Несколько складов в 1С:Бухгалтерии 8.3: от флажка до проверки остатков

Учет по складам в 1С 8.3 Бухгалтерия включается в двух местах, и нужны оба. Первое — Главное → Функциональность, закладка «Запасы», флажок «Несколько складов»: он открывает поле «Склад» в документах. Второе — Главное → Настройка плана счетов, раздел учета запасов: там включается аналитика «по складам (местам хранения)» на счетах 10, 41, 43 и выбирается вариант — по количеству или по количеству и сумме.

Если сделать только первый шаг, склады в документах появятся, а ОСВ по счету 41 в разрезе складов будет пустой. Это самая частая жалоба: «склад выбираю, а остатков по нему нет». Ниже по порядку — включение, справочник, номенклатура, остатки, контроль минуса. Отдельно о том, чего в Бухгалтерии нет вовсе: ордерной схемы и адресного хранения.

1. Как включить учет по складам в 1С:Бухгалтерии 8.3

Порядок такой: сначала функциональность, потом план счетов . Обратный порядок тоже сработает, но поле «Склад» в документах без первого флажка не появится.

Шаг 1. Функциональность программы

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на закладку «Запасы».
3. Установите флажок «Несколько складов».
4. Закройте форму — настройка сохраняется сразу.

Пока флажок снят, программа подставляет во все документы один склад по умолчанию — обычно «Основной склад». После включения поле «Склад» появится в шапке поступлений, реализаций, требований-накладных и в табличной части перемещений.

Шаг 2. Аналитика по складам на счетах учета

1. Откройте Главное → Настройка плана счетов.
2. Найдите пункт про учет запасов и откройте его.
3. Включите учет по складам (местам хранения).
4. Выберите вариант: «По количеству» или «По количеству и сумме».

После этого у счетов 10, 41, 43 и связанных с ними появляется субконто «Склады». С этого момента каждое движение по запасам записывается с конкретным складом.

Какой вариант выбрать

2. Справочник складов: создание и тип каждого места хранения

Склады ведутся в справочнике Справочники → Товары и услуги → Склады. Один элемент — одно место хранения: склад, магазин, цех, кладовая, машина выездного торгового агента.

Как создать склад

1. Откройте список складов и нажмите «Создать».
2. Заполните наименование так, чтобы его узнал кладовщик: «Склад Химки», «Магазин на Ленина, 12».
3. Укажите тип склада.
4. Для розничного типа выберите тип цен, по которым будет вестись учет.
5. Запишите элемент.

Типы складов в Бухгалтерии

• 📦 Оптовый склад — обычный склад, учет по покупным ценам на счете 41.01 или 10.
• 🏪 Розничный магазин — автоматизированная торговая точка. Продажи фиксируются отчетом о розничных продажах, остаток товара по программе известен.
• 🧾 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — точка без учета продаж по позициям. Выручка вводится суммой, количество проданного программа определяет инвентаризацией.

Тип влияет на счета и документы. Для розничных точек с учетом в продажных ценах товар оказывается на 41.11 (автоматизированная) или 41.12 (НТТ), а наценка — на 42.

💡 Если у вас пять складов, но один из них — «Брак» или «Возвраты», заведите его тоже обычным оптовым складом. Отдельный склад для брака дает чистую ОСВ по ходовому товару и понятный список того, что ждет решения.

Группы складов

Справочник иерархический. При десяти и более точках разложите склады по группам: «Оптовые», «Магазины Москва», «Магазины область». В отчетах удобно отбирать сразу группу.

3. Ордерная схема и адресное хранение: что умеет Бухгалтерия, а что нет

Короткий ответ: в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет ни ордерной схемы, ни адресного хранения. Это не скрытая настройка — механизма в конфигурации нет.

В Бухгалтерии один документ сразу делает и учетное, и складское движение. Поступление товаров приходует товар на склад в момент проведения. Отдельного шага «кладовщик принял по факту» нет.

Где эти механизмы есть

В Управлении торговлей 11 нужные флажки находятся в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, а ордерную схему и адресное хранение затем включают в карточке конкретного склада, с датой начала использования.

Как жить без ордерной схемы в Бухгалтерии

• ✅ Разделите права: менеджер создает документ и не проводит, кладовщик проверяет количество и проводит.
• ✅ Для расхождений при приемке используйте отдельный склад «Приемка» и перемещайте товар на основной после пересчета.
• ✅ Если склад большой и нужен учет по ячейкам — это сигнал перейти на связку УТ + Бухгалтерия с синхронизацией.

4. Номенклатура, ее виды и единицы измерения для складского учета

Склады работают корректно, только если номенклатура настроена аккуратно. Ошибки здесь дают «размазанные» остатки: один товар лежит в двух карточках, а счет учета подставляется неверный.

Виды номенклатуры

Справочник Справочники → Товары и услуги → Номенклатура делится на виды: товары, материалы, продукция, услуги и другие. Вид определяет, на какой счет программа поставит позицию:

• 🛒 товары — 41.01;
• 🧱 материалы — 10.01;
• 🏭 продукция — 43;
• 🛠 услуги — на склад не попадают вовсе.

Счета учета по складам

Правила подстановки счетов задаются в Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Здесь можно указать отдельный счет для конкретного склада или группы складов. Правило со складом приоритетнее общего правила для вида номенклатуры. Пример: на всех складах товар учитывается на 41.01, а для склада, где лежит тара, задается свой счет 41.03.

Используйте это, когда склад отличается по смыслу: склад у переработчика, комиссионер, розничная точка с другим счетом учета.

Единицы измерения

В Бухгалтерии у номенклатуры одна единица хранения остатков. Ее выбирают из классификатора единиц измерения (ОКЕИ) при создании карточки.

5. Начальные остатки по складам и инвентаризация

Ввод остатков при старте

Остатки вводятся через Главное → Помощник ввода остатков. Дата ввода — последний день периода перед стартом учета, например 31.12, если работа в программе начинается с 1 января.

1. В помощнике выберите счет 41.01 (затем 10, 43 — по наличию).
2. Создайте документ «Ввод остатков».
3. В каждой строке укажите номенклатуру, склад, количество и сумму.
4. Проведите документ и повторите для остальных счетов.

💡 Остатки удобно загружать из таблицы Excel — для табличной части документа есть загрузка из файла. Перед загрузкой проверьте, что названия складов в файле совпадают со справочником.

Если аналитику включили посреди работы

Старые остатки остаются с пустым субконто «Склады». Порядок исправления:

1. Сформируйте ОСВ по счету 41 с группировкой по складам — увидите строку без склада.
2. Создайте Операции → Операции, введенные вручную на последнюю дату перед включением.
3. По каждой позиции: Дт 41.01 с нужным складом — Кт 41.01 с пустым складом, то же количество и сумма.
4. Сверьте ОСВ еще раз: строка без склада должна обнулиться.

Инвентаризация по складу

Документ — Склад → Инвентаризация товаров. Он создается отдельно на каждый склад.

1. Укажите склад и нажмите «Заполнить» — программа подставит учетные остатки.
2. Распечатайте инвентаризационную опись и пересчитайте товар.
3. Внесите фактическое количество.
4. На основании инвентаризации создайте «Списание товаров» для недостач и «Оприходование товаров» для излишков.

Сам документ инвентаризации проводок не формирует. Движения делают только списание и оприходование.

6. Отрицательные остатки по складу и резервирование товара

Запрет минуса

Контроль включается в Администрирование → Проведение документов. Нужная настройка — разрешение списывать запасы при отсутствии остатков по данным учета.

• 🔓 Флажок установлен — документ проводится, на складе может появиться минус.
• 🔒 Флажок снят — реализация или списание без остатка на выбранном складе не проведется, программа покажет нехватку.

С учетом по складам контроль идет именно по складу. Товар есть на «Складе Химки», но в документе указан «Магазин» — проведение остановится, даже если в целом по организации остаток положительный.

Почему минус по складу все равно появляется

• 📅 Реализацию провели раньше поступления — по дате, а не по времени ввода.
• 🔁 Перемещение оформили на склад, а продали с другого.
• ✏️ Задним числом распровели поступление, а последующие продажи остались.

Найти такие места помогает ОСВ по счету 41 с отбором по складу и разворотом по номенклатуре, а также отчет «Анализ субконто» по субконто «Склады» и «Номенклатура».

Резервирование

Механизма резервов в Бухгалтерии нет: заказ покупателя («Счет покупателю») товар не блокирует. Резерв под заказы клиентов, обеспечение и ордерные отгрузки — функции Управления торговлей и КА.

Обходной путь в Бухгалтерии — отдельный склад «Резерв»: перемещаете товар туда под конкретного покупателя и отгружаете с него.

7. Частые ошибки при включении учета по складам

8. Частые вопросы по настройке складского учета