Декретный отпуск в ЗУП 3.1: от электронного больничного до приказа и табеля

Отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом» 3.1) оформляется не документом «Отпуск», а документом «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности (05) Отпуск по беременности и родам. Открыть его можно в разделе Зарплата → Больничные листы. Этот документ одновременно считает пособие, освобождает сотрудницу от работы в табеле и печатает приказ.

Основание — электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) и заявление сотрудницы. Пособие с 2021 года выплачивает напрямую Социальный фонд (СФР, до 2023 года — ФСС). Задача работодателя — правильно зарегистрировать отпуск в 1С, издать приказ и вовремя передать сведения в фонд.

Что подготовить до оформления декретного отпуска

Прежде чем создавать документ, соберите исходные данные. Без них 1С посчитает пособие неверно, а СФР вернёт запрос на уточнение.

📌 Документы от сотрудницы:

• 📄 номер ЭЛН — его сообщает женская консультация, лист сразу попадает в систему СФР;
• ✍️ заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам (форма свободная);
• 🔄 заявление о замене расчётных лет — если в одном из двух предыдущих лет она была в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком;
• 🏢 сведения о прежних работодателях, если стаж в вашей компании короткий.

📌 Что проверить в базе:

• 👤 в карточке сотрудницы заполнены СНИЛС, ИНН и паспортные данные — без них СФР не примет сведения;
• 📊 начисления за два предыдущих календарных года есть в базе (или введены как перенесённые данные);
• 🧮 страховой стаж указан в карточке сотрудника в блоке стажей;
• ⚙️ в настройках расчёта зарплаты организации отмечено, что пособия выплачивает СФР (прямые выплаты).

Сколько дней длится отпуск

Продолжительность задаёт статья 255 ТК РФ, а в ЭЛН врач указывает уже конкретные даты. В 1С вводите даты строго из листка.

Если роды осложнились, врач открывает дополнительный ЭЛН на 16 дней. В 1С это отдельный документ «Больничный лист» — продолжение первичного.

Шаг 1. Как в 1С 8.3 ввести больничный лист по беременности и родам

Документ создаётся один раз на весь период — 140, 156 или 194 дня.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите «Создать».
2. Выберите организацию и сотрудницу.
3. В поле причины нетрудоспособности укажите (05) Отпуск по беременности и родам.
4. Заполните даты освобождения от работы «с» и «по» — точно как в ЭЛН.
5. Введите номер листка нетрудоспособности. Если в списке больничных доступна загрузка ЭЛН из СФР, проще загрузить лист оттуда: даты и номер подтянутся без ручного ввода.
6. Проверьте месяц начисления — обычно это месяц начала отпуска.
7. Нажмите «Провести».

После проведения ЗУП блокирует для этого периода начисление оклада, премий по дням и отпусков. Попытка ввести поверх декрета ежегодный отпуск или командировку даст ошибку пересечения периодов.

Если дата начала изменилась

Бывает, что сотрудница сначала берёт ежегодный отпуск, а декрет начинается после него. Тогда в 1С сначала проводится документ «Отпуск», затем «Больничный лист» с даты окончания отпуска. По статье 260 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск по её заявлению предоставляется перед декретом или сразу после него, даже если она не отработала полгода.

Шаг 2. Средний заработок для пособия и учёт страхового стажа

Пособие по беременности и родам — это 100% среднего дневного заработка за каждый календарный день отпуска. ЗУП считает его автоматически, но проверить расчёт нужно вручную.

Формула

Средний дневной заработок = (заработок за 2 предыдущих года) ÷ (730 − исключаемые дни).

Исключаются дни болезни, предыдущего декрета, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы с сохранением зарплаты, если с неё не начислялись взносы. В обычном больничном делят на 730 без исключений, в декретном — с исключениями. Это главное отличие формулы.

Пример. Декрет с 10 марта, отпуск 140 дней. Заработок за два прошлых года — 1 314 000 ₽, исключаемых дней нет.

• Средний дневной: 1 314 000 ÷ 730 = 1 800 ₽.
• Пособие: 1 800 × 140 = 252 000 ₽.

Заработок каждого года берётся не выше предельной базы по взносам для этого года. Поэтому у пособия есть максимум. Минимум считается от МРОТ, действующего на дату начала отпуска.

Где смотреть и править средний заработок в ЗУП

В документе «Больничный лист» рядом с суммой среднего заработка есть ссылка или кнопка редактирования. Она открывает форму ввода данных для расчёта. Там видно:

• 📅 какие годы взяты в расчёт;
• 💰 заработок по месяцам и годам;
• 🚫 количество исключаемых дней;
• 🔄 возможность выбрать другие расчётные годы.

Замену лет делают только по заявлению сотрудницы и только если она увеличивает пособие. Например, если в 2024–2025 годах женщина была в отпуске по уходу за первым ребёнком, можно взять 2021 и 2022 годы.

Если до вас она работала в другой компании, её заработок там в базе отсутствует. Внесите его в той же форме вручную по данным сотрудницы. При прямых выплатах СФР сам сверит сумму со своими сведениями, но предварительный расчёт в 1С пригодится для проверки и для доплаты, если она у вас есть.

Роль стажа

Для декретного пособия стаж влияет только в одном случае. Если страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие ограничивается суммой из МРОТ за полный месяц. При стаже от 6 месяцев процент не зависит от длительности стажа — всегда 100%.

Шаг 3. Приказ на отпуск по беременности и родам и отметки в табеле

Единой обязательной формы приказа нет. Подойдёт приказ в свободной форме или на основе унифицированной формы Т-6 «О предоставлении отпуска работнику». В приказе указывают вид отпуска, даты по ЭЛН и основание — номер листка и заявление.

Как сделать приказ в 1С 8.3

1. Откройте проведённый «Больничный лист» с причиной 05.
2. Нажмите «Печать» в командной панели документа.
3. Выберите форму приказа о предоставлении отпуска. Она заполняется по данным документа: ФИО, должность, подразделение, даты.
4. Проверьте вид отпуска и основание, подпишите у руководителя, дайте сотруднице ознакомиться под подпись.

Если в вашем релизе такой печатной формы в документе нет, распечатайте Т-6 и впишите данные вручную. Регистрировать приказ отдельным документом в ЗУП не нужно — освобождение от работы уже внесено больничным листом.

Табель учёта рабочего времени

На все дни отпуска в табеле автоматически встаёт код «Р» (цифровой — 17) — отпуск по беременности и родам. Проверить можно отчётом «Табель учёта рабочего времени» за месяц начала отпуска.

Дни декрета включаются в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. ЗУП учитывает это сам: остатки отпуска продолжают расти, вручную ничего корректировать не нужно.

Шаг 4. Начисление пособия и выплата сотруднице через СФР

С 2021 года во всех регионах действуют прямые выплаты. Работодатель не выплачивает пособие по беременности и родам из своей кассы и не зачитывает его в счёт взносов. Деньги перечисляет СФР на карту «Мир» или счёт сотрудницы.

Порядок такой:

1. Медорганизация формирует ЭЛН.
2. СФР направляет работодателю запрос на сведения о застрахованном лице.
3. Работодатель передаёт сведения: стаж, заработок, реквизиты для выплаты, данные о замене лет.
4. СФР в течение 10 рабочих дней с момента получения сведений назначает и перечисляет пособие.

Сведения в СФР нужно передать в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса от фонда. Опоздание задерживает выплату сотруднице и грозит претензиями со стороны фонда.

Как отправить сведения из ЗУП

Если подключена 1С-Отчётность, входящие запросы СФР по пособиям загружаются в базу. По запросу формируется ответ со сведениями из карточки и больничного листа. Проверьте реквизиты выплаты: номер карты «Мир» или счёта, БИК банка. Затем отправьте ответ.

Без сервиса сведения заполняют в личном кабинете страхователя СФР, а суммы для сверки берут из документа «Больничный лист».

Нужно ли что-то начислять в 1С

Пособие от СФР в ведомость на выплату не попадает. Документ «Больничный лист» в ЗУП хранит расчёт как справочный, чтобы сверить его с суммой фонда и правильно показать период в учёте рабочего времени.

Начислять в 1С нужно только доплату до среднего заработка, если она предусмотрена коллективным договором или локальным актом. Её оформляют отдельным начислением или разовым документом в межрасчётный период.

Отражение декретного отпуска в бухгалтерском и налоговом учёте

Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и взносами. Поскольку выплачивает его фонд, в бухгалтерии работодателя оно не проходит вообще. В 1С:Бухгалтерии 3.0 по декретному пособию проводок не будет.

Доплата сверх пособия — уже не пособие, а выплата работодателя. Её учитывают как обычную зарплату:

• 📗 начисление: Дт 20 (26, 44) Кт 70 — по счёту затрат подразделения;
• 📕 НДФЛ: Дт 70 Кт 68.01;
• 📘 страховые взносы: Дт 20 (26, 44) Кт 69.

Если ЗУП и Бухгалтерия связаны синхронизацией, доплата уходит в БП документом «Отражение зарплаты в бухучёте» вместе с остальной зарплатой месяца.

В налоговом учёте при УСН «доходы минус расходы» и на ОСНО доплата включается в расходы на оплату труда, если она прописана в трудовом или коллективном договоре.

Частые ошибки при оформлении декрета в 1С

• ❌ Оформляют документом «Отпуск». Вид отпуска «по беременности и родам» в документе «Отпуск» не даёт ни расчёта пособия, ни правильного кода в табеле. Нужен «Больничный лист» с причиной 05.
• ❌ Даты не совпадают с ЭЛН. СФР сверяет период с листком. Расхождение даже на один день — повод для запроса уточнений и задержки выплаты.
• ❌ Не учли замену лет. Заявление есть, а в 1С расчётные годы не изменены. Пособие получается ниже, сотрудница приходит с претензией после выплаты.
• ❌ Пособие попало в ведомость. В организации осталась настройка зачётной системы, и ЗУП предлагает выплатить пособие. Проверьте в настройках расчёта зарплаты, кто выплачивает пособия, и исправьте до проведения документа.
• ❌ Новый декрет во время отпуска по уходу. Если сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком и уходит в новый декрет, сначала оформите досрочное прерывание отпуска по уходу. Иначе периоды пересекутся и документ не проведётся. Одновременно получать оба пособия нельзя — она выбирает одно.