Новый директор в базе 1С: карточка организации, подписи, кадры и отчётность

Чтобы изменить руководителя в 1С 8.3, откройте карточку организации, перейдите к подписям (ответственным лицам) и добавьте в историю новую запись: физическое лицо нового директора, его должность и дату, с которой он подписывает документы. Поле не нужно просто перезаписывать. Так документы до этой даты останутся с подписью прежнего руководителя, а новые получат подпись нового.

Одной карточкой дело не ограничивается. Ещё нужно заменить картинку подписи в печатных формах, оформить приём и увольнение, если в базе ведутся кадры, и поменять подписанта в отчётности и ЭДО. Ниже весь порядок для БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11.

Подготовка к смене директора: права, даты, документы

До того как что-то менять в базе, соберите три вещи.

📌 Дата начала полномочий. Её берут из решения участников или протокола собрания и из приказа о вступлении в должность. Не путайте её с датой записи в ЕГРЮЛ. В 1С ставится именно дата, с которой новый директор вправе подписывать документы .

📌 Данные нового руководителя. ФИО полностью, ИНН, СНИЛС, паспорт, точное название должности: «Генеральный директор», «Директор», «Управляющий». Должность в карточке организации попадёт в печатные формы как есть, со всеми опечатками.

📌 Права пользователя. Менять реквизиты организации обычно может администратор или пользователь с профилем главного бухгалтера. Если поля в карточке серые и не редактируются, просите администратора базы добавить нужный профиль.

Отдельно проверьте дату запрета изменения данных. Её настраивает администратор в разделе Администрирование. Если новый директор вступил в должность задним числом, а период уже закрыт, документы за этот период не пересохранить, пока дату запрета не сдвинут.

Как изменить руководителя в карточке организации

Пути в типовых конфигурациях разные, сама логика одна: у организации есть периодическая история ответственных лиц.

Бухгалтерия 3.0, пошагово

1. Откройте карточку организации и разверните раздел «Подписи».
2. Рядом с полем «Руководитель» нажмите ссылку «История».
3. В открывшемся списке создайте новую запись.
4. В поле начала действия укажите дату вступления в должность, например 15.10.2026.
5. Выберите физическое лицо нового директора. Если его ещё нет, создайте прямо из поля выбора.
6. Заполните должность так, как она записана в приказе.
7. Нажмите «Записать и закрыть», затем «Записать» в самой карточке организации.

В истории после этого будут две строки: прежний руководитель со своей датой и новый с 15.10.2026. Счёт на оплату от 14.10 распечатается с подписью прежнего директора, от 15.10 — с подписью нового.

ЗУП 3.1

Здесь руководитель нужен в двух местах. В карточке организации, среди ответственных лиц, он задаёт подписанта по умолчанию для кадровых приказов и отчётов. В самих кадровых документах внизу формы есть поля подписантов: они заполняются по ответственным лицам на дату документа при его создании.

Порядок такой же, как в БП: новая запись с датой начала, физическое лицо, должность. Если ЗУП синхронизирована с бухгалтерией, ответственные лица в БП всё равно проверьте вручную: обмен переносит не все настройки организации, а состав зависит от правил обмена.

УТ 11, КА 2 и ERP

Ответственные лица ведутся отдельным справочником. Из карточки организации откройте его, у прежнего руководителя заполните дату окончания полномочий, затем создайте нового: вид ответственного лица — руководитель, физическое лицо, должность, дата начала. Даты не должны пересекаться, иначе программа выберет подписанта непредсказуемо.

Подпись и печать на печатных формах

Если в базе включена печать с факсимиле, картинка подписи привязана к организации, а не к физическому лицу. После смены директора на счетах будет стоять подпись прежнего руководителя рядом с ФИО нового.

В БП 3.0 файл подписи заменяют в карточке организации, раздел «Логотип и печать»:

1. Отсканируйте подпись нового директора на белом листе, лучше в PNG с прозрачным фоном.
2. В поле подписи руководителя загрузите новый файл вместо старого.
3. Откройте предварительный просмотр счёта и проверьте, что подпись не наезжает на текст.

Если печать организации тоже меняется (например, поменялось название или форма), замените и её в том же разделе.

Кадровое оформление нового директора в 1С

Если в базе ведутся кадры и зарплата, одной карточки организации мало. Директор — сотрудник, ему начисляют зарплату и сдают по нему отчётность.

Новый руководитель. Создайте сотрудника на основании физического лица и оформите «Приём на работу»: должность, подразделение, дата, оклад, вид занятости. В ЗУП 3.1 это Кадры → Приемы, переводы, увольнения, в БП 3.0 — Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы, переводы, увольнения. По ТК РФ с руководителем заключается срочный или бессрочный договор, срочный — на срок, установленный уставом или соглашением сторон. Срок договора отражается в документе приёма.

Прежний руководитель. Оформите «Увольнение» последним днём полномочий. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск. Если прежний директор остаётся в компании на другой должности, оформите не увольнение, а кадровый перевод.

Сведения для СФР. Приём и увольнение попадают в ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности). Мероприятия формируются из кадровых документов, поэтому даты в документах должны совпадать с приказами.

Замена руководителя в документах: массовая правка и консоль запросов

Типовой обработки с названием «Замена руководителя» в БП, ЗУП и УТ нет. Если вам такую предлагают, это доработка конкретной базы или сторонняя обработка. Запускайте её только на копии.

Чаще всего массовая правка не нужна. Печатные формы берут подписанта из истории ответственных лиц на дату документа. Если история заполнена верно, достаточно заново открыть печать.

Правка нужна там, где руководитель записан в самом документе: в кадровых приказах ЗУП, в документах, созданных до появления записи в истории (черновики, документы будущей датой). Для этого есть два инструмента.

Групповое изменение реквизитов

В БП 3.0 обработка открывается по пути Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

1. Выберите тип документов, которые нужно поправить.
2. Поставьте отбор: организация, период с даты вступления нового директора, руководитель равен прежнему.
3. Укажите реквизит и новое значение — физическое лицо нового директора.
4. Нажмите «Изменить реквизиты» и проверьте 2–3 документа вручную.

Консоль запросов: найти, а не изменить

Через консоль запросов данные не меняют: запрос в 1С только читает. Зато так удобно найти документы, где после даты смены остался прежний руководитель. Пример для кадровых приказов о приёме в ЗУП 3.1:

ВЫБРАТЬ
    Док.Ссылка,
    Док.Дата,
    Док.Руководитель
ИЗ
    Документ.ПриемНаРаботу КАК Док
ГДЕ
    Док.Дата >= &ДатаСмены
    И Док.Руководитель = &ПрежнийРуководитель

Имена документа и реквизитов проверьте в своей конфигурации: в Конфигураторе откройте документ в дереве метаданных и посмотрите список реквизитов. Список найденных документов дальше правится групповым изменением или вручную.

Отчётность, ЭДО и банк: подписант после смены директора

После записи в ЕГРЮЛ старый сертификат подписи руководителя для отчётности использовать нельзя. Новый директор получает КЭП в удостоверяющем центре ФНС или у доверенного лица.

Что поменять в 1С:

• 🔑 Сертификат. Установите новый сертификат на компьютер и добавьте его в программу в настройках электронной подписи и шифрования раздела Администрирование.
• 📨 Учётная запись документооборота. Если отчётность сдаётся из 1С, отправьте заявление на изменение параметров подключения с новым сертификатом. Пока заявление не одобрено, отчёты новой подписью не уйдут.
• 📝 Подписант в отчётах. На титульном листе регламентированных отчётов подписант заполняется из ответственных лиц. Уже созданные черновики отчётов заполните заново, иначе останется прежний директор.
• 🔄 ЭДО с контрагентами. В настройках ЭДО замените сертификат, которым подписываются исходящие документы.
• 🏦 Банк. В обмене с банком (DirectBank или выгрузка платёжек) новый сертификат регистрируется в банке. Без этого платёжки не пройдут.

По закону о госрегистрации сведения о новом руководителе нужно подать в ФНС в течение семи рабочих дней. Заявление по форме Р13014 подписывает заявитель своей КЭП, и только после внесения записи новый директор сможет получить сертификат как руководитель.

Ошибки при замене руководителя и их последствия

Проверка после смены руководителя

Пройдите по списку сразу после изменений, пока всё свежо:

Частые вопросы