Ежегодный отпуск в ЗУП 3.1: от проверки остатков до выплаты и исправлений

Отпуск в 1С 8.3 ЗУП 3.1 оформляют документом «Отпуск»: Кадры → Отпуска → Создать. В нём выбирают сотрудника, указывают даты основного отпуска, программа сама считает средний заработок за 12 месяцев, начисляет отпускные и НДФЛ. Затем печатают приказ по форме Т-6 и выплачивают деньги через ведомость не позднее чем за три дня до начала отдыха.

Чтобы расчёт сошёлся с первого раза, до создания документа проверяют три вещи: остаток дней, график работы с производственным календарём и полноту начислений за расчётный период. Если даты сдвинулись или сотрудника отозвали, проведённый отпуск исправляют командой «Исправить», а отменённый — сторнируют.

Шаг 1. Что проверить в ЗУП до оформления отпуска

Ошибки в расчёте отпускных чаще всего возникают не в самом документе, а в данных, на которые он опирается. Проверка до оформления избавляет от сторно в следующем месяце.

Остаток отпуска у сотрудника

Откройте отчёт «Остатки отпусков»: Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков. Задайте дату начала отпуска и сотрудника. Отчёт покажет, сколько дней заработано и сколько уже использовано по каждому виду отпуска.

• 📅 Если дней меньше, чем просит сотрудник, отпуск можно дать авансом — ТК это не запрещает, программа тоже. Но при увольнении до конца рабочего года излишне выплаченное придётся удержать.
• 🧾 Если остаток выглядит странно (например, отрицательный у давнего сотрудника), часто причина — не введены начальные остатки при переходе на ЗУП 3.1 или неверная дата приёма.

Графики работы и производственный календарь

Количество дней отпуска ЗУП считает в календарных днях, но нерабочие праздничные дни, попавшие в период, в отпуск не включаются (ст. 120 ТК РФ). Программа берёт их из производственного календаря: Настройка → Производственные календари.

Проверьте две вещи:

1. Календарь заполнен на год, в котором лежит отпуск, включая переносы выходных. Если отпуск захватывает январь следующего года, а календарь на него не загружен, праздники не исключатся.
2. В графике сотрудника (Настройка → Графики работы сотрудников) стоит галочка учёта праздников, а график заполнен на нужный период. От графика зависит, сколько рабочих дней «выпадает» из оклада в месяце отпуска.

Начисления за расчётный период

Средний заработок считается по начислениям за 12 месяцев до месяца начала отпуска. Если сотрудник перешёл к вам из другой базы или вы недавно начали работать в ЗУП 3.1, начисления прошлых месяцев могут отсутствовать. Их вводят документом «Данные для расчёта среднего заработка» — найти его можно по ссылке прямо из документа «Отпуск» (о ней в шаге 3).

Шаг 2. Создаём и заполняем документ «Отпуск»

Документ открывается из журнала Кадры → Отпуска или из раздела Зарплата — это один и тот же список. Если в организации ведётся график отпусков, документ удобно создавать прямо из него: даты подставятся сами.

Шапка документа

Вкладка с основным отпуском

1. Установите флажок предоставления основного отпуска.
2. Заполните даты «с» и «по». Количество календарных дней программа посчитает сама, исключив праздники из производственного календаря.
3. Сверьте число дней с заявлением. Расхождение на один день почти всегда означает праздник внутри периода — это нормально.
4. Если сотруднику положены дополнительные дни (ненормированный день, вредность, Крайний Север), добавьте их строками в табличную часть дополнительных отпусков и выберите вид отпуска.

Виды дополнительных отпусков заводят заранее в справочнике «Виды отпусков» (раздел Настройка). Там же задают, сколько дней в год положено и оплачивается ли отпуск.

Выплата: с зарплатой или отдельно

В документе есть поле, определяющее способ выплаты. Варианты:

• 💸 В межрасчётный период — отпускные выплачиваются отдельно, до начала отпуска. Это правильный вариант почти всегда, потому что срок выплаты — не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
• 📆 С зарплатой или с авансом — допустимо, только если плановая дата выплаты зарплаты или аванса укладывается в эти три дня.

При выборе межрасчётной выплаты укажите плановую дату выплаты. От неё зависит дата удержания НДФЛ.

Шаг 3. Как ЗУП считает средний заработок для отпускных

После заполнения дат нажмите «Рассчитать» (или программа пересчитает автоматически). Перейдите на вкладку с подробным начислением — там видно, какие суммы взяты в расчёт и какой получился средний дневной заработок.

Формула, по которой работает программа

Средний дневной заработок для отпуска = начисления за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, Положение № 922).

Если какой-то месяц отработан не полностью (больничный, отпуск, командировка), для него берут не 29,3, а пропорцию: 29,3 ÷ календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Пример. Сотрудник отработал все 12 месяцев, начисления — 600 000 ₽. Отпуск 28 дней.

• 600 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 706,48 ₽ в день.
• 1 706,48 × 28 = 47 781,44 ₽ отпускных.
• НДФЛ 13 % = 6 212 ₽ (округление до рубля).
• К выплате: 47 781,44 − 6 212 = 41 569,44 ₽.

Что проверить в расшифровке среднего

Кнопка или ссылка рядом со средним дневным заработком открывает форму «Данные для расчёта среднего заработка». В ней по месяцам видны:

• 📊 суммы начислений, попавшие в расчёт;
• 🗓 отработанные дни и учитываемые календарные дни каждого месяца;
• 🏆 премии — годовые и квартальные учитываются по своим правилам (не больше одной премии за один показатель за один период).

Здесь же можно вручную добавить начисления прошлого работодателя или периода до перехода на ЗУП. Правка в этой форме меняет только данные для среднего, а не реальные начисления — так и задумано, чтобы закрыть «дыры» после переноса.

Повышение окладов и проверка на МРОТ

Если в расчётном периоде или во время отпуска в организации повышали оклады всем (или подразделению), средний индексируется. ЗУП делает это, если повышение оформлено документом с признаком индексации заработка. Обычный кадровый перевод с новым окладом индексацию не вызывает.

Ещё одна страховка: средний месячный заработок не может быть ниже МРОТ при полностью отработанной норме. Программа это контролирует сама.

Расчётный период пуст или в нём только больничные

Если за 12 месяцев начислений нет или все дни исключены, ЗУП переходит к предыдущим 12 месяцам. Если и там пусто — средний считается по начислениям месяца наступления отпуска, а при их отсутствии — от оклада. Это требование Положения № 922, и программа следует ему без настроек.

Шаг 4. Приказ Т-6, записка-расчёт и подписи

Печатные формы — под кнопкой «Печать» в самом документе.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но большинство организаций продолжают использовать Т-6 и Т-60 — ЗУП печатает их без доработок. Если в организации утверждена своя форма приказа, её добавляют как внешнюю печатную форму или через расширение.

Сроки по ТК, которые стоит держать в голове

• ✉️ О начале отпуска по графику сотрудника извещают под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).
• 💰 Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала (ст. 136 ТК РФ).
• 🔁 Если срок выплаты нарушен или сотрудника поздно предупредили, он вправе попросить перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ).

Шаг 5. Выплата отпускных и удержание НДФЛ

Когда документ рассчитан и проведён, выплатите деньги. Есть два пути.

Прямо из документа. При межрасчётной выплате в документе «Отпуск» доступна кнопка «Выплатить». Она создаёт и проводит ведомость по способу выплаты сотрудника — в банк по зарплатному проекту, на карту или в кассу.

Через журнал ведомостей. Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, или на счета), Создать, вид выплаты — межрасчётная выплата, затем «Заполнить». Попадут все рассчитанные, но не выплаченные документы с межрасчётной выплатой.

Что происходит с НДФЛ

НДФЛ с отпускных удерживается в день выплаты — ведомость фиксирует дату. Перечисление идёт в составе единого налогового платежа в общие сроки: налог, удержанный с 23-го числа прошлого месяца по 22-е текущего, перечисляют до 28-го числа (ст. 226 НК РФ). Отдельного «срока для отпускных» больше нет.

Выплату нужно подтвердить

Ведомость в банк после отправки реестра и списания денег обязательно отметить как оплаченную (кнопка подтверждения или флажок в ведомости — зависит от способа обмена с банком). Пока ведомость не подтверждена, ЗУП не считает НДФЛ удержанным, и в 6-НДФЛ данные не попадут.

Как отпуск влияет на зарплату месяца

При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» дни отпуска исключаются из оплаты по окладу автоматически. Отдельно ничего вычитать не нужно. Если при расчёте зарплаты оклад начислился за полный месяц, значит, документ «Отпуск» не проведён или его месяц начисления позже месяца зарплаты.

Шаг 6. Если даты изменились: исправление и сторно отпуска

Отпуск после проведения меняется часто: сотрудник заболел, его отозвали, даты сдвинули по просьбе. Способ зависит от того, закрыт ли месяц.

Месяц ещё не закрыт

Пока зарплата за месяц не рассчитана, а ведомость не выплачена, документ можно просто открыть, поменять даты и перепровести. Если деньги уже ушли — переплата или недоплата отразится в расчёте зарплаты как разница.

Месяц закрыт, нужны новые даты или суммы

Используйте команду «Исправить» в документе «Отпуск». Программа создаст исправительный документ, связанный с исходным. В нём меняют даты или количество дней. ЗУП сторнирует старое начисление и сделает новое в текущем месяце — исходный документ остаётся нетронутым, история видна.

Отпуск не состоялся вовсе

Если отпуск полностью отменён, применяют сторнирование: команда «Сторнировать» (обычно в меню «Ещё» документа). Создаётся документ, обнуляющий начисления исходного отпуска текущим месяцем. Уже выплаченные отпускные будут удержаны из ближайшей зарплаты — сотрудника об этом нужно предупредить.

Больничный во время отпуска

Отпуск продлевается или переносится на число дней болезни (ст. 124 ТК РФ). В ЗУП:

1. Оформите «Больничный лист» на дни болезни. Программа подсветит пересечение с отпуском.
2. Исправьте отпуск: сократите его на дни болезни командой «Исправить».
3. Оставшиеся дни оформите новым документом «Отпуск» на согласованные даты либо документом «Перенос отпуска», если ведётся график.

Частые ошибки при оформлении отпуска в 1С и как их избежать

Частые вопросы