Больничный лист в 1С ЗУП 3.1: ввод, расчёт пособия и проводки

Больничный в 1С 8.3 ЗУП 3.1 вводится документом Больничный лист в разделе Зарплата → Больничные листы. Данные электронного листка (ЭЛН) подтягиваются из СФР по номеру и СНИЛС, программа сама считает средний заработок за два года, применяет процент по стажу и делит сумму на две части: первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное — фонд напрямую сотруднику.

Ниже — весь путь от настройки обмена с фондом до закрытия месяца и проводок, с формулами расчёта и разбором частых ошибок. Речь о конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1; в «1С:Бухгалтерии» с модулем зарплаты документ называется и заполняется так же.

Что настроить до первого больничного

До ввода документа проверьте три вещи, иначе пособие либо не посчитается, либо встанет неверно.

🔹 Обмен с фондом. С 2022 года листки электронные, бумажных почти не осталось. Чтобы получать ЭЛН из фонда, в разделе Администрирование → Обмен электронными документами (или Настройка → Обмен с СФР в зависимости от релиза) должна быть включена интеграция с социальным электронным документооборотом (СЭДО) и установлен сертификат электронной подписи организации.

🔹 Реквизиты организации. В Настройка → Организации на закладке с учётной политикой проверьте регистрационный номер в фонде и территориальный орган. Без них реестр сведений уйдёт с ошибкой.

🔹 Районный коэффициент. Если он применяется, задайте его в Настройка → Расчёт зарплаты. Коэффициент влияет на минимальное пособие, рассчитанное из МРОТ.

Отдельно включать какое-то «начисление больничного» не нужно: вид начисления Оплата по среднему заработку (больничный) в типовой конфигурации уже есть.

Как создать и загрузить документ «Больничный лист»

Откройте журнал Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать. В шапке выберите организацию и сотрудника.

Дальше — два сценария заполнения:

1. Загрузка из фонда (основной путь). Нажмите кнопку получения данных из СФР (в командной панели документа), введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника. Программа запросит листок через СЭДО и заполнит период нетрудоспособности, причину и отметки о нарушении режима.
2. Ручной ввод. Если листок по какой-то причине ещё не пришёл, те же поля — номер, даты, причину — можно внести руками, а потом сверить с данными фонда.

Перед проведением сверьте период освобождения от работы с табелем: даты больничного и явки на работу не должны пересекаться. Если сотрудник часть дня работал, а потом ушёл на больничный, первый день болезни в листок не попадает.

Причина нетрудоспособности определяет, кто и с какого дня платит. Это ключевой реквизит — проверьте, что он загрузился верно.

Какие данные влияют на размер пособия

На сумму влияют четыре параметра. Три из них программа берёт сама, но их стоит понимать, чтобы заметить ошибку.

Заработок за расчётный период. В расчёт идут два календарных года, предшествующих году начала болезни. Если сотрудник пришёл недавно, принесённую им справку о заработке с прошлой работы вносят документом Справки для расчёта пособий (входящие) в том же разделе. Без неё средний заработок посчитается только по данным вашей базы и окажется заниженным.

Страховой стаж указывается в карточке сотрудника, на закладке со стажами. Если стаж не заполнен, процент оплаты по умолчанию встанет минимальным — это частая причина заниженного пособия.

Как считается процент по стажу и предельные суммы

Процент оплаты зависит от страхового стажа на дату начала болезни:

• 🟢 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• 🟡 от 5 до 8 лет — 80%;
• 🟠 меньше 5 лет — 60%;
• 🔴 меньше 6 месяцев — пособие считается из МРОТ за полный месяц.

Средний дневной заработок считается по формуле: заработок за два года делится на 730. Делитель фиксированный — всегда 730, независимо от високосного года (для пособия по нетрудоспособности, не путать с отпуском по беременности и родам).

Разберём на примере. Сотрудник со стажем 7 лет (значит, 80%), заработок за два года — 1 400 000 руб., болел 10 календарных дней.

• Средний дневной заработок: 1 400 000 / 730 = 1 917,81 руб.
• С учётом 80%: 1 917,81 × 0,8 = 1 534,25 руб. в день
• Пособие за 10 дней: 1 534,25 × 10 = 15 342,47 руб.

Результат ограничен сверху и снизу:

• Максимум. Средний дневной заработок не может превышать сумму предельных баз по страховым взносам за два года, делённую на 730. Если заработок выше потолка, программа считает по потолку.
• Минимум. Пособие не ниже рассчитанного из МРОТ: МРОТ × 24 / 730. Для неполного дня и при районном коэффициенте минимум корректируется.

Чтобы проверить, как сложилась сумма, из проведённого документа выведите на печать расчёт пособия — в нём построчно виден заработок по каждому из двух лет, применённый делитель 730, процент по стажу и итог по дням. Если итоговая цифра расходится с ожидаемой, смотрите именно этот расчёт: чаще всего причина в неучтённом заработке за один из годов или в проценте стажа.

Кто платит: первые три дня и часть фонда

Это главное отличие больничного от обычного начисления. С 2021 года во всех регионах действует механизм прямых выплат, и сумма делится на две части.

🔹 Заболевание или травма самого работника. Первые 3 календарных дня оплачивает работодатель, с 4-го дня и до конца больничного пособие платит СФР напрямую сотруднику на счёт.

🔹 Уход за больным членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории. Все дни оплачивает фонд с первого дня. Работодатель не платит ничего.

🔹 Несчастный случай на производстве. Пособие полностью за счёт фонда (страхование от несчастных случаев), работодатель первые дни не оплачивает.

На закладке Оплата (или Начислено (подробно)) документа видно обе части: строку за счёт работодателя и строку за счёт фонда. В учёте работодателя проходит только часть за первые три дня — именно она попадёт в зарплату, в НДФЛ и в проводки. Часть фонда показана справочно: её сотруднику выплатит СФР, в вашей отчётности и выплатах она не участвует.

Проводки, НДФЛ и передача в бухгалтерию

Пособие за первые три дня относится на те же счёта затрат, что и зарплата сотрудника (20, 23, 25, 26, 44 — по подразделению и способу отражения).

Важные моменты по налогам:

• НДФЛ с больничного удерживается — и с части работодателя, и с части фонда. Со своей части налог считает и удерживает фонд при выплате; в вашей отчётности отражается только НДФЛ с трёх дней.
• Страховые взносы на пособие не начисляются — ни на часть работодателя, ни на часть фонда. Это прямая льгота по закону.

В ЗУП проводки сами не формируются — их делает «1С:Бухгалтерия» после синхронизации. В бухгалтерскую базу уходит только часть за счёт работодателя. Если вы ведёте учёт в ЗУП без переноса в бухгалтерию, документ отражения зарплаты в учёте (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте) соберёт эти суммы по счетам.

Выплата пособия и действия по реестру для фонда

Часть за три дня выплачивается вместе с зарплатой или отдельной ведомостью — через Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу). Эта сумма уменьшается на удержанный НДФЛ.

Чтобы фонд выплатил свою часть, ему нужны сведения о заработке и стаже. Порядок с действующим СЭДО такой:

1. Фонд присылает уведомление о новом ЭЛН — оно появляется в журнале Зарплата → Входящие документы СФР (название узла может отличаться по релизу).
2. Вы проверяете и дополняете сведения (способ выплаты сотруднику, данные для расчёта) и отправляете ответ в фонд через Обмен с СФР.
3. Фонд рассчитывает и перечисляет пособие сотруднику напрямую. Статус запроса виден в журнале обмена.

После проведения документа и отправки сведений месяц закрывается как обычно: начисление зарплаты, ведомости, отчётность. Отдельного «закрытия больничного» не требуется — он уже учтён в начислениях периода.

Особые ситуации: продолжение, переходящий период, уход за ребёнком

Типовой документ закрывает не только «обычную» болезнь. Несколько ситуаций требуют внимания при заполнении.

🔹 Листок-продолжение. Если болезнь затянулась, врач выдаёт продолжение с новым номером и отметкой, что это продолжение предыдущего листка. В документе указывается признак продолжения и номер первичного ЭЛН — тогда первые три дня работодатель оплачивает только по первичному листку, а продолжение идёт полностью за счёт фонда.

🔹 Переходящий больничный. Если болезнь началась в одном месяце, а закончилась в следующем, вводите один документ на весь период по дате его закрытия. Пособие попадёт в тот месяц, в котором листок закрыт и проведён, — дробить на два документа не нужно.

🔹 Уход за больным ребёнком. Процент оплаты зависит не только от стажа, но и от вида лечения и возраста ребёнка. При амбулаторном лечении первые дни оплачиваются по стажу, а последующие — в размере 50%; при стационарном — по стажу за весь период. Эти правила программа применяет по данным из ЭЛН, но проверьте, что вид ухода загрузился верно.

🔹 Нарушение режима. Если врач отметил в листке нарушение (неявка на приём, нарушение предписанного режима), с даты нарушения пособие снижается до величины, рассчитанной из МРОТ. Отметка и дата подтягиваются из ЭЛН; при ручном вводе их указывают на отдельной закладке документа.

Частые вопросы