Сотрудник вернулся после увольнения: оформляем его в ЗУП 3.1 без дублей и потерь

Чтобы в 1С ЗУП принять на работу ранее уволенного сотрудника, не заводите новое физическое лицо. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, создайте документ «Прием на работу» и выберите в нём прежнего сотрудника из списка — программа разрешает повторно принять уволенного. Второй вариант — новая карточка сотрудника, привязанная к тому же физлицу.

Типичная ситуация: кладовщика уволили весной, а осенью он вернулся. Кадровик набирает фамилию, программа предлагает «похожих» людей, и тут легко создать второго Петрова с тем же СНИЛС. Дальше путаница с НДФЛ, вычетами и отчётностью в СФР, которую разбирать дольше, чем оформить приём правильно.

Перед приёмом: проверяем физлицо и прежнюю карточку

Начинайте не с документа приёма, а с поиска человека в базе. В ЗУП 3.1 есть два разных справочника, и их легко перепутать:

• 👤 Физические лица — сам человек: ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес. Одна запись на человека на всю базу.
• 🪪 Сотрудники — его трудовые отношения с конкретной организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников: по разным организациям, по совместительству, по повторному приёму.

Как найти уволенного

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. В списке по умолчанию видны только работающие. Включите показ уволенных: в форме списка есть отбор по состоянию, снимите ограничение «только работающие».
3. Найдите человека по фамилии или табельному номеру. Уволенные обычно отображаются в списке с датой увольнения.

Если сотрудник нашёлся — запишите, к какой организации он относится. Повторно принять «того же» сотрудника можно только в ту же организацию. В другую организацию группы приём оформляется через нового сотрудника на то же физлицо.

Что обновить в карточке физлица

За время перерыва у человека могли смениться документы. Откройте физлицо (из карточки сотрудника — ссылка на физическое лицо) и проверьте:

• 📄 паспорт — новые серия и номер вводятся новой записью с датой, старая остаётся в истории;
• 🏠 адрес регистрации и проживания;
• 👪 фамилию — после брака её меняют с датой изменения, а не перебивают поверх;
• 🔢 ИНН и СНИЛС — они не меняются, но в старых базах бывают пустыми.

Принять на работу ранее уволенного сотрудника в ЗУП: два способа

Здесь главный выбор, от него зависит всё остальное.

В обоих случаях физлицо одно. Именно это важно для НДФЛ, персонифицированных сведений и расчёта пособий: доходы, вычеты и страховой стаж копятся на человеке, а не на карточке.

Оформляем документ «Прием на работу»

Способ 1. Повторный приём того же сотрудника

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите «Прием на работу».
3. Укажите организацию и в поле сотрудника выберите уволенного. Если в форме выбора его не видно — включите показ уволенных так же, как в списке сотрудников.
4. Поставьте дату приёма. Она должна быть позже даты увольнения: последний рабочий день по старому договору и первый по новому не могут совпадать.
5. На вкладке «Главное» заполните подразделение, должность, вид занятости, количество ставок, испытательный срок, если он есть.
6. Выберите график работы — подробнее о нём ниже.
7. На вкладке «Оплата труда» заполните начисления: оклад, надбавки, способ расчёта аванса.
8. Если в организации ведётся штатное расписание, позиция выбирается из него, и начисления подтянутся по позиции.
9. Проведите документ и распечатайте приказ.

Плановые начисления из прошлого периода работы в новый приём не переносятся. Документ приёма начинает новые трудовые отношения, оклад и надбавки вводятся заново по новому договору.

Способ 2. Новый сотрудник на то же физлицо

1. В Кадры → Сотрудники нажмите Создать.
2. Введите ФИО. При записи программа ищет похожих физлиц и показывает список совпадений.
3. Выберите в этом списке существующего человека, а не «Это другой человек».
4. При необходимости уточните наименование сотрудника, чтобы различать карточки в списках, например «Петров И. И. (с 01.10)».
5. Из карточки нового сотрудника оформите приём — тем же документом «Прием на работу».

Документы для подписи

Прежний трудовой договор расторгнут, поэтому оформляется всё заново:

• 📝 новый трудовой договор — печатная форма есть в документе приёма;
• 📋 приказ о приёме — программа печатает его по форме Т-1. Унифицированная форма не обязательна, но большинство организаций пользуются именно ей;
• ✍️ ознакомление с локальными актами, если они менялись после увольнения.

Сведения в СФР по форме ЕФС-1

Приём ранее уволенного — это новое кадровое мероприятие «Приём», а не отмена увольнения. Сведения о трудовой деятельности сдаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

В ЗУП 3.1 они формируются в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. Если человек ведёт бумажную трудовую книжку, запись о приёме вносится и в неё.

Стаж и кадровая история после возвращения

При повторном приёме у сотрудника разные стажи ведут себя по-разному. Важно разобраться до первого больничного или отпуска.

Что хранится и где

• 📅 Кадровая история по прежней работе остаётся в программе: в карточке сотрудника видны прошлые приём, переводы и увольнение. При способе 2 старая история остаётся в прежней карточке.
• 🏥 Страховой стаж для пособий относится к человеку. Перерыв между увольнением и новым приёмом в него не входит, если человек не работал в другом месте.
• 🌴 Стаж для ежегодного отпуска считается по новому договору с даты приёма. Рабочий год по старому договору закрыт увольнением.

Как проверить стаж

1. Откройте карточку сотрудника и перейдите к сведениям о трудовой деятельности и стажах.
2. Посмотрите, на какую дату введено значение страхового стажа и сколько лет, месяцев и дней.
3. Если человек в перерыве работал у другого работодателя, обновите стаж по его трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности: введите новое значение на дату нового приёма.

Отпуска, долги и удержания из прошлого периода

Остатки отпуска

При увольнении работнику выплачивают компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Поэтому при повторном приёме переносить нечего: новое право на отпуск копится с нуля с даты приёма.

Проверьте это отчётом «Остатки отпусков» в разделе кадровых отчётов. По сотруднику должен быть ноль на дату приёма и начисление дней по месяцам после неё.

Если при увольнении компенсацию не начислили, ошибку исправляют в прошлом периоде:

1. Найдите документ увольнения и проверьте, рассчитана ли компенсация.
2. Если нет — исправьте документ увольнения или доначислите компенсацию в нём, а не переносите дни в новый период.
3. Выплатите доначисленное и отразите в отчётности за месяц увольнения.

Долг сотрудника перед организацией

Бывает, что при увольнении удержать долг не удалось: например, за авансом выданный отпуск или за подотчёт. Задолженность в учёте висит на человеке и после возвращения автоматически не гасится.

• 🔍 Проверьте расчётный листок за месяц увольнения: в конце есть строка с долгом за сотрудником или за организацией.
• 💰 Если долг остался за организацией — выплатите его отдельной ведомостью, а не включайте в аванс по новому договору.
• ✋ Если долг за сотрудником — удержание возможно только по правилам ТК, обычно с письменного согласия работника.

Исполнительные листы

Документ «Исполнительный лист» в ЗУП действует в заданном периоде. Если у человека были алименты или другое взыскание:

1. Откройте Зарплата → Исполнительные листы и найдите документ по этому сотруднику.
2. Проверьте период действия. Если при увольнении лист закрыли датой окончания, а исполнительный документ вернулся к вам вместе с работником — введите новый.
3. При способе 2 исполнительный лист вводится на новую карточку сотрудника, старый к ней не относится.

Вычеты по НДФЛ

Стандартные вычеты на детей программа применяет по заявлению и следит за лимитом дохода нарастающим итогом с начала года — в 2025 году и далее лимит 450 000 ₽. Если человек вернулся в ту же организацию в том же году, его прежний доход уже в базе, лимит считается правильно.

Если он в перерыве работал у другого работодателя, запросите справку о доходах от прошлого работодателя и введите доход, иначе вычет предоставят сверх лимита.

График работы и табель для вернувшегося сотрудника

График в документе приёма выбирается заново. Прежний график мог устареть: компания перешла на пятидневку, поменяла смены или сокращённый день.

Проверка графика

1. В документе приёма откройте выбранный график работы.
2. Убедитесь, что он заполнен на текущий год. Незаполненный график — частая причина нулевой зарплаты в первом месяце.
3. Если сотрудник работает неполный день, выберите график с соответствующей нормой часов или создайте новый.

Первый месяц после возвращения

• 📆 Если приём в середине месяца, табель и начисления считаются с даты приёма. Дни до неё в норму не попадают.
• 🧾 Если уволили и снова приняли в одном месяце, в табеле будут два периода с разрывом. При способе 2 — это две строки по разным карточкам.
• 🖨️ Для проверки сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» за месяц и сравните отработанные дни с приказом.

Ошибки при повторном приёме и как их исправить

Самая трудная ошибка — дубль физлица, который заметили через несколько месяцев. К этому времени по второму физлицу уже есть начисления и отчётность. Объединять такие записи лучше вне закрытых периодов и после сверки отчётов за прошлые кварталы.

Частые вопросы