Договор ГПХ в 1С 8.3: от настройки до отчётности

Вознаграждение по договору ГПХ в 1С ЗУП 3.1 начисляют документом «Договор (работы, услуги)» и актом приёмки работ, а в 1С:Бухгалтерии 3.0 — через документ начисления зарплаты с отдельным видом расчёта. Расчёты ведут по счёту 76.10, НДФЛ удерживают при каждой выплате, а страховые взносы считают по единому тарифу.

Договор гражданско-правового характера — это не трудовой договор. Физлицо выполняет конкретную работу или оказывает услугу, а организация платит за результат. Отсюда и особенности учёта: нет оклада, табеля и отпуска, зато есть акт, свой порядок признания дохода и отдельная строчка в отчётности.

Ниже — весь путь одного договора: от галочки в настройках до строки в ЕФС-1. Пути приведены для конфигураций с модулем расчёта зарплаты — ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0 с включённым учётом зарплаты. В Рознице и базовой УТ 11 без модуля зарплаты начислений по ГПХ нет.

Включаем учёт договоров ГПХ и заводим исполнителя

Сначала включите возможность регистрировать такие выплаты. В ЗУП 3.1 откройте Настройка → Расчёт зарплаты → Настроить состав начислений и удержаний и на вкладке прочих начислений поставьте флаг о выплатах по договорам гражданско-правового характера. После этого в разделе Зарплата появятся документы «Договор (работы, услуги)» и «Акт приёмки выполненных работ».

В Бухгалтерии 3.0 зайдите в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты и включите учёт по договорам ГПХ. Документ договора появится в разделе Зарплата и кадры.

Дальше заведите исполнителя. Нужны две карточки:

• 📇 Физическое лицо — ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес. Эти данные уйдут в отчётность, поэтому заполняйте сразу и без пропусков.
• 👤 Сотрудник — карточка, через которую программа свяжет договор с физлицом. Принимать на работу по трудовому договору не нужно: достаточно создать карточку сотрудника и указать, что это договор ГПХ.

Проверьте статус исполнителя. Если человек зарегистрирован как самозанятый или ИП, договор ГПХ в зарплатном блоке не проводят — такие расчёты идут через 76.05 или 60 как обычные услуги контрагента, НДФЛ и взносы с них организация не платит.

Регистрируем договор и акт выполненных работ

Создайте документ «Договор (работы, услуги)». Заполните ключевые реквизиты:

1. Сотрудник — исполнитель по договору.
2. Срок — дата начала и дата окончания работ. По ним программа определит период признания дохода и взносов.
3. Сумма — общая стоимость по договору.
4. Порядок выплаты — выберите один из вариантов:
   • единовременно в конце срока;
   • помесячно равными долями;
   • по актам выполненных работ.
5. Способ отражения — счёт затрат, на который уйдёт вознаграждение (26, 20, 44 или 91.02). Если не заполнить, подставится настройка по умолчанию.

Вариант «по актам» — самый гибкий и самый частый для длительных работ. В этом случае каждый этап закрываете документом «Акт приёмки выполненных работ»: в нём указываете сумму этапа, и именно акт формирует начисление и взносы за свой период.

Если по договору одна выплата в конце, отдельный акт в программе можно не вводить — начисление сформируется документом «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или начислением зарплаты (в Бухгалтерии) в месяце окончания договора.

Считаем НДФЛ с вознаграждения по ГПХ

Вознаграждение по ГПХ облагается НДФЛ по ставке 13% — как и обычная зарплата. При крупных суммах за год применяется повышенная ставка по прогрессивной шкале. Для исполнителя-нерезидента ставка — 30% (кроме отдельных льготных категорий).

Главное отличие от зарплаты — дата получения дохода. Вознаграждение по ГПХ не считается оплатой труда, поэтому правило «последний день месяца» к нему не применяется. Дата дохода по ГПХ — это дата фактической выплаты. Отсюда следствие:

• НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс по договору;
• если платите частями, налог считают с каждой части отдельно;
• в 6-НДФЛ доход попадёт в тот период, когда деньги реально выплачены.

1С рассчитывает НДФЛ автоматически при проведении акта или начисления. Вам нужно лишь проверить налоговый статус физлица (резидент/нерезидент) в его карточке — от него зависит ставка.

Стандартные вычеты (на детей) исполнителю по ГПХ тоже положены — за те месяцы, в которых действует договор. Они настраиваются в карточке сотрудника, как и для штатных работников.

Начисляем страховые взносы по договору ГПХ

С выплат по ГПХ организация платит страховые взносы по единому тарифу: 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% с суммы сверх неё. Малые и средние предприятия (из реестра МСП) применяют пониженный тариф — 15% с части выплаты за месяц, превышающей МРОТ.

Важный момент, который до сих пор путают. Раньше вознаграждение по ГПХ не облагалось взносами на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ). Сейчас это не так: с 2023 года выплаты по договорам ГПХ входят в базу по взносам на ВНиМ наравне с зарплатой. Поэтому исполнители получили право на больничные и декретные — при выполнении условия по стажу и уплаченным взносам за прошлый год.

А вот взносы «на травматизм» (от несчастных случаев) по ГПХ начисляют только если это прямо прописано в договоре. Нет такого пункта в договоре — взносов на травматизм нет. 1С берёт этот признак из реквизитов договора, поэтому заполняйте его осознанно.

Чего в базу по взносам не включают:

• 🚫 выплаты самозанятым и ИП — они платят за себя сами;
• 🚫 компенсацию документально подтверждённых расходов исполнителя (материалы, проезд), если она выделена в договоре отдельно от вознаграждения.

Взносы 1С начисляет тем же документом, что и вознаграждение, — отдельной строкой за период акта или месяца окончания договора.

Выплата вознаграждения и проводки в учёте

Выплату оформляют ведомостью — в банк, на карту или через кассу, так же как зарплату. В ведомости выбираете вид выплаты по договору ГПХ и конкретного исполнителя. При проведении ведомости программа фиксирует удержание НДФЛ, а его перечисление в бюджет попадает в единый налоговый платёж.

Расчёты с исполнителем по ГПХ в 1С ведутся не на 70, а на счёте 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами». Это нормально и соответствует методике: 70 — для трудовых отношений, 76.10 — для гражданско-правовых. Типовой набор проводок выглядит так.

Проверить расчёты с исполнителем удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 76.10 в разрезе физлица: после выплаты сальдо должно закрыться в ноль.

Отражаем ГПХ в регламентированной отчётности

Договор ГПХ тянет за собой несколько отчётов. Пропустить любой — штраф, поэтому держите полный список перед глазами.

Самое узкое место — подраздел 1.1 ЕФС-1. Его сдают дважды на каждый договор: один раз при заключении и один раз при прекращении, причём на следующий рабочий день. Это и есть главная причина штрафов по ГПХ: про квартальные отчёты помнят все, а про «однодневный» срок по ЕФС-1 — нет.

Все отчёты формируются в 1С через «1С-Отчётность»: раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность. ЕФС-1 программа предлагает создать сразу после проведения договора — не откладывайте.

Уточнение по названиям фондов: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому взносы и сведения о стаже идут в один фонд, а отчёт называется ЕФС-1.

Типичные ошибки при учёте ГПХ

Ошибки по ГПХ почти всегда одни и те же — и почти все стоят денег:

• ⏰ Пропустили ЕФС-1 при заключении или расторжении. Срок — следующий рабочий день, а не «до 25-го». За опоздание — штраф по каждому договору.
• 💸 Не удержали НДФЛ с аванса. По ГПХ налог берут при каждой выплате. Платёж частями без удержания с первой части — это недоимка.
• 🧾 Забыли про взносы на ВНиМ. С 2023 года они обязательны. Если в учётной политике или настройке остались старые правила, взносы занизятся.
• 🔨 Начислили травматизм без основания — или, наоборот, не начислили, хотя в договоре пункт есть. Признак берётся строго из договора.
• 🏷️ Провели вознаграждение самозанятому через зарплатный блок. С самозанятыми работают как с подрядчиком-контрагентом, без НДФЛ и взносов, по счёту 76.05 или 60.
• 📅 Поставили неверную дату акта. Доход и взносы признаются по дате акта — ошибка в месяце ломает и расчёт, и отчётность.

Частые вопросы