Как оформить приём сотрудника в 1С 8.3 — ЗУП и Бухгалтерия

Приём нового работника в 1С 8.3 оформляется одним кадровым документом — он так и называется «Приём на работу». В ЗУП 3.1 его создают через раздел Кадры, в Бухгалтерии 3.0 — через Зарплата и кадры (при условии, что зарплата ведётся в этой же базе). Документ заводит сотрудника в штат, задаёт оклад и график, а из него же печатаются приказ по форме Т-1 и трудовой договор.

Разберём порядок на конкретных полях: что заполнить в карточке физлица, где взять должность, как не ошибиться с видом занятости и датой, и какой отчёт в СФР подать сразу после приказа. Пути меню указаны для интерфейса «Такси» актуальных релизов ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0.

Весь цикл укладывается в пять действий: подготовить справочники, создать документ приёма, задать график и оклад, провести и напечатать приказ, подать сведения в СФР. Дальше каждый шаг — по порядку.

Что подготовить до оформления приёма

Чтобы документ провёлся без ошибок, в базе заранее должны быть заполнены несколько справочников. Если организация одна и структура простая, подготовка занимает пару минут.

• 🏢 Организация — реквизиты, система налогообложения, territory (регион для районного коэффициента, если он есть). Проверяется в Настройка → Организации (ЗУП) или Главное → Организации (Бухгалтерия).
• 👥 Подразделение — хотя бы одно, куда принимаем. Справочник Настройка → Подразделения.
• 💼 Должность — из штатного расписания, если оно ведётся, либо просто из справочника должностей.
• 📅 График работы — например, пятидневка 40 часов. Справочник Настройка → Графики работы сотрудников.
• 💰 Вид начисления — как правило, «Оплата по окладу». В типовой поставке он уже есть.

Данные самого человека (паспорт, СНИЛС, ИНН, дата рождения, адрес) вносят либо заранее в справочник Физические лица, либо прямо из карточки сотрудника при приёме — система предложит создать физлицо.

Где создаётся документ приёма: ЗУП и Бухгалтерия

Путь к документу зависит от конфигурации. Кадровый учёт и расчёт зарплаты есть в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0 (для небольшого штата). В УТ 11, Рознице и базовой «1С:УНФ» полноценного приёма с расчётом оклада нет — там кадры ведут упрощённо или не ведут вовсе.

В ЗУП есть упрощённый вариант — отдельный список Приёмы на работу, где каждый документ оформляет одного человека. Групповой приём нескольких сотрудников одним документом тоже поддерживается: в шапке переключается режим «Списком».

Заполнение документа: основные реквизиты

Открыв новый документ приёма, заполняем шапку и вкладку «Главное».

1. Организация — подставляется автоматически, если она одна.
2. Сотрудник — выбираем из справочника или создаём нового. При создании нового сотрудника система попросит ФИО и сама предложит завести связанное физлицо.
3. Дата приёма — день, с которого человек приступает к работе по трудовому договору. Эта дата должна совпадать с датой в трудовом договоре и приказе — расхождение приводит к ошибкам в стаже и отчётности.
4. Подразделение и Должность — из подготовленных справочников.
5. Вид занятости — «Основное место работы», «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». От этого зависят трудовая книжка, отпуск и норма времени.

Отдельно обратите внимание на испытательный срок. Если он установлен, укажите его длительность — по общему правилу не более трёх месяцев (ст. 70 ТК РФ), для руководителей и главбухов — до шести. Для срочного договора до двух месяцев испытание не устанавливается.

Табельный номер программа присваивает автоматически, по порядку. Если ведёте свою нумерацию, его можно поправить вручную в карточке сотрудника — до проведения документа.

Статус для НДФЛ и право на стандартные вычеты задаются в карточке сотрудника (Налог на доходы). Если сотрудник — нерезидент, временно пребывающий иностранец или имеет детей, это лучше указать сразу, чтобы первый расчёт зарплаты прошёл корректно. Вычеты на детей вводятся отдельным документом (заявлением на вычеты) с указанием количества детей и их очерёдности — от этого зависит размер необлагаемой суммы.

Если в организации ведётся штатное расписание, при выборе должности программа подставит оклад и надбавки из позиции штатки и проверит, есть ли по ней свободная ставка. Приём на занятую позицию она не заблокирует, но предупредит о превышении — это удобный контроль от лишних сотрудников в штате.

График работы и условия труда

На вкладке «Главное» (ЗУП) или в том же документе указывается график работы. Это ключевой реквизит: по нему программа считает норму времени, оплату по окладу и все отклонения — отпуска, больничные, прогулы.

Для стандартной занятости подойдёт «Пятидневка» 40 часов. Если сотрудник работает на полставки, есть два разных подхода:

• отдельный график с сокращённым временем (например, 20 часов);
• признак неполного времени с указанием доли ставки.

Для сменной работы создаётся сменный график с заранее заполненным производственным календарём. Без заполненного на год производственного календаря график считает норму неверно — проверьте его в Настройка → Производственные календари.

Условия труда (класс по спецоценке, вредность) указываются, если рабочее место аттестовано как вредное или опасное — это влияет на дополнительные тарифы взносов и досрочную пенсию. Для обычного офисного места ничего заполнять не нужно.

Оплата труда: оклад и плановые начисления

Размер зарплаты задаётся на вкладке «Оплата труда». Здесь добавляются плановые начисления, которые будут действовать с даты приёма.

Минимально нужно одно начисление — чаще всего это «Оплата по окладу». Нажмите Добавить, выберите вид начисления и впишите сумму оклада (размер за полный месяц при полной норме).

• 💵 Оклад — фиксированная сумма за полностью отработанный месяц.
• 📊 Тарифная ставка — если оплата почасовая или подённая.
• ➕ Надбавки — за совмещение, выслугу, персональная надбавка — добавляются отдельными строками.

Для совместителя оклад обычно указывают полный, а неполная ставка учитывается через долю занятости или отдельный график — тогда к выплате выйдет пропорциональная сумма. Не уменьшайте сам оклад «на глаз»: пусть программа считает по норме времени.

Районный коэффициент и северная надбавка, если они положены по месту работы, подключаются в настройках организации и начисляются автоматически поверх оклада — отдельной строкой в документе приёма их заводить не нужно.

Способ выплаты зарплаты (на карту или через кассу) и порядок расчёта аванса настраиваются не в документе приёма, а отдельно — в карточке сотрудника или в целом по организации. Аванс обычно задают процентом от оклада (чаще 40%) либо фиксированной суммой; расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Если сотрудник получает зарплату на карту, укажите реквизиты счёта в его карточке, иначе ведомость на выплату не сформируется.

Проведение, печать приказа Т-1 и трудового договора

После заполнения нажмите Провести. Документ закрепляет сотрудника в штате: с даты приёма ему начисляется зарплата , доступны отпуска, больничные и прочие начисления.

Из проведённого документа печатаются кадровые бумаги — кнопка Печать:

• Приказ о приёме — унифицированная форма Т-1 (для группового приёма — Т-1а). Применять именно Т-1 с 2013 года не обязательно, но форма удобна и общепринята; можно использовать и свой бланк.
• Трудовой договор — типовой шаблон, который затем дорабатывают под организацию. Договор по закону оформляется в письменном виде в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ).

Приказ объявляют работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ). Печатную форму приказа можно выгрузить в Word или PDF и отредактировать, если нужно добавить условия, которых нет в типовом бланке.

Личную карточку по форме Т-2 с 2021 года вести не обязательно, но многие организации по-прежнему её печатают для внутреннего учёта — соответствующая печатная форма в программе осталась.

Если в организации внедрён кадровый электронный документооборот (КЭДО), приказ и трудовой договор можно не печатать на бумаге, а отправить работнику на подписание в его личный кабинет — для этого в базе должен быть подключён сервис электронного взаимодействия с сотрудниками.

Если ведёте электронные трудовые книжки, бумажную книжку заполнять не нужно — сведения о приёме отражаются через отчётность в СФР (см. ниже).

Сведения о приёме в СФР: подраздел 1.1 ЕФС-1

Это шаг, про который чаще всего забывают. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР (Социальный фонд России), а прежняя форма СЗВ-ТД вошла в состав единой формы ЕФС-1.

О приёме на работу нужно подать подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Срок жёсткий: за опоздание штрафуют.

В 1С отчёт формируется в разделе Отчётность, справки (ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчётность по зарплате (Бухгалтерия). Программа подхватит кадровое мероприятие из проведённого документа приёма и заполнит сведения: дату, должность, вид мероприятия «ПРИЁМ». Останется проверить и отправить — напрямую через оператора ЭДО или выгрузкой файла для загрузки на портал фонда.

Частые ошибки при оформлении приёма

Большинство проблем возникает не в самом документе, а в подготовке данных и в сроках отчётности.

• ❌ Не подан подраздел 1.1 ЕФС-1 в срок. Самая дорогая ошибка: документ приёма проведён, а отчёт в СФР не отправлен на следующий день.
• ❌ Дата приёма не совпадает с договором. Приводит к неверному стажу и расхождению с приказом.
• ❌ Не заполнен или не рассчитан график. Оплата по окладу считается от нормы времени; при пустом производственном календаре суммы «плывут».
• ❌ Оклад ниже МРОТ при полной ставке. Проверьте федеральный и региональный минимум.
• ❌ Неверный вид занятости у совместителя. Если поставить «Основное место работы», задвоится учёт трудовой книжки и отпусков.
• ❌ Нет СНИЛС у физлица. Документ проведётся, но отчёт в фонд не уйдёт.
• ❌ Забыли про воинский учёт. При приёме военнообязанного работодатель обязан уведомить военкомат в установленный срок — программа об этом не напомнит, это отдельная обязанность кадровика.

Частые вопросы