Как оприходовать материалы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Материалы от поставщика приходуют документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» в разделе Покупки — вид операции Товары (накладная, УПД). Стоимость падает на счёт 10 «Материалы», входной НДС — на 19.03. Если поставщика нет (излишки при инвентаризации, остатки от разборки), оприходование идёт документом «Оприходование товаров » в разделе Склад проводкой Дт 10 Кт 91.01.

Выбор документа зависит от того, откуда взялись материалы: есть первичка от контрагента — поступление; материалы нашлись на складе или получены внутри организации — оприходование через склад. Разберём оба сценария по шагам, с проводками, НДС и проверкой остатков.

Каким документом приходуют материалы в 1С

Под каждый источник поступления — свой документ. Путать их нельзя: от этого зависят и проводки, и корреспондирующий счёт.

• 📄 Поступление (акт, накладная, УПД) — материалы от поставщика по товарной накладной, УПД или акту. Раздел Покупки.
• 📦 Оприходование товаров — излишки, выявленные при инвентаризации, и материалы без документов поставщика. Раздел Склад. Корреспонденция с 91.01.
• 🏭 Отчёт производства за смену — полуфабрикаты и материалы собственного изготовления. Раздел Производство.
• 🔁 Поступление из переработки — материалы, вернувшиеся от переработчика (давальческая схема).
• ✍️ Операция, введённая вручную — нестандартные случаи, например материалы от ликвидации основного средства.

Счёт 10 разбит на субсчета: 10.01 — сырьё и материалы, 10.03 — топливо, 10.05 — запчасти, 10.08 — строительные материалы, 10.09 — инвентарь и хозпринадлежности. В документе субсчёт подтягивается автоматически от вида номенклатуры, поэтому вид номенклатуры важно задать правильно ещё в карточке.

Поступление материалов от поставщика: шаги

Это основной сценарий. Порядок действий в 1С 8.3 Бухгалтерия (интерфейс «Такси»):

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Заполните шапку: Контрагент, Договор (вид — «С поставщиком»), Склад приёмки. Номер и дату ставьте по документу поставщика, а не по дате ввода.
3. В табличной части добавьте строки с материалами. Для каждой — номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
4. Проверьте колонку Счёт учёта: для материалов должен стоять 10.xx. Если подставился 41 — в карточке номенклатуры неверно задан вид.
5. Внизу заполните данные счёта-фактуры: номер и дату, затем нажмите Зарегистрировать.
6. Проведите документ кнопкой Провести (или Провести и закрыть).

После проведения материалы встают на остаток склада и счёта 10. Если вы заводили цены с НДС, следите за флагом НДС сверху / в сумме в настройке документа — иначе сумма и налог посчитаются неверно.

Что входит в фактическую себестоимость

По ФСБУ 5/2019 материалы принимают к учёту по фактической себестоимости. В неё включают не только цену поставщика, но и расходы на доставку, погрузку, посреднические и таможенные платежи.

Дополнительные расходы разносят отдельным документом «Поступление доп. расходов» (Покупки). Он увеличивает стоимость уже оприходованных материалов пропорционально сумме или количеству — на ваш выбор в настройке распределения.

Порядок такой: сначала проводите «Поступление» с самими материалами, потом создаёте «Поступление доп. расходов» и в нём по кнопке Заполнить подтягиваете поступления, на которые ложится доставка. Программа сама раскидает сумму по строкам и увеличит стоимость каждой позиции на складе. Отдельной проводкой в затраты (Дт 26, Дт 44) доставку материалов проводить не нужно — это исказит себестоимость запасов.

Проводки при оприходовании материалов

Документ «Поступление» формирует типовой набор движений. Для организации на ОСНО с входным НДС:

На УСН входной НДС к вычету не принимают — его включают в стоимость материалов (Дт 10 Кт 60 на всю сумму) или списывают в расходы по правилам «упрощёнки». В настройках учётной политики для УСН это учитывается автоматически, отдельная проводка по 19 не формируется.

Если материалы оприходованы без документов поставщика (излишки), корреспонденция другая — Дт 10 Кт 91.01, то есть через прочие доходы.

Оприходование излишков и материалов без поставщика

Материалы нашлись на складе, но накладной нет — такое бывает после инвентаризации или при разборке имущества. Оприходуют их по рыночной (справедливой) стоимости.

Излишки по инвентаризации. Сначала проводят документ «Инвентаризация товаров» (Склад), фиксируют расхождение между учётом и фактом. Затем прямо из него по кнопке Создать на основании формируют «Оприходование товаров». Проводка — Дт 10 Кт 91.01. Стоимость берут из рыночной оценки, а не «с потолка»: по ФСБУ 5/2019 это справедливая стоимость на дату оприходования.

Материалы от ликвидации или разборки. Запчасти и металлолом, оставшиеся после списания основного средства или ремонта, тоже приходуют Дт 10 Кт 91.01 — документом «Оприходование товаров» или операцией вручную.

Материалы собственного производства. Полуфабрикаты и детали, изготовленные в цеху, оприходуют документом «Отчёт производства за смену» на вкладке Материалы (или Продукция, если это полуфабрикат на счёте 21). Оценивают их по плановой себестоимости, а в конце месяца закрытие месяца доводит её до фактической.

Учёт НДС при оприходовании материалов

Входной НДС по материалам собирается на счёте 19.03. Чтобы принять его к вычету, недостаточно оприходовать материалы — нужен правильно оформленный счёт-фактура (или УПД со статусом «1»).

Порядок:

1. В документе «Поступление» заполните поля счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать — создастся документ «Счёт-фактура полученный».
2. Проверьте флаг Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если он стоит — вычет попадёт в книгу покупок автоматически.
3. Если флага нет (например, вычет переносите на будущий период), НДС примут к вычету документом «Формирование записей книги покупок» (Операции → Регламентные операции НДС).

Без корректного счёта-фактуры вычет НДС заявлять нельзя — даже если материалы оприходованы и оплачены. По ст. 172 НК РФ счёт-фактура и принятие к учёту — обязательные условия вычета.

Вычет можно заявить в течение трёх лет после принятия материалов к учёту — переносить его на следующие кварталы закон разрешает. В 1С для этого снимают автоматический флаг и регистрируют вычет позже.

Загрузка накладных и штрихкоды: ускоряем ввод

Вбивать длинные накладные вручную не нужно. В 1С 8.3 есть несколько способов автоматизировать оприходование.

• 📥 1С-ЭДО. Если поставщик присылает электронные УПД, входящие документы приходят в Покупки → Текущие дела ЭДО. Из них поступление создаётся в один клик, табличная часть заполняется автоматически.
• 📎 Загрузка из файла. Накладную в формате табличного документа или по стандартному формату можно загрузить кнопкой Загрузить в форме списка поступлений.
• 🔢 Сканирование штрихкодов. Подключите сканер в Администрирование → Подключаемое оборудование, пропишите штрихкоды в карточках номенклатуры — и подбор в табличной части пойдёт сканером, без поиска по справочнику.

Эти способы не меняют проводки — меняется только скорость заполнения. Проверять счёт учёта и ставку НДС всё равно нужно вручную хотя бы выборочно.

Пути оприходования в разных конфигурациях

Логика одна — документ поступления плюс отдельный документ на излишки, — но называются и лежат документы по-разному. Самые ходовые конфигурации:

Счёт учёта 10 подставляется в УТ и ERP так же — от вида номенклатуры и настроек счетов учёта. Принципиальная разница в том, что в торговых конфигурациях партионный учёт и ордерный склад могут быть включены по умолчанию: тогда между поступлением и оприходованием на складе встаёт ещё и приходный ордер на товары. В Бухгалтерии ордерная схема по умолчанию выключена.

Как проверить, что материалы оприходованы верно

После проведения стоит убедиться, что материалы встали туда, куда нужно. Три отчёта для самопроверки:

На что смотреть в ОСВ по счёту 10: сальдо должно быть дебетовое и совпадать с фактическим остатком на складе. Кредитовое сальдо — сигнал, что списали больше, чем оприходовали (ушли в минус).

Если на счёте 19.03 висит остаток, значит вычет по материалам не заявлен — проверьте, зарегистрирован ли счёт-фактура и прошло ли формирование записей книги покупок.

Частые ошибки при оприходовании материалов

Ошибки, из-за которых потом не сходятся остатки и НДС:

• ❌ Материал заведён как товар. Стоимость уходит на счёт 41 вместо 10. Исправляется в карточке номенклатуры — поле «Вид номенклатуры».
• ❌ Оприходовали излишки проводкой поступления. Дт 10 Кт 60 создаёт долг перед «пустым» поставщиком. Излишки идут только через 91.01.
• ❌ Не зарегистрирован счёт-фактура. НДС зависает на 19.03, вычет не попадает в книгу покупок.
• ❌ Доставка списана в расходы отдельно. По ФСБУ 5/2019 она входит в себестоимость материала, а не в текущие затраты.
• ❌ Проведено задним числом в закрытый период. Себестоимость и остатки пересчитываются, закрытие месяца приходится повторять.

Частые вопросы