Добавление склада в 1С 8.3: от справочника до остатков
Содержание
Склад в 1С 8.3 заводится в справочнике Склады: в 1С:Бухгалтерии — через раздел Справочники → Склады, в 1С:Управлении торговлей — через НСИ и администрирование → НСИ → Склады. Но сначала нужно включить складской учёт, иначе этот справочник просто не появится в меню.
Чаще всего вопрос «как добавить новый склад» возникает в двух ситуациях: открыли вторую точку (магазин, подразделение, обособленный цех) и хотите видеть остатки отдельно по каждой, либо переходите с учёта «в одной куче» на нормальный учёт по местам хранения. Разберём оба варианта — и для типовой Бухгалтерии, и для Управления торговлей, где доступны адресные склады с ячейками.
Карточку склада создать — минута. Основное время уходит на два момента: правильно включить настройку учёта и корректно ввести начальные остатки, чтобы не задвоить товар. На них и сделаем акцент.
Включаем учёт по складам — без этого справочник не откроется
В свежей базе складской учёт может быть выключен: программа считает, что товары лежат «везде и нигде». Пока настройка не включена, пункт Склады в меню либо отсутствует, либо справочник не даёт выбрать склад в документах.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 настройка живёт в разделе Главное → Функциональность, закладка Запасы. Включите флажок складского учёта, а если точек несколько — дополнительный флажок учёта по нескольким складам.
В 1С:Управлении торговлей 11 откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и включите использование нескольких складов. Здесь же включаются ордерная схема и адресное хранение, если они нужны.
В Бухгалтерии складской учёт можно вести по-разному: только по количеству либо по количеству и сумме. Второй вариант нужен, если вы хотите видеть не только штуки, но и рубли по каждому складу. Проверьте настройку в параметрах учёта запасов, прежде чем вводить остатки.
Создаём новый склад в справочнике
Когда учёт включён, добавить место хранения можно за несколько кликов.
- Откройте справочник складов: в Бухгалтерии —
Справочники → Склады, в Управлении торговлей —НСИ и администрирование → НСИ → Склады. - Нажмите
Создатьв командной панели списка. - Заполните наименование — так, чтобы его было легко узнать в документах: «Основной склад», «Магазин на Ленина», «Склад готовой продукции».
- Укажите параметры карточки (тип склада, ответственного — см. следующий раздел).
- Нажмите
Записать и закрыть.
Если складов много, их удобно сгруппировать: создайте группу (папку) и складывайте в неё однотипные места хранения — например, все розничные точки в одну группу, оптовые в другую. Группа создаётся той же кнопкой Создать группу в панели списка.
Один из складов стоит пометить как основной — он будет подставляться в документы по умолчанию. В Бухгалтерии основной склад задаётся в настройках пользователя или в самих документах; в Управлении торговлей — в настройках склада и в правилах продаж. Это мелочь, но она экономит клики: кладовщику не придётся каждый раз выбирать склад вручную.
Прежде чем переименовывать или объединять уже работающие склады, сделайте резервную копию базы. Склад участвует в проводках и движениях регистров; неаккуратное изменение способно «потерять» остатки в отчётах. Переименование наименования безопасно, а вот удалять склад, по которому были движения, нельзя — программа и не даст, пока есть ссылки.
Какие параметры задать в карточке склада
Минимально достаточно наименования, но правильно заполненные параметры избавят от ошибок в документах.
Тип склада
В Бухгалтерии в карточке выбирается тип:
- 🏭 Оптовый — обычный склад, учёт ведётся по закупочной стоимости.
- 🛒 Розничный (автоматизированная торговая точка) — товары хранятся и продаются в рознице, учёт можно вести по продажным ценам; для него указывается вид цен.
- 🏪 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — киоск или точка без кассовой программы, где продажи фиксируются сводно отчётом о розничных продажах.
От выбранного типа зависит, какие счета учёта и документы будут подставляться. Для оптового склада обычно это счёт 41.01, для розничного — 41.11 или 41.12 в зависимости от того, по каким ценам ведётся розница.
Ответственное лицо и подразделение
Укажите материально ответственное лицо (кладовщика) и, если учёт по подразделениям включён, привязку к подразделению. Это пригодится в инвентаризации и при разграничении прав.
Если складов несколько и за каждый отвечает свой сотрудник, имеет смысл настроить права так, чтобы кладовщик видел и проводил документы только по своему складу. Делается это не в карточке склада, а в настройках прав доступа (профили групп доступа), но решение об этом удобно принять сразу при заведении склада, пока помните структуру.
Параметры в Управлении торговлей
В УТ 11 набор полей шире: указывается группа складов, настройки ордерной схемы (оформлять приёмку и отгрузку отдельными ордерами или сразу накладной), а также то, как склад участвует в обеспечении потребностей. Учётные свойства самой номенклатуры в УТ задаются через виды номенклатуры в справочнике номенклатуры — склад лишь определяет место хранения, а не правила учёта товара.
Адресный склад и складские ячейки
Адресное хранение — это учёт не просто «на складе», а в конкретной ячейке: стеллаж, полка, ряд. Когда ячеек сотни, кладовщик по заданию видит, откуда брать товар, а приёмка сама подсказывает, куда класть.
Адресные склады с ячейками есть в 1С:Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации. В типовой 1С:Бухгалтерии ячеистого склада нет — там учёт ведётся только до уровня склада целиком. Если вам нужны ячейки, а вы работаете в Бухгалтерии, задача решается не настройкой склада, а переходом на конфигурацию с WMS-функциями.
Порядок настройки адресного склада в УТ 11:
- В
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставкавключите использование ордерных складов и адресного хранения. - В карточке склада переключите схему на ордерную и включите хранение по ячейкам.
- Опишите структуру склада: помещения, рабочие участки и сами ячейки. Ячейки можно сгенерировать массово, задав диапазоны рядов, стеллажей и полок, а не вбивать по одной.
- Настройте стратегии размещения и отбора — по какому правилу система предлагает ячейку (ближайшая, по сроку годности и т. д.).
Начинать стоит с простого: сначала запустите обычный склад без ячеек, убедитесь, что движения и остатки сходятся, и только потом включайте адресное хранение. Переводить на ячейки действующий склад с остатками проще через документ размещения товаров по ячейкам, чем вручную.
Адресное хранение бывает двух уровней. Справочное — система только показывает, в какой ячейке лежит товар, но не контролирует это строго. Полное — программа управляет ячейками: не даст отгрузить из пустой ячейки, подскажет, куда разместить приёмку. Для небольшого склада достаточно справочного уровня: он даёт порядок без лишней бюрократии с ордерами на каждое движение. Полное адресное хранение оправдано, когда номенклатуры тысячи и работает несколько кладовщиков в смену.
Вводим начальные остатки по новому складу
Создать пустой склад мало — на нём должны появиться товары. Если вы только начинаете вести учёт или переносите данные, остатки заводят специальным документом, а не обычным поступлением.
В 1С:Бухгалтерии откройте Главное → Помощник ввода остатков. В помощнике:
- Укажите организацию и дату остатков — это должна быть дата перед началом ведения учёта в программе (например, 31 декабря, если учёт с 1 января).
- Выберите счёт учёта запасов:
41для товаров,10для материалов,43для готовой продукции. - В открывшемся документе
Ввод остатковпостройте строки: номенклатура, количество, сумма и — обязательно — нужный склад. - Проведите документ.
Не вводите начальные остатки обычным «Поступлением товаров»: это создаст задолженность перед поставщиком и исказит взаиморасчёты. Для стартовых остатков существует отдельный документ ввода остатков — он формирует только складские движения.
В Управлении торговлей для старта используется рабочее место ввода начальных остатков в разделе НСИ: там остатки товаров заносятся по складам отдельным документом. Логика та же — выбираете склад, номенклатуру, количество и, при суммовом учёте, стоимость.
После ввода сверьте результат отчётом по остаткам товаров (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с группировкой по складам). Суммы и количества должны совпасть с вашими данными инвентаризации.
Отдельно проверьте дату. Если остатки введены датой позже первых документов периода, в отчётах появятся отрицательные остатки: программа «продала» товар раньше, чем он формально поступил. Поэтому дату ввода остатков всегда ставят на начало учёта, а не на текущий день. Если ошиблись — исправьте дату документа ввода остатков и перепроведите цепочку.
При переносе данных из старой базы или из таблицы Excel количество строк может быть большим. В этом случае удобнее загрузить остатки из внешней таблицы через типовую обработку загрузки, а не вбивать руками, — главное, чтобы в каждой строке был указан правильный склад.
Пути в разных конфигурациях
Расположение пунктов меню заметно различается между Бухгалтерией и Управлением торговлей. Сводка по основным действиям:
| Действие | 1С:Бухгалтерия 3.0 | 1С:Управление торговлей 11 |
|---|---|---|
| Включить учёт по складам | Главное → Функциональность → Запасы | НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка |
| Справочник складов | Справочники → Склады | НСИ и администрирование → НСИ → Склады |
| Тип склада в карточке | оптовый / розничный / НТТ | ордерная схема, группа складов |
| Адресное хранение | — | Склад и доставка, настройки склада |
| Начальные остатки | Главное → Помощник ввода остатков | ввод начальных остатков в разделе НСИ |
Интерфейс описан для варианта «Такси» на платформе 8.3. Точные названия закладок между релизами могут немного отличаться, но верхний уровень разделов (Справочники, Главное, НСИ и администрирование) стабилен.
Типичные ошибки при добавлении склада
Несколько случаев, из-за которых новый склад «не работает » так, как ожидали:
- 📦 Склад не выбирается в документах. Почти всегда причина — выключен учёт по нескольким складам. Вернитесь в настройку функциональности (БП) или НСИ (УТ) и включите её.
- 💰 Остатки есть в штуках, но нет в рублях. Складской учёт настроен только по количеству. Для суммового учёта по складам измените настройку учёта запасов и переобработайте документы.
- 🔁 Товар задвоился после ввода остатков. Остатки завели и документом ввода остатков, и поступлением. Удалите лишний документ (пометьте на удаление и выполните удаление помеченных через
Администрирование → Удаление помеченных объектов), затем перепроведите. - 🧹 Не удаляется старый склад. По нему были движения. Такой склад нельзя удалить — его можно только пометить на удаление, и программа откажет, если есть ссылки. Оставьте его неиспользуемым или перенесите остатки документом перемещения, а затем попробуйте удалить.
- 🏷️ Розничный склад ведёт себя как оптовый. Не задан тип склада или вид цен для розницы. Проверьте поле типа склада в карточке.
- 📑 В отчётах остатки не делятся по складам. Отчёт построен без группировки по складу. Откройте настройку отчёта и добавьте склад в группировки — данные есть, их просто не показывают в нужном разрезе.