё загружают остатки и обороты через соответствующую обработку. Реквизиты новой организации должны быть заполнены до загрузки данных — иначе документы загрузятся «без владельца».

Когда фирма начинает учёт не с нуля, а с какого-то остатка на счетах, начальные сальдо вводят через помощник ввода начальных остатков. Он открывается из раздела Главное и формирует документы «Ввод остатков » по каждому разделу учёта. Дату остатков ставят на день, предшествующий началу регулярного учёта, чтобы обороты периода считались правильно.

Проверяем, что организация готова к работе

Когда фирм в базе несколько, одну из них удобно сделать основной — тогда она подставляется в новые документы по умолчанию, и не придётся каждый раз выбирать организацию из списка. Отметить основную можно в самом справочнике Организации: встаньте на нужную строку и используйте команду в командной панели списка, которая делает организацию основной. Остальные фирмы остаются доступны для выбора в поле «Организация» любого документа.

После создания новая организация сразу появляется в полях выбора накладных, счетов, платёжных поручений, кадровых документов и в формах отчётности. Если где-то её не видно — чаще всего дело в правах доступа по организациям (см. раздел об ответственных и правах).

Перед первым документом пробегитесь по короткому списку — это снимает 90% вопросов «почему не проводится» и «почему пустая печать».

Типичные ошибки, из-за которых новая организация ведёт себя не так, как ждут:

• Нет пункта «Организации» в меню — не включён учёт по нескольким организациям (см. первый раздел).
• Пустая печатная форма в части подписей — не заданы ответственные лица или их дата позже даты документа.
• Неверные налоги в документах — система налогообложения указана не с той даты либо выбран не тот режим.
• Документ не проводится с ошибкой по учётной политике — дата начала учётной политики позже даты документа.
• Автозаполнение по ИНН не работает — нет действующей интернет-поддержки.

Частые вопросы