Как оформить командировку в 1С 8.3 и начислить по ней всё: средний, суточные, расходы

Командировочные в 1С 8.3 начисляют в двух местах. Оплату дней командировки по среднему заработку считает документ Командировка в 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата → Командировки). Суточные, билеты и гостиницу проводят в 1С:Бухгалтерии 3.0 через авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты). Суточные сверх 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей дополнительно начисляют как облагаемый доход.

Порядок одинаково подходит и для связки ЗУП + Бухгалтерия, и для случая, когда зарплата ведётся прямо в БП 3.0. Пример с числами пересчитан, проводки даны для типовой организации на ОСНО.

Что настроить в 1С до первой командировки

Без подготовки документ либо не найдётся в меню, либо посчитает средний не так, как ждёте.

В 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Найдите флажок, который включает учёт командировок, и установите его. После этого в разделе Зарплата появится журнал Командировки, а в плане видов расчёта — начисление для оплаты командировки по среднему.
2. Проверьте, что у сотрудника есть данные для среднего за 12 месяцев. Заработок с прошлого места работы вводить не нужно: средний считают только по выплатам у вашего работодателя. Если база новая, а расчётный период был в старой программе, заполните Данные для расчета среднего заработка (документ находится через Зарплата → См. также или поиск по разделу).
3. Посмотрите график работы сотрудника. Средний оплачивается за рабочие дни по графику, попавшие в период командировки, поэтому неверный график даст неверную сумму.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

• 📌 Заведите сотрудника в справочнике Физические лица — он будет подотчётным лицом.
• 📌 Проверьте статьи затрат: для командировок нужна статья с видом расхода «Командировочные расходы» (Справочники → Статьи затрат). Она отвечает за то, чтобы расходы попали в нужную строку налогового учёта.
• 📌 Утвердите внутренним положением размер суточных. 1С его не проверяет: сумма в авансовом отчёте берётся из ваших данных.

Оформляем документ «Командировка» в ЗУП 3.1 по шагам

Документ закрывает три задачи: отмечает отсутствие в табеле, считает средний заработок и передаёт начисление в расчёт зарплаты.

1. Перейдите в Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Месяц начисления программа подставит по дате начала командировки — проверьте его, если поездка переходит через границу месяца.
3. Укажите период: дату начала и дату окончания. День отъезда и день приезда входят в командировку, даже если поезд уходит в 23:50.
4. Если командировку оплачивают по среднему (обычный случай), оставьте признак оплаты включённым. Программа покажет расчёт среднего дневного заработка и сумму начисления.
5. Откройте расшифровку среднего (ссылка или кнопка рядом с суммой среднего) и сверьте расчётный период и учтённые начисления. Премии за длинные периоды и разовые выплаты учитываются по своим правилам — если они не попали, проблема обычно в настройке самого вида начисления.
6. Выберите порядок выплаты: вместе с зарплатой или в межрасчётный период (до отъезда).
7. Нажмите Провести. Начисление и НДФЛ попадут в регистры, табель получит код «К».

Если командировка выпала на выходной

Работа в выходной в командировке не входит в средний. Её оформляют отдельным документом Работа в выходные и праздничные дни (раздел Зарплата). Оплата — по статье 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере или одинарном с днём отдыха.

Если сотрудник просто ехал в субботу в поезде, это тоже день в пути. Оплата таких дней — по правилам вашего положения о командировках и того же документа.

Пример расчёта среднего

Сотрудник уехал на 5 рабочих дней по своему графику. Средний дневной заработок — 3 200 ₽.

Если оклад выше среднего, разницу за дни командировки обычно доплачивают отдельным начислением — это решение работодателя, закрепите его в локальном акте.

Суточные в 1С 8.3: норма, превышение и налоги

Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные и дни в пути. В однодневную поездку по России суточные не положены.

Сами суточные выдают через подотчёт и отражают в авансовом отчёте Бухгалтерии. Налоги появляются только с суммы сверх нормы.

Как начислить сверхнормативные суточные

Пример: командировка 5 дней, суточные по положению — 1 000 ₽ в день.

• 🧾 Выплачено суточных: 5 × 1 000 = 5 000 ₽.
• ✅ Не облагается: 5 × 700 = 3 500 ₽.
• ⚠️ Сверх нормы: 5 000 − 3 500 = 1 500 ₽.
• 💸 НДФЛ 13%: 1 500 × 13% = 195 ₽.
• 🏛️ Взносы по общему тарифу 30%: 1 500 × 30% = 450 ₽.

Порядок в программе:

1. В ЗУП 3.1 (или в БП, если зарплата ведётся там) создайте отдельный вид начисления, например «Суточные сверх нормы». Код дохода НДФЛ — 4800, для страховых взносов — доход, облагаемый целиком.
2. Это начисление только формирует налоговую базу: деньги сотрудник уже получил из подотчёта. Поэтому в ведомость на выплату оно не должно попасть повторно.
3. Внесите 1 500 ₽ разовым начислением в том месяце, когда утверждён авансовый отчёт. В ЗУП подойдёт документ Разовое начисление (Зарплата → Разовые начисления), в БП — строка в документе Начисление зарплаты.
4. НДФЛ 195 ₽ удержится из ближайшей выплаты. Взносы начислятся при закрытии месяца.

Посчитать необлагаемую часть и налоги для своих чисел можно калькулятором:

Проезд, гостиница и прочие расходы командировки

Билеты, проживание, такси до аэропорта и другие подтверждённые траты отражают в Бухгалтерии документом Авансовый отчет.

Выдача аванса

• 💵 Из кассы — Выдача наличных с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
• 🏦 С расчётного счёта на карту — Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».

Заполнение авансового отчёта

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты, нажмите Создать.
2. Выберите подотчётное лицо. На вкладке Авансы укажите документ выдачи денег — так программа закроет аванс.
3. На вкладке Прочее внесите каждый подтверждающий документ отдельной строкой: билет, счёт гостиницы, суточные. Для каждой строки — сумма, счёт затрат (20, 26, 44 — по тому, где у вас учитываются расходы) и статья затрат вида «Командировочные расходы».
4. Если у гостиницы или перевозчика выделен НДС и есть счёт-фактура (или билет с выделенной суммой налога), заполните колонку НДС и признак счёта-фактуры. Тогда НДС уйдёт на 19 счёт и в книгу покупок.
5. Проведите документ. Остаток долга сотрудника или перед сотрудником будет виден по счёту 71.

Что делать с остатком

• 🔁 Сотрудник потратил меньше — возвращает остаток в кассу (Поступление наличных, вид операции «Возврат от подотчетного лица»).
• ➕ Потратил больше — организация доплачивает перерасход той же операцией выдачи подотчётному лицу.

Как командировочные попадают в зарплату и выплату

В ЗУП документ Командировка сам становится частью расчёта:

• если выбрана выплата в межрасчётный период, создайте Ведомость с видом выплаты по документу командировки (из самой командировки — кнопкой выплаты, если она доступна, или из журнала ведомостей);
• если выплата с зарплатой — сумма войдёт в Начисление зарплаты и взносов и общую ведомость за месяц.

Средний за командировку участвует в налоговой базе по НДФЛ и взносам как обычная зарплата. Его дата получения дохода для НДФЛ — день выплаты.

Передача в Бухгалтерию

Начисления из ЗУП попадают в БП документом Отражение зарплаты в бухучете. Чтобы оплата командировки ушла на правильный счёт затрат, проверьте способ отражения у вида начисления или в карточке сотрудника. Иначе сумма ляжет на счёт «по умолчанию» организации.

Суточные и расходы по авансовому отчёту в ЗУП не передаются — они живут только в Бухгалтерии. В ЗУП попадает лишь сверхнорма суточных, и то если её туда внесли вручную.

Проводки и налоговый учёт командировочных

Налог на прибыль

• 📊 Суточные принимают в расходы в размере, установленном вашим положением, без нормирования. Ограничения 700 / 2 500 ₽ касаются только НДФЛ и взносов.
• 📊 Проезд и проживание — прочие расходы, если есть подтверждающие документы.
• 📊 Средний заработок за командировку — расходы на оплату труда.

В БП налоговый учёт по этим операциям формируется автоматически, если правильно указана статья затрат. Проверить результат можно Оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71 и по счёту затрат.

Где чаще всего ошибаются при начислении командировочных

• ❌ Командировку провели в табеле вручную, без документа. Код «К» есть, а среднего нет — сотрудник получает оклад вместо среднего. Табель в ЗУП должен формироваться из документа.
• ❌ Средний посчитан по пустому периоду. Новая база, история не перенесена — средний считается от оклада или по минимальной гарантии. Сначала вносите данные для расчёта среднего, потом командировку.
• ❌ Сверхнорму суточных начислили к выплате. Сотрудник получает деньги второй раз. Начисление сверхнормы нужно только для налогов, исключите его из ведомости.
• ❌ Однодневная поездка оформлена с суточными. Внутри России суточные в такой поездке не платят. Если организация всё же возмещает расходы на питание, это отдельная выплата со своими налоговыми последствиями.
• ❌ НДС по гостинице оставлен в стоимости. В авансовом отчёте не заполнили колонку НДС — вычет потерян, расходы завышены.
• ❌ Командировку исправили задним числом после выплаты. ЗУП не пересчитывает выплаченный месяц автоматически: сделайте исправление документа, и программа покажет перерасчёт в текущем периоде.

Командировка исполнителя по договору ГПХ

Исполнитель по договору подряда или оказания услуг не работник. Норм о командировках из Трудового кодекса для него нет: ни среднего заработка, ни суточных, ни документа Командировка в ЗУП.

Как оформить поездку такого исполнителя:

1. Пропишите в договоре, кто оплачивает проезд и проживание и в каком порядке.
2. Если билеты и гостиницу покупает заказчик напрямую, расходы проводят в БП поступлением услуг от поставщиков (Дт 26 Кт 60). У исполнителя денежного дохода не возникает.
3. Если исполнитель тратит свои деньги, а заказчик возмещает, сумму в ЗУП проводят по договору ГПХ (документ договора на работы или услуги и акт приёмки). Порядок обложения НДФЛ и взносами такого возмещения в разъяснениях контролирующих органов неоднозначен — согласуйте позицию с бухгалтером до первой выплаты.
4. Не называйте выплату исполнителю «суточными» в договоре и в 1С: суточные по закону полагаются только работникам.

Для совместителей правило другое: это работники, и на них распространяются все нормы о командировках. Если человек совмещает в двух организациях, средний сохраняется в той, которая его направила.

Частые вопросы